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帳簿の保存期間はいつまで?保存が必要な書類の種類や保存方法について

監修: 米津 良治 税理士

帳簿書類の保存は法律で義務付けられている

請求書や元帳などの帳簿や書類(帳簿書類)は期が終わり、決算書類をまとめ終えると頻繁に見るものではなくなります。しかし、帳簿書類は決算申告や確定申告において提出した書類の根拠となったもののため、一定期間保存することが法律で定められています。

また、税務調査などで開示を求められた場合には提出しなければなりません。帳簿書類を保存していない場合は、経費を否認されたり青色申告を取り消されて追徴課税ということもありえます。

保存期間は「会社法、法人税法、所得税法、消費税法」などで定められており、同じ書類でも、法律の種類によって保存期間は異なります。

たとえば、貸借対照表は会社法では10年、法人税法では7年の保存と定められています。このような場合、法律で規定されている長いほうの期間で保存しなければなりません。

保存が必要になる帳簿書類は?

まずは、どのような帳簿書類が保存すべき対象なのかを確認しましょう。

「帳簿」には現金出納帳や仕訳帳などが含まれる

帳簿は大きく「主要簿」「補助簿」の2種類に分けられます。

主要簿では事業全体の資産・負債状況などを把握できます。一方、補助簿では現金や仕入先、手形など、ある一定の観点から取引状況を確認できるのです。

具体的な帳簿としては、それぞれに以下のようなものが挙げられます。

  • 主要簿:仕訳帳と総勘定元帳
  • 補助簿:現金出納帳、商品有高帳、仕入先元帳、売上帳、受取手形記入帳など

「書類」には損益計算書や領収証などが含まれる

書類は大きく「決算関係書類」「現金預金取引関係書類」「その他の書類」の3種類に分けられます。

いずれも申告や取引の事実を証明するための資料として扱われるもので、帳簿の内容を裏付けるためにも使われます。

それぞれの具体例は以下のとおりです。

  • 決算関係書類:損益計算書や貸借対照表、棚卸表など
  • 現金預金取引関係書類:領収証や普通預金通帳、借用証など
  • その他の書類:納品書や契約書、見積書、請求書など

帳簿書類の保存期間

前述したとおり、保存期間は会社法、税法により異なります。法人の場合は、会社法を考慮する必要があります。それ以外にも、申告の方法により異なります。

法人の場合

決算申告の計算書類及び付属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類は10年、それ以外の取引に関する帳簿や取引証憑書類は7年の保存になります。

帳簿書類保存期間
貸借対照表・損益計算書・総勘定元帳・各種補助簿・仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・株主資本等変動計算書・個別注記表・株式申込簿・株式割当簿・株式台帳・株式名義書換簿・配当簿・印鑑簿10年
棚卸表・領収書・預貯金通帳・請求書・注文請書・契約書・見積書・仕入伝票・借用証・小切手・手形控・振込通知書・有価証券受渡計算書・有価証券預り証・売買報告書・社債申込書7年(※)

※平成23年12月税制改正により、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。また、平成27年度及び平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

個人事業で青色申告の場合

帳簿や確定申告で使用する決算関係書類、現金預金取引等関係書類は7年、その他の書類は5年の保存となります。

帳簿書類保存期間
【帳簿】仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
【決算関係書類】損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
7年
【現金預金取引等関係書類】領収証、小切手控、預金通帳、借用証など7年※
【その他の書類】取引に関する上記以外の書類(請求書、納品書・契約書・見積書など)5年

※前々年分所得が300万円以下の方は、5年

個人事業で白色申告の場合

収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年保存、それ以外の帳簿や書類は5年保存となります。

消費税の課税事業者は帳簿及び請求書等を7年保存する必要があります。これは課税期間の末日の翌月から2月を経過した日から7年となります。

帳簿書類保存期間
【法定帳簿】収入金額や必要経費を記載した帳簿7年
【任意帳簿】業務に関して作成した上記以外の帳簿5年
【書類】決算に関して作成した棚卸表その他の書類、取引に関する書類(請求書、納品書・契約書・見積書など)5年

帳簿書類は電子データ保存も認められている

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則です。

ただし、一定の要件を満たせば電子データでの保存も認められており、帳簿書類を管理するコストや負担を軽減することができます。

電子データとして保存できる資料とできない資料

まず電子データでの保存というのは大きく2パターンに分けられます。

  • 電子保存:帳簿書類をPCで作成し、それを電子データとして保存する
  • スキャナ保存:紙媒体の帳簿書類をスキャナで読み取り電子保存する

「電子保存」であれば、原則としてパソコン等で作成する全ての帳簿書類を電子データとして保存しておくことが可能です。なお、手書きで記録した仕訳帳や請求書などは該当しません。

一方「スキャナ保存」の場合は、保存対象が限定されています。簡単に区分すると契約書や領収証、請求書、納品書といった「一定の書類」のみが対象です。帳簿類や決算関係書類などはスキャナ保存できません。

保存期間を過ぎたら帳簿書類は捨ててしまってもいい?

保存期間を過ぎた帳簿書類であれば破棄しても問題はないと言えます。

しかし、ルール上は認められていても、なるべくなら事業に使った帳簿書類を残しておく方がよいでしょう。なぜなら、こういった書類は取引の事実などを証明できるものですし、何よりトラブルに巻き込まれた際に自分や事業などを守る材料になるからです。

ただし紙媒体で保存した場合の管理コストや、昨今普及しつつあるリモートワークへの対応を考慮すると、電子データでの保存を検討するのが望ましいと言えます。

おわりに

帳簿書類の保存期間はその種類によって定められています。ただ、「どの書類を何年保存する」と覚えておくと大変なので、ひとまずは個人は「7年」法人は「10年」と記憶しておく方が分かりやすいかもしれません。なお、電子データでも同じ期間に渡り保存が必要になるので、紛失しないようにしっかりと管理することが大切です。

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