個人事業者必見！事務所選びと家賃計上の按分方法について

事務所選びと家賃計上の考え方

個人事業主にとって「どこで仕事をするのか」は重要な検討事項に違いありません。新しく事務所を契約する方法もあれば、自宅と兼用する方法も考えられます。

そこで、まずは事務所選びについて経費の観点から考えてみます。

新しく事務所を契約して使用する場合は？

事業を始めるにあたって「新規で事務所を借りる」という場合は非常に簡単で、事務所のために使った家賃や水道光熱費などはそのまま経費に計上できます。

なお、事務所への引越費用や礼金等も経費として扱えますが、敷金や保証金などは将来返還されるため「資産」に計上するので注意しなければなりません。

今住んでいる「賃貸物件」を事務所としても使用する場合は？

現在住んでいる「賃貸物件を兼用事務所として使用する」場合は、家賃の扱いに注意しなければなりません。

なぜなら、「事務所として使用している割合」に応じて、その部分のみを費用に計上する必要があるからです。

今住んでいる「持ち家」を事務所として使用する場合は？

現在住んでいる「持ち家にて事業を始める」場合は当然ですが、家賃を支払う必要がありません。

ただし、中には家賃に相当する「住宅ローン」の返済を続けている方もいるでしょう。ですが、仮に住宅ローンが残っていたとしても、その元本部分を経費に計上できないので注意してください。

なお、住宅ローン金利などは「事務所として使用している割合」に応じて経費として計上することができます。

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賃貸住宅を事務所として利用する際の「家賃」を按分計算するポイント

現在住んでいる賃貸住宅を事務所として利用する場合は、専有面積や使用時間などに従って家賃を合理的に按分計算します。

なお、按分方法に関する明確な基準はないので、事業主が根拠となるものを明確にして計算する必要があります。

専有面積で家賃を按分計算する

もしお部屋に仕事部屋やスペースを確保できるのであれば、専有面積で家賃を按分することができます。この方法を使う場合の手順は以下の通りになっています。

1. 面積比を明らかにする：「仕事部屋の面積÷自宅全体の面積」で算出する
2. 家賃を計算する：「自宅全体の家賃×面積比」で算出する

専有面積を使う場合は、間取り図といった「床面積が分かるもの」を用意しておきましょう。なお、専有スペースが変わらない以上は、毎月、固定金額を計上できます。

使用時間で家賃を按分計算する

もし仕事部屋やスペースを確保できず、リビングなどで一時的に作業する場合であれば、使用時間を使って家賃を按分できます。この計算手順は以下のとおりです。

1. 時間比を明らかにする：「仕事の使用時間÷（その月の日数×24時間）」
2. 家賃を計算する：「自宅全体の家賃×時間比」で算出する

使用時間で按分する場合は、簡易的な日報など「作業時間が分かるもの」を用意しておくといいかもしれません。なお、この方法は月日や作業時間によって、家賃は変動するものだと考えられます。

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どちらの按分方法を選ぶべきか分からない場合には？

家賃を按分しようと思っても、「専有面積にすべきか」それとも「作業時間にすべきか」で迷ったときは、どう判断すればよいでしょうか。

そのときに重要になる考え方が「合理的かどうか」です。

ただし、この考え方には明確な基準がないので、税務署等の職員に聞かれた場合に認められるものを選ぶ必要があります。もしご自分で判断がつかない場合は、税理士や管轄税務署などへ確認するとよいでしょう。なお、確定申告時に按分方法を説明する必要はありません。

おわりに

個人事業を始める場合、「事務所を新たに借りる方法」と「自宅を兼用する方法」の2パターンが考えられます。このうち特に注意すべきは自宅を兼用する場合で、この場合は按分方法に従って家賃を計上しなければなりません。なお、家賃の按分方法には「専有面積によるもの」と「使用時間によるもの」があるので、いずれか合理的な方を選んで使うとよいでしょう。