はじめて従業員を雇用するときの手続き・必要書類・期限【完全ガイド】 - 節税や実務に役立つ専門家が監修するハウツー - 税理士ドットコム

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【完全ガイド】はじめて従業員を雇用するときの手続き・必要書類・期限

労働条件の明示

従業員を雇用したときには、賃金や労働時間その他の労働条件を明示しなければならないことが労働基準法で定められています。これは正社員に限らず、契約社員やアルバイトなど雇用形態にかかわらず明示が必要です。

書面による労働条件の明示が必要な事項は、「労働条件通知書」に記載しなければならないことになっています。

労働条件通知書の必須事項

労働条件通知書

労働条件通知書に明示しなければならない事項は次の通りです。

  • 労働契約の期間
  • 労働契約の更新の有無とその基準
  • 就業場所、従事すべき業務
  • 始業および就業の時刻、休憩時間、休日・休暇、交代制勤務の場合は就業時点間に関する事項
  • 賃金の決定・計算・支払い方法・締切・支払日、昇給に関する事項
  • 解雇の事由を含む退職についての事項

これらは労働者にとって非常に重要な情報のため、原則として書面で明示しなければなりませんが、平成31年4月以降は、労働者が希望した場合に限りファックスやメール、SNS等での明示も認められるようになりました。ただし出力して書面を作成できる形式のものに限られます。

メール・SNSなどで明示する場合は、印刷や保存がしやすいようにPDFなどの添付ファイルにするといいでしょう。

他にも書面での明示は義務付けられていませんが、以下のような社内制度や規定がある場合には併せて明示しなければならないことになっています。

  • 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定・計算・支払方法、支払い時期
  • 臨時に支払われる賃金、賞与、精勤手当、金属手当、奨励下級、能率手当、最低賃金額
  • 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
  • 安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の疾病扶助、表彰・制裁、休職に関する事項

雇用契約を交わす

従業員を雇う時には会社と従業員の間で雇用契約を結ぶことになります。

雇用契約は民法や労働法によって最低限の決まりがありますが、契約事項に関しては必ずしも書面で交わさなければならないわけではなく、事業主と労働者の双方が同意をすれば雇用契約は成立します。しかし、後々のトラブルを避けるためにも、雇用契約は書面で残しておくのが望ましいでしょう。

書面等での明示が必要な労働条件通知書と内容が重複する部分も多くあるので「労働条件通知書兼雇用契約書」として作成しておく方法もあります。

両者の違いは、労働条件通知書が雇用主からの一方的な通知書面なのに対し、雇用契約書は雇用主と労働者双方が署名捺印し、各1部ずつ保管することになっている点です。

労働条件についてトラブルになった際に、労働条件通知書を渡しただけだと、きちんと明示したにも関わらず「そんな書類見ていない」ということにもなりかねません。そうした事態を避けるためにも、労使双方が署名捺印する雇用契約書とともに、作成・保管しておくとよいでしょう。

従業員に提出してもらう書類

会社が用意する書類のほかに、入社する従業員からは以下のような書類を提出してもらう必要があります。新卒入社の人や扶養家族がいる人など、従業員の状況によって必要となる書類は若干異なります。

  • 履歴書、職務経歴書
  • 住民記載事項証明書
  • 源泉徴収票(前職にて給与収入がある場合)
  • 給与所得者の扶養控除等申請書
  • マイナンバーカードもしくはマイナンバー通知カード
  • 年金手帳
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 雇用保険被保険者証
  • 通勤手当支給申請書
  • 口座振込依頼書

社会保険の加入条件と手続き

健康保険、厚生年金保険、介護保険といった「社会保険」は、事業主と従業員それぞれにおいて加入義務の対象となる場合、所定の手続きを行い、加入しなければなりません。

加入義務のある事業者

原則として、すべての法人には社会保険の加入義務があります。個人事業でも、常時5人以上の従業員が働いている場合には加入が義務付けられますが、一部のサービス業や農業、漁業を営む事業者の場合には、5人以上の従業員がいても任意加入となります。

加入対象となる従業員

雇用した従業員が社会保険の加入対象になるかどうかは、勤務時間や勤務日数、従業員数などによって決まります。常時雇用される従業員は国籍や性別、賃金の額に関係なく、すべて被保険者となります。

パート・アルバイトなどの雇用形態の場合は、正社員の所定の労働日数、労働時間の4分の3以上働いている場合に加入対象となります。

手続きと提出書類

新規適用届

社会保険に加入するときは、必要書類を各都道府県の事務センターに郵送するか、または事業所を管轄する年金事務所へ持参します。書類によっては電子申請による提出が可能となっています。

提出する書類の一部は以下のとおりです。事業所や従業員の状況により、このほかの書類が求められることもあるので事前に確認しましょう。

提出書類名備考
新規適用届雇用開始から5日以内に提出
被保険者資格取得届雇用開始から5日以内に提出
保険料口座振替納付(変更)申出書口座振替を希望する場合
健康保険被扶養者(異動)届従業員に扶養者がいる場合

労働保険の加入条件と手続き

雇用形態にかかわらず労働者が1人でもいる場合、社会保険とは別に「労働保険」への加入も原則義務付けられています(農林水産業で常時5人未満の事業所は任意)。労働保険とは「労災保険」「雇用保険」の総称となっています。

従業員側の加入条件は、以下の通りです。

  • 労災保険・・・事業主や役員、事業主の親族以外の従業員すべて
  • 雇用保険・・・1週間の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込がある場合

なお、上記加入条件に当てはまらない場合には、例外的に労災保険に加入できる「特別加入制度(中小事業主等・一人親方等が加入する制度)」もあります。

手続きと提出書類

労働保険の手続きは「一元適用事業」と「二元適用事業」とで異なり、基本的には一元適用となりますが、農林漁業や建設業などの業種は二元適用となります。

一元適用事業

一元適用事業の場合、労災保険と雇用保険の手続きをまとめて行うことができます。

提出書類名届出先届出期限
保険関係成立届管轄の労働基準監督署雇用開始から10日以内
概算保険料申告書下記いずれか
・管轄の労働基準監督署
・管轄の都道府県労働局
・金融機関
雇用開始から50日以内
雇用保険適用事業所設置届管轄の公共職業安定所設置の日から10日以内
雇用保険被保険者資格取得届雇用開始の翌月10日まで

二元適用事業

農林漁業や建設業の場合は事業の実態に即し、労災保険と雇用保険の適用についてそれぞれで手続きを行うことになります。

(1)労災保険の手続き
提出書類名届出先届出期限
保険関係成立届管轄の労働基準監督署雇用開始から10日以内
概算保険料申告書下記いずれか
・管轄の労働基準監督署
・管轄の都道府県労働局
・金融機関
雇用開始から50日以内
(2)雇用保険の手続き
提出書類名届出先届出期限
保険関係成立届管轄の公共職業安定所雇用開始から10日以内
概算保険料申告書下記いずれか
・管轄の都道府県労働局
・金融機関
雇用開始から50日以内
雇用保険適用事業所設置届管轄の公共職業安定所設置の日から10日以内
雇用保険被保険者資格取得届管轄の公共職業安定所雇用開始の翌月10日まで

税金関係(税務署)の手続き

従業員は給料をもらって収入を得ることになると、その所得に応じて所得税や住民税を収めなくてはなりません。このとき、事業主があらかじめ納税額を給与から預かり、従業員に代わって税務署に納税することになっています。このように給料の支払い段階で税金分を徴収することを「源泉徴収」と言います。

源泉徴収の義務が発生することになった場合にも、所定のお手続きが必要です。ただし法人のうち、会社設立時に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出していた場合には、新たな手続きは不要です。

源泉徴収の範囲

源泉徴収額は支払額を基準に税額を計算します。そのため、給与以外にどんな支払いが対象となるのかチェックしておきましょう。

給与と給与に加算して支払われる通勤手当・通勤定期代は、1か月あたりの合理的な運賃等の額(最高15万円)までは課税されません。

所得税の徴収手続きと納付期限

所得税の源泉徴収は、給与の額をもとに1年分の税額を計算し、それを12分割して毎月の給与から控除することになっています。

徴収した所得税の納付期限は翌月10日までとなります。ただし、個人事業主で、給与の支給人員が常時10人以内の場合は「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申込書」を税務署へ提出すると、納付を年2回(7月10日および1月20日)にすることができます。

扶養控除等(異動)申告書をチェック

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

入社時に提出してもらった扶養控除等(異動)申告書で扶養する親族の状況を確認します。老親や子供、配偶者など扶養する親族の人数によって所得から控除できる額が違い、それに伴って税額も変わってきます。扶養控除等(異動)申告書には、親族のマイナンバーについても記載する必要がありますので確認をしておきましょう。

雇用契約で決定している給与の額に各種手当を加算した額と、扶養控除の対象となる人数を源泉徴収表に照らし合わせて、その従業員の給与から控除する源泉徴収所得税額を決定します。被扶養者がいない場合は、被扶養者ゼロの対応表から税額を算定します。

住民税の徴収手続きと納付期限

住民税は前年の所得に応じて納税額が決定し、納付方法には納税者が直接納付する「普通徴収」と、会社が従業員の給与から税額を差し引いて納付する「特別徴収」の二通りあります。

原則として従業員を雇用した場合には、事業主は特別徴収で住民税を納付することになり、納付期限は徴収した月の翌月10日までとなっています。ただし、従業員が常時10人未満の事業者は市区町村の承認を受けることにより、納期を年2回とすることができます。

また、以下の場合は例外的に普通徴収も認められています。

  • 総従業員数が2人以下
  • 他から支給されている給与から住民税が特別徴収されている
  • 給与支払額が少なく、住民税を徴収しきれない
  • 給与の支給が不定期である
  • 専従者給与を支給されている
  • 5月31日までに退職した、またはその予定がある

税金関係の手続き一覧

給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

源泉徴収に必要となる書類と提出先は以下のとおりです。

提出書類名提出先備考
給与支払事務所等の開設届出書管轄の税務署給与支払が発生することになった日から1か月以内に提出
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書管轄の税務署個人事業で給与支給者が9人以下の場合、納付を年2回にできる
住民税給与所得者異動届出書市区町村採用者が6/1~12/31に前職を辞め、かつ特別徴収の継続を希望するときに提出する
特別徴収切替届出(依頼)書市区町村採用者が特別徴収への切り替えを希望するときに提出する

労務管理書類の準備

社会保険や労働保険、税金などの必要書類を関係省庁などに提出する以外に、賃金台帳・労働者名簿・出勤簿(タイムカード等)など、社内でそろえなければならない労務管理の書類もあります。

それらは「法定三帳簿」とも呼ばれ、従業員の退職日などから3年間の保管が義務付けられています。

このほか、雇用保険に関する書類や社会保険、源泉徴収に関する書類といったものもそれぞれに保存期間が定められています。

おわりに

事業を立ち上げたばかりで業務に忙しい時期に人を雇うことになると、労務や税務の手続きなど本来の業務以外の仕事が煩雑になりがちです。そこで事業に専念するためにもこれらの業務を税理士や社会保険労務士など専門家に任せるのもひとつの方法です。

社会保険労務士の資格を持った税理士に任せたり、顧問税理士が提携している社会保険労務士に依頼するなど、ワンストップですべての手続きを任せられれば時間とコストの節減にもつながるでしょう。

社員が入社したあとの労務管理や給与計算は、

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