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決算や確定申告の後に気をつけるべき「帳簿書類の保存期間」まとめ

監修: 堀内 太郎 税理士

毎年の決算や確定申告が終わった後に、作成した各書類の扱いには注意が必要です。片付けなければ新たに発生する書類を置くスペースが取れない。しかし、保存場所も一杯で書類を処分したいけれど、どの書類を保存し廃棄処分すればよいのか頭を悩ますことでしょう。

このページでは帳簿や請求書・領収書等の保存期間をわかりやすくまとめました。毎年きちんと処理しているという方も、再度確認してみましょう。

目次

注意!帳簿等の保存は法律で義務付けられている

請求書や元帳などは期が終わり、決算書類をまとめてしまうと頻繁に見るものではなくなります。個人事業の方も、確定申告が終わり、入金などの一連の業務が終了したら、確認することはなくなるのではないでしょうか。

しかし帳簿書類は、決算申告や確定申告において提出した書類の根拠となったものです。一定期間保存することが法律で定められています。税務調査などで開示を求められた場合には、提示をしなければなりません。帳簿書類を保存していない場合は、青色申告を取り消され追徴課税ということもありえます。

では、一定期間とはどれくらいなのでしょうか。保存期間は会社法や法人税法、所得税法、消費税法などで定められています。また同じ書類でも、法律の種類によって保存期間は異なります。

例えば、貸借対照表は会社法では10年、法人税法では7年(※)の保存と定められています。このように、帳簿書類は主に会社法での保存期間は10年、法人税法では7年(※)とされています。このような場合、法律で規定されている長いほうの期間で、保存しなければなりません。

※平成23年12月税制改正により、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。また、平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

税務上だけでなく、経営管理上も重要なデータの詰まったものです。保存期間・保存場所などをきちんと把握し、すぐに取り出せるようにしておきましょう。

保存期間はいつからカウントするの?

保存期間については、いつから保存期間がスタートするのかということは間違えやすいので注意が必要です。

書類の発行日ではありません。法人の場合は決算申告の提出期限の翌日から数えます。例えば3月末が決算の場合、5月末が申告期限となりますので、6月1日から起算します。個人事業主の場合は確定申告の申告期限日の翌日、つまり3月16日から起算します。

帳簿等の保存期間

前述したとおり、保存期間は会社法、税法により異なります。法人の場合は、会社法を考慮する必要があります。それ以外にも、申告の方法により異なります。

法人の場合

決算申告の計算書類及び付属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類は10年保存することが会社法により定められています。それ以外の取引に関する帳簿や取引証憑書類は7年の保存になります。

個人事業で青色申告の場合

帳簿や確定申告関係の書類、現金預金取引等関係書類は7年保存、その他の書類は5年の保存となります。

個人事業で白色申告の場合

収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年保存、それ以外の帳簿や書類は5年保存となります。

消費税の課税事業者は帳簿及び請求書等を7年保存する必要があります。これは課税期間の末日の翌月から2月を経過した日から7年となります。

保存期間の一覧表

帳簿書類の多い、法人と青色確定申告の個人事業に関して保存期間を以下にまとめました。

法人帳簿書類保存期間一覧表

帳簿書類保存期間
貸借対照表・損益計算書・総勘定元帳・各種補助簿・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・株主資本等変動計算書・個別注記表・株式申込簿・株式割当簿・株式台帳・株式名義書換簿・配当簿・印鑑簿10年
棚卸表・領収書・預貯金通帳・請求書・注文請書・契約書・見積書・仕入伝票・借用証・小切手・手形控・振込通知書・有価証券受渡計算書・有価証券預り証・売買報告書・社債申込書7年(※)

※平成23年12月税制改正により、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。また、平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

青色申告個人事業帳簿書類保存期間一覧表

帳簿書類保存期間
貸借対照表・損益計算書・総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・棚卸表・領収書・預貯金通帳・請求書7年
注文請書・契約書・見積書・仕入伝票5年

帳簿等の保存方法

帳簿書類は基本的に紙で保存しなければなりません。パソコン上で作成した帳簿書類であっても、紙に出力して保存します。しかし一定の要件を満たせば電子データで保存することも可能です。

電子データでの保存要件

電子データで保存するには、5年保存した後マイクロフィルムへ複写する方法か、所轄税務署長に承認を受ける方法の、二通りがあります。

マイクロフィルムへの複写

6年目以降(※)からは、一定の基準を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。詳しくは、以下の国税庁HPをご確認ください。

※平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。

所轄税務署長に承認を受ける

以下の場合に限り、保存を行う日の3ヶ月前までに承認を受けることで、電子データへの保管が認められます。

  • 最初からコンピューターを使用して帳簿書類を作成していた場合、マイクロフィルムまたはサーバ・DVD等に保存することができます。
  • 一定の書類(棚卸し表・貸借対照表・損益計算書等の決算書類、契約書・領収書)以外は、スキャナでの読み取りができます。

おわりに

法律により保存期間が定められている書類は、当然帳簿書類だけではありません。人事・労務に関するものや、業種により定められているものもあります。各々確認して、保存期間ごとに分けて保管するようにしましょう。

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