給与計算のポイント、計算ソフト・アウトソーシングのメリットや料金相場について
給与計算は、従業員一人ひとりに影響を及ぼす大事な作業といえます。ミスが見つかれば従業員からの会社への信用 に大きく影響することもあるでしょう。このため、担当者の正確な作業が行われているかどうか、月々の給料が適切に算出されているかはとても大事なことです。
このページでは給与計算の流れや、給与明細の書き方や正確な給与計算を行うポイントから、給与掲載を効率化するために用いる給与計算ソフトやアウトソーシングの報酬相場やメリットについてご紹介いたします。
給与計算の流れ
多くの会社では、給料を月に1度支払う形式を取っているため、1か月周期で給与を算出します。勤務日数や残業時間、申請されている手当を調査し、毎月の給与計算で考慮すべき要素を揃えます。ここから所得税の源泉徴収や、社会保険料の控除を通じて、最終的な給与の額が決定します。
月々の業務以外に、入退社した社員の情報管理や、ボーナスや昇給、年末調整についての処理も行います。
給与明細の書き方
算出された給与の金額については、明細を発行して従業員に通知します。書面で手渡す、郵送する以外に、近年ではWeb上から確認できるようにしている企業もあります。
明細に記載する内容には、出勤日数などの勤怠状況に加え、基本給や手当を合計した額面上の支給額と、税金や保険料として控除される額とを項目別に並べます。いわゆる「手取り」は額面から控除額を引いたもので、最終的に従業員に支払われる金額となります。
支給額の内訳
一番の柱になるのが基本給で、これに各種の手当が付いて合計の支給額となります。住宅手当や家族手当は変動が少ないため、社員の状況に応じて一定の金額を支給できる場合が多いですが、時間外手当のように月々の労働時間によって変動するものは、きっちり勤怠管理を行って正確な金額を算出する必要があります。
控除額の内訳
税金や社会保険料は、従業員に代わって企業が集めるよう法律で定められているので、月々の給与に合わせて控除します。社内旅行の積立費用など、企業独自の名目で控除することもできますが、その場合には就業規則に控除内容をきっちり記載し、事前に従業員の同意を得る必要があります。
正確な給与計算を行うポイント
万一計算に間違いがあれば、社内だけでなく社外からの信用にも係わるため、正確な計算が重視されます。そのために準備しておきたいポイントとしては、下記のものが挙げられます。
法律や税制を正確に理解する
税金や社会保険料を計算するには、複雑な仕組みを理解する必要があります。こうした制度は年々変化を続けているため、常に最新の情報に対応することが重要となります。
社内制度をシンプルにする
分かりやすい就業規則を設定することで、計算を簡潔にすることができます。シンプルさだけではなく、社員の業務が給与額に正当に反映される仕組みを備えたものであれば、従業員にも受け入れられやすくなります。
効率化に向けたポイント
計算の仕組みを整備することで、正確さの向上だけでなく作業量の軽減も図れます。
効率化を進めるには、給与計算のソフトを用いる、給与計算の業務を外部にアウトソーシングするなどの手段があります。
給与計算ソフトの利用
給与計算向けのソフトを利用することで、業務の効率化とコストダウンが図れます。
ソフトの導入やシステムの更新には費用がかかってしまうものの、ほぼ毎年のように制度が変化する分野なので、手計算だと担当者が頻繁に研修を受けなければなりません。ソフトの更新で済ませる方が割安といえるでしょう。
ただし、移行したてで慣れないうちは、操作が思うようにいかず、誤った処理をするリスクが高まってしまいます。事前に確認するために、試用期間が設けられているものは実際に使ってみることをおすすめします。
給与計算ソフトの選び方・費用相場
給与計算ソフトは、エクセルを用いた無料の計算シートから、数万円するパッケージ版のソフトまで、多岐に渡ります。ただ価格を見るだけではなく、以下の点に注意して、会社に合ったソフトを選ぶことが重要です。
- ソフトの使いやすさ
- 法律や税制の変化に合わせたサポート
- 他のソフトとの連動性
- 入力した情報のセキュリティ
なお、会計ソフトと連動していれば、給与計算ソフトへの入力と同時に会計ソフトへも仕訳が入力されるので、会計業務の効率化にもつながります。
クラウド型の会計ソフトは給与計算だけでなく、銀行口座などへの連携も取りやすくなっています。使いこなせば会計作業全体の効率化につながるため、併せて検討してもよいでしょう。
アウトソーシングの活用
給与計算を専門の代行業者に委託するのも、コストや効率の面で有効となります。
企業の従業員数が増えれば増えるほど、給与計算に従事する人手とかかる時間も増えてしまいます。しかも毎月の業務に加え、ボーナスや年末調整など、時期によって業務量が変化します。人が足りないからといって、少数の担当者に残業させたり、優秀な人材を給与計算に割り当てたりするのは効率がよくありません。
高い専門性を有する担当者を社外から招くことで、社員を自社の業務に専念させつつ、低コストで効率よく給与計算を行う事ができるようになります。法改正によって給与の計算方法に変更が生じた場合にも、最新の方法に合わせて対応してもらえます。
アウトソーシング業者の選び方・費用相場
主に以下のポイントが、委託する業者を考えるための要素になります。
- 委託する業務の内容
- 企業の規模
- 給与計算の進め方に対するニーズ
費用は初期費用のほかに、月々の費用がかかります。初期費用は従業員のデータ登録、計算の準備を整えるために必要となり、以降は従業員の人数に応じた費用が発生します。別途月々の基本料金を設定しているところもあります。
料金の相場は、以下のようになっています。
- 初期設定費用・・1000～2000円（社員1名あたり・導入時のみ）
- 月額費用・・・・1000～2000円（社員1名あたり）
料金体系や付帯するサービスは業者によって大きく異なり、税の手続きや年末調整をオプションとしているところもあります。重点的に依頼したい領域と、業者が得意とする領域が重なるように選ぶと、納得の行くサービスを受けられる可能性が高くなります。
専門のスタッフを揃えた業者のほかに、税理士事務所で給与計算を受託しているところもあります。大規模な案件であれば、専門業者への委託もよいでしょう。一方で、料金設定や個別のニーズへの対応力に長けた税理士も多くいます。自社に合ったサービスを探してみましょう。
