給与計算とは？手順や計算方法の概要から計算ソフト・アウトソーシングのメリットや料金相場について
給与計算とは、従業員の給与支給額を計算する業務のことを意味します。給与は雇用契約によって定められた金額を毎月支給するだけではなく、その雇用形態や月々の勤務状況、各種手当てや交通費などを加味して、さらに所得税などの税金や各種保険料などを控除し、実際の支給額を求めることが必要です。
もし支給される給与が間違っていれば、会社への信用にも関わってきます。このため、月々の給与が適切に算出されているか、担当者には正確な作業が求められます。
- 給与計算とは？どうやってやるの？
- 給与計算は自社対応とアウトソーシングのどちらがいいの？
- 計算ソフトの選び方はどうすればいいの？
- 給与計算をアウトソーシングする場合の料金相場は？
このページでは主に、給与計算の方法・手順や正確な給与計算を行うポイントから、アウトソーシングのメリットや報酬相場、計算ソフトについて解説します。
目次
給与計算の手順・計算方法
まずは、初めて給与計算を行う方や、これから従業員を雇用して給与計算の準備を行う方向けに、給与計算の手順や計算方法を解説します。
従業員の雇用時に必要な手続き
給与を計算する際には、従業員を雇用するときに以下の手続きを行っておく必要があります。
まず賃金などの労働条件を定め、雇用契約を結びます。また、手続きを進めるために、雇用保険被保険者証などの必要書類を従業員から回収します。
次に、所得税や住民税を源泉徴収するために税務署や市区町村への各届出と、社会保険加入のために年金事務所や労働基準監督署などへの各届出を行います。
また、賃金台帳などの労務管理書類を用意します。従業員が10人以上であれば就業規則の作成も必要となります。
給与計算作業のスケジュール例
給与計算の一連の作業を流れに沿ってご紹介すると以下のようになります。
日付は、勤怠の締日が毎月15日、支給日が25日の会社の場合を例としての目安です。会社の規模、支給・控除項目の内容や複雑さ、勤怠管理方法に応じて適正なスケジュールを決めていきましょう。
例：勤怠の締日が毎月15日、支給日が25日の会社の場合
- 15日（締日）まで：基本情報整理：人事異動・昇降給・扶養家族増減・氏名、振込先変更
- 15~17日：情報集計：勤怠（出退勤、遅早欠勤、休暇）、歩合給の算出基礎
- 18~20日：支給額・控除額の計算、管理資料・給与明細の出力
- 21~22日：給与振込の手配
- 25日：給与支給
- 月末：社会保険料の納付（※労働保険料は年1回または年3分割の支払い）
- 翌月10日：源泉所得税、住民税の納付（納期の特例に該当する場合を除く）
給与の計算方法
では、実際に給与を計算する方法について見ていきましょう。
給与の総支給額の計算
給与には、基本給や職務手当のような固定的な支給と、時間外・休日・深夜労働の割増賃金などの変動的な支給があります。
固定的な支給額は、雇用契約書や就業規則で定められているため計算の必要はありません。
変動的な支給額は、集計した毎月の勤務状況や残業時間に基づいて計算します。残業代（残業手当）や深夜手当、休日手当のような給与については、下記のように計算します。
時間外労働の時間数 × 1時間あたりの賃金 × 割増率
「1時間あたりの賃金」は次のように計算します。
月給 ÷ 1ヶ月あたりの平均所定労働時間
「月給」には、基本給のほか役職手当や資格手当なども含める必要があります。
ただし、労働と直接的な関係が薄い以下の手当については月給に含めなくてよいとされていますのでご注意ください。
- 家族手当
- 通勤手当
- 住宅手当
- 別居手当
- 子女教育手当
- 臨時に支払われた賃金
また、「1か月あたりの平均所定労働時間」は次のように計算します。
｛（365日 - 年間所定休日数）× 1日の所定労働時間数 ｝÷ 12か月
割増率は、法廷労働である1日8時間、週40時間を超えた時間外の労働時間が25％以上、時間外労働時間が月60時間を超えた場合には35％以上（※ただし企業によって猶予あり）、22時から5時までの間の労働時間が25％以上、法廷休日（週1日）における労働時間が35％以上と定められているため、これに基づき計算します。
このように算出した変動的な給与支給額（残業代・深夜手当・休日手当）に、固定的な支給額を足して、給与の総支給額を計算します。
社会保険料の計算
ここからは、総支給額から控除する金額を計算していきます。社会保険料は、加入しているものによって異なりますが、主に健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料が対象となります。
健康保険料・厚生年金保険料は、会社と従業員で折半して負担するため、従業員負担分の保険料の計算を下記のように行います。
標準報酬月額 × 保険料 ÷ 2
標準報酬月額とは、被保険者が事業主から受ける毎月の給料などの報酬月額を区切りの良い幅に分けたものです。健康保険なら50、厚生年金保険なら31の等級に賃金を分けたものになります。なお、等級に分ける前の賃金額には、基本給のほかに残業手当、家族手当、住宅手当、役職手当、通勤手当などが含まれます
雇用保険は、会社と従業員双方でそれぞれ負担します。給与に反映する従業員負担分は下記のように計算します。
賃金 × 3 / 1000 （一般の事業・2017年度の雇用保険雇用保険料率）
賃金額には、基本給のほか、残業手当（非課税分含む）や家族手当、住宅手当なども含みます。また、保険料率は事業の種類によって異なり、さらに年度ごとに変わります。厚生労働省のWebサイトにてご確認ください。
所得税・住民税の計算
所得税は会社が給与から差し引いて徴収（源泉徴収）し、従業員の代わりに税務署に納付します。1年間の正確な所得税額は年末調整するので、毎月の給与計算と納付は、おおよその額で行います。
まず、課税の対象となる額を下記の計算式で求めます。
支給額（基本給・残業代・課税対象の手当）− 通勤手当 − 社会保険料の合計
源泉所得税は、支給額から保険料を控除した金額を、以下源泉徴収税額表に当てはめて計算します。
住民税は所得税同様、会社が給与から差し引いて徴収し、従業員の代わりに市区町村に納付します。毎年5月に各市区町村から12ヶ月分まとめて届く納付書に記載された額を、毎月の給与から徴収します。
差引支給額の計算
給与所得者の手元に渡る差引支給額は、以下の計算で算出します。
総支給額 − 控除額（社会保険料の合計+所得税+住民税+生命保険料など）
給与明細書の書き方
給与明細書とは給与の内訳を記したものです。給与を支払う立場にある方は、従業員に給与明細書を交付することが法律によって定められています。給与計算を正確に済ませたら、給与明細書を作成しましょう。
記載が必要な項目の詳しい計算方法や給与明細書の作成方法は下記のページで詳しく解説していますので、合わせてご参照ください。
マイナンバー制度による変更
平成28年1月からマイナンバー制度が導入されたことにより、会社は従業員のマイナンバーを、税務所や年金事務所といった行政機関に提出することが求められるようになりました。
給与所得の源泉徴収票、雇用保険被保険者資格取得届、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届など必要書類にマイナンバーを記載し、該当機関に提出しましょう。
この際、マイナンバー対応の給与計算ソフトへの更新はもちろんのこと、マイナンバーの取得、安全管理措置、保管、利用、提供、廃棄に至るまで全てを理解した上で、手続きを行うことが必要です。
給与計算を効率化する方法
給与計算の作業を効率化する方法として、給与計算ソフトを利用することと、給与計算業務のアウトソーシングが挙げられます。
また、専門家や業者にアウトソーシングするメリットは以下の3点です。
- 事務作業という負担が減り本業に専念できる
- 担当者の業務量が減りコスト削減につながる
- 専門家による迅速で正確な法令に準した処理を受けられる
給与計算ソフトのメリット・選び方・費用相場
給与計算を自社で行う場合、Excelなどでもできますが、給与計算ソフトを利用することで業務を大幅に効率化できるでしょう。
購入費用やソフト更新費用がかかってしまうものの、ほぼ毎年のように制度が変化する分野なので、手計算ではなかなか追いつきません。ソフトの更新で済ませる方が割安であり、コストダウンを図ることができます。
給与計算ソフトは、以下のように種類分けできます。
- インストール型（パッケージ版のソフト）→数万円で買い切り
- クラウド型→月額タイプ（一部無料で使用できるソフトもある）
また給与計算ソフトを用いずにExcelなどの表計算ソフトで代用することも可能です。
選び方については、価格だけを見るだけではなく、以下の点に注意して、会社に合ったソフトを選びましょう。
- ソフトの使いやすさ
- 法律や税制の変化に合わせたサポート
- セキュリティ
- 他のソフトとの連動性
なお、会計ソフトと連動していれば、給与計算ソフトへの入力と同時に会計ソフトへも仕訳が入力されるので、会計業務の効率化にもつながります。
クラウド型の会計ソフトは給与計算だけでなく、銀行口座などへの連携も取りやすくなっています。使いこなせば経理業務全体の効率化につながるため、合わせて検討してもよいでしょう。
給与計算ソフトの詳しい説明や比較表は以下のページで詳しく解説していますので、併せてご参照ください。
アウトソーシングのメリット・選び方・費用相場
給与計算の業務は、専門に扱う業者や、社会保険労務士や税理士などの専門家にアウトソーシングすることもできます。これにより、およそ給与関連業務の4〜5割程度を削減することができます。
企業の従業員数が増えれば増えるほど、給与計算に従事する人手とかかる時間も増えてしまいます。しかも毎月の業務に加え、ボーナスや年末調整など、時期によって業務量が変化します。人が足りないからといって、少数の担当者に残業させたり、優秀な人材を給与計算に割り当てたりするのは好ましいことではないでしょう。
アウトソーシングによって、社員を自社の業務に専念させつつ、低コストで効率よく給与計算を行うことができるようになります。法改正によって給与の計算方法に変更が生じた場合にも、最新の方法に合わせて対応してもらえます。
アウトソーシング先の選び方として、主に以下の3つがポイントとして挙げられます。
- 委託する業務の内容
- 企業の規模
- 給与計算の進め方に対するニーズ
アウトソーシングを利用する際の費用は初期費用のほかに、月々の費用がかかります。初期費用は従業員のデータ登録、計算の準備を整えるために必要となり、以降は従業員の人数に応じた費用が発生します。別途月々の基本料金を設定しているところもあります。料金の相場は以下のようになっています。
- 初期設定費用：1000~2000円（社員1名あたり・導入時のみ）
- 月額費用：1000~2000円（社員1名あたり）
料金体系や付帯するサービスは多様で、税金の手続きや年末調整をオプションとしているところもあります。アウトソーシング先を選ぶ際には、重点的に依頼したい業務と、依頼先が得意とする業務が重なるように選ぶと、納得のいくサービスを受けられる可能性が高くなるでしょう。
給与計算は会社にとっても、従業員にとっても重要な業務です。準備から実際の計算、さらに給与明細書の作成と作業は多いですが、うまく給与計算ソフトやアウトソーシングを利用すれば作業の効率化が図れます。自社に最適な対応方法を検討するとよいでしょう。
