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  1. 「はじめて従業員を雇用する時」に必要な手続きのまとめ

「はじめて従業員を雇用する時」に必要な手続きのまとめ

はじめに

事業が軌道に乗り、時間や人手が足りなくなってくれば、従業員を雇うことになるでしょう。初めて従業員を雇用する時には、税務署への届出等をはじめとし、様々な手続きが必要となります。手続きを忘れてしまうと、場合によっては、せっかく雇用した従業員との信頼関係を損なうことにもなりかねません。

そのようなことを防ぐため、初めて従業員を雇用するときにどのような手続きが必要となるのかをまとめました。参考にして頂ければ幸いです。

目次

初めて従業員を雇用したら

初めて従業員を雇用する場合、社員やアルバイト等の雇用形態によって、それぞれ様々な手続きが必要となります。

たとえば労働条件を書面にて通知することが、法律で定められています。労働保険にも加入しなければなりません。また、健康保険や厚生年金などは、従業員の人数によって加入義務があります。

必要な手続きを見落とさないように、流れに沿って確認していきましょう。

雇用契約書を交わす

面接などを行い、採用する人が決まったら、労働条件通知書も兼ねた雇用契約書を交わしましょう。雇用形態に関わらず必要とされています。

労働条件通知書とは、労働条件を明確に記した書面です。労働基準法に必ず記載しなければいけない項目が定められており、書面にて採用者に交付をします。

ただし、雇用契約書に労働条件通知書の内容を記載してもよいため、雇用契約書に必要な記載事項を含めて、双方が署名捺印するようにするとよいでしょう。契約内容について互いに確認し、書名捺印することにより、後日のトラブルを防ぐことにもつながります。

労働条件通知書の記載必須事項

労働条件通知書に記載が必要な事項は以下の通りです。パート・アルバイト・契約社員などの場合は、昇給・退職手当・賞与の有無も記載する必要があります。

  • 契約の期間
  • 更新の有無とその基準
  • 就業場所
  • 始業・終業の時刻、休憩時間、休日・休暇、交替制勤務制の場合は就業時転換に関する事項
  • 賃金の決定・計算・支払方法・締切・支払日
  • 業務内容
  • 解雇の事由を含む退職についての事項

従業員からの書類回収

雇用に伴う手続きを行うため、従業員から主に以下の書類などを提出してもらう必要があります。新卒や扶養家族がいるなど従業員の事情によって、必要となる書類は若干異なります。

  • 履歴書、職務経歴書
  • 住民記載事項証明書
  • 給与所得者の扶養控除等申請書
  • 年金手帳
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 雇用保険被保険者証
  • 通勤手当支給申請書
  • 口座振込依頼書

税金関係の手続き

人を雇用し給与を支払うことになると、所得税住民税源泉徴収することになります。このため、税務署へ届出をしなければなりません。ただし、法人の場合は、設立時に届出を行っていれば不要です。

税金関係の手続き一覧

届出先 提出書類名 備考
管轄の税務署 給与支払事務所等の開設届出書 -
管轄の税務署 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 個人事業で給与支給者が9人以下の場合、納付を年2回にできる
市区町村 住民税給与所得者異動届出書 採用者が6/1~12/31に前職を辞め、かつ特別徴収の継続を希望するときに提出する
市区町村 特別徴収切替届出(依頼)書 採用者が特別徴収への切り替えを希望するときに提出する

社会保険の手続き

手続きの必要な社会保険は以下の3つです。まず、雇用者・従業員のそれぞれに加入義務があるかどうかを確認します。加入義務が無いときに任意で加入しない場合は、採用者にもしっかりと伝えましょう。

  • 健康保険
  • 介護保険
  • 厚生年金

加入義務のある雇用者

以下に当てはまる雇用者は加入義務が生じます。ただし、一部のサービス業(飲食店や税理士事務所等)農業、漁業は5人以上の従業員がいても任意加入となります。

  • 全ての法人
  • 個人事業で常時5人以上の従業員が働いている場合

加入対象となる従業員

以下に当てはまる従業員は加入対象となります。

  • 常時雇用される従業員

正社員以外の、パート・アルバイトなどの雇用形態の場合は、労働日数・労働時間を基準に、以下の条件を両方満たすならば、常時雇用される従業員として加入対象となります。

  • 1か月の所定労働日数が一般社員の概ね4分の3以上である場合
  • 1日又は1週の所定労働時間が一般社員の概ね4分の3以上である場合

社会保険の手続き一覧

届出先 提出書類名 備考
管轄の年金事務所 新規適用届 雇用開始から5日以内に提出
管轄の年金事務所 被保健者資格取得届 雇用開始から5日以内に提出
管轄の年金事務所 保険料口座振替納付(変更)申出書 口座振替を希望する場合
管轄の年金事務所 健康保険被扶養者(異動)届 扶養者がいる場合

労働保険の手続き

労災保険雇用保険労働保険と呼ばれるものです。それぞれ加入義務があるかを確認しましょう。

雇用者は全ての法人・個人事業(農林水産業で常時5人未満の事業所は任意)に加入義務があります。労災保険は、家族以外の従業員を雇った場合に、加入しなければなりません。アルバイトも対象となります。

雇用保険の場合は、1週間の所定労働時間が20時間以上で31日以上の雇用見込がある従業員を雇用した場合に、対象となります。

労働保険の手続きは、以下の通り、事業によって異なります。

一元適用事業・・・二元適用事業以外
労災保険と雇用保険の手続きをまとめて行うことができます。

二元適用事業・・・農林漁業・建設業等
労災保険と雇用保険の手続きを別に行うことになります。

一元適用事業 労働保険の手続き一覧

届出先 提出書類名 いつまでに
管轄の労働基準監督署 保険関係成立届 雇用開始から10日以内
管轄の労働基準監督署
管轄の都道府県労働局
金融機関のどれか
概算保険料申告書 雇用開始から50日以内
管轄の公共職業安定所 雇用保険適用事業所設置届 設置の日から10日以内
管轄の公共職業安定所 雇用保険被保険者資格取得届 雇用開始の翌月10日まで

二元適用事業 労働保険の手続き一覧

届出先 提出書類名 いつまでに
管轄の労働基準監督署 労災保険の保険関係成立届 雇用開始から10日以内
管轄の労働基準監督署
管轄の都道府県労働局
金融機関のどれか
労災保険の概算保険料申告書 雇用開始から50日以内
管轄の公共職業安定所 雇用保険の保険関係成立届 雇用開始から10日以内
管轄の都道府県労働局
金融機関のどちらか
雇用保険の概算保険料申告書 雇用開始から50日以内
管轄の公共職業安定所 雇用保険適用事業所設置届 設置の日から10日以内
管轄の公共職業安定所 雇用保険被保険者資格取得届 雇用開始の翌月10日まで

社内で準備するもの

労務管理書類を用意する必要があります。賃金台帳・労働者名簿・出金簿(タイムカード等)は作成の義務があります。また3年間保存することも義務付けられています。

おわりに

以上のとおり、従業員を雇用する場合には、雇用者として多くの手続き等が必要となります。さらに、仕事を教えて覚えてもらったり、給与計算なども行う必要があるでしょう。従業員の雇用を考え始めたときには、できる範囲で事前に準備を進めておくとよいでしょう。

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