領収書をなくしたり、もらい忘れたらどうする? 経費を自腹で切らないための対処法 - 節税や実務に役立つ専門家が監修するハウツー - 税理士ドットコム

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領収書をなくしたり、もらい忘れたらどうする? 経費を自腹で切らないための対処法

お金を支払ったり、受け取ったことの証明になるのが「領収書」です。会計上でいえば、経費計上や従業員の経費精算などのときに必要になります。

領収書がないと経費として認められない・・・なんて話も聞きますが本当でしょうか?もし、もらい忘れたり、なくしてしまったらどうすればよいのでしょうか?

目次

領収書のもらい方と保管方法

領収書は、事業に関わる経費を支払ったときに、発行してもらうようお願いするものです。店舗での買い物の際は決済時に、インターネットなどで物品を購入する場合は発行が可能か、あらかじめ確認しましょう。

領収書をもらうときは、宛名とお品書きを必ず伝えましょう。会社などの宛名とお品書きがあることで、この領収書が事業経費に当たると判断されやすくなります。

もらった領収書は、封筒などに入れておくか、ノートなどに貼り付けて管理するようにしましょう。封筒に入れる場合は、月別に分けて保管するのがおすすめです。また、領収書は、7年間の保存義務があるため、無くさないように工夫することが重要です。

なぜレシートではなく領収書なの?

領収書が重要視されるのは、主に2つ考えられます。

一つは、領収書には宛名があるのに対して、レシートにはないことです。宛名がないと、税務署の監査が入った時に、この経費が会社や事業の経費に当たるのか証明することが難しい場合があります。特に、高額商品を購入した際は、宛名が入った領収書の方が無難でしょう。

もう一つは、慣習の問題です。経費はレシートではなく、領収書をもらうことという慣習が社会的に残っています。このため、レシートではなく、領収書をもらうのが一般的になっていると言えます。

領収書をなくしたときの対処法

それでは、領収書を無くしてしまったら、その費用は経費として申告することができないのでしょうか。

ここでは、そんな領収書を無くした時の対処法について、7つの方法をお伝えします。

レシートでも可

先ほど、レシートより領収書が望ましいとお伝えしましたが、必ずしも領収書である必要はありません。

領収書が好ましいのは、高額商品を購入した時に、金額や日付だけでなく、宛名が入っていることです。レシートでも、明らかに購入した製品やサービスが事業のために必要と分かれば問題ありません。場合によっては、レシートは、日付や金額が機械で印字されますので、その点は領収書と変わらない信憑性があります。

また、サラリーマンの方も、レシートでも経費の申請ができることがあります。領収書を無くしても、レシートを取っておけば何とかなるかもしれません。

再発行をしてもらう

製品やサービスを購入したお店に、後日再発行のお願いをすることも方法の一つです。

領収書の再発行を認めていないお店もありますが、ダメもとで頼んでみるのは一つの手です。もし、購入した証明になるものがあれば、それを持ってお願いしてみましょう。

購入証明書や支払証明書をもらう

領収書がもらえない時は、「購入証明書」や「支払証明書」を受け取って、領収書の代わりにすることも可能です。

ただし、発行に当たっては、有料になることもあるので、その点は注意しましょう。

カード明細で確認する

クレジットカードで支払いを行なった場合は、その際に受け取れるカード明細が領収書の代わりになります。

カード明細にも、日付や金額が記載されているため、申告する時に利用できるかもしれません。万が一の時に備えて、捨てずにとっておきましょう。

メールや招待状を証拠とする

事業に関係するパーティーや祝賀会などに参加した時、領収書を受け取れない場合があります。そんな時は、イベントの招待状や招待メールを保存して、お金を支払った証明書にしましょう。これで、経費として申告できるようになります。

また、サラリーマンの場合は、事前に経理担当者に対応方法を確認しておきましょう。場合によっては、あらかじめ領収書を発行してもらうよう、先方に依頼するよう言われるかもしれません。

出金伝票を作成する

奥の手にはなりますが、領収書の代わりにお金を支払った証明書として、出金伝票を作成することも可能です。

日付や金額、何に使ったかなど正確に記入するようにしましょう。くれぐれも、不正には利用しないようにしてください。

そもそも領収書がでないとき

公共交通機関に乗車した時など、領収書が発行されない場合があります。その時は、どの交通機関を利用して、どの区間で乗車して、いくら支払ったかなどノートなどに記録しておくようにしましょう。これも、申告の際に費用として認められる手段の一つです。

サラリーマンの方は、企業の交通費精算システムで行うことがほとんどかと思います。過去のスケジュールなどを確認して、抜け漏れがないよう申請を行いましょう。

領収書はスマホ撮影でOK?

領収書は、紙で保存しなければならないと考えている方もいるようですが、2017年からスマートフォンで撮影して保存している領収書も認められるようになりました。

7年間の保存義務がある領収書ですが、電子データとして保存できることで、管理が大幅に楽になります。500万画素以上のカメラで撮影して保存する必要がありますが、今のスマートフォンの性能であれば問題ないでしょう。

また、この制度(電子帳簿保存)を利用するには、利用を開始する3か月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」の提出、承認が必要です。

なお、領収書など、経費を管理する手間が気になる方は、会計ソフトの利用を検討するとよいでしょう。最近の会計ソフトには、銀行口座を連携したり、スマホで領収書の写真を撮って読み込んだりすることで、経費の管理や記帳の手間を大きく削減できるものもあります。こういった会計ソフトをうまく活用すれば、確定申告の手間も大きく削減できます。

おわりに

領収書を紛失した際の対応方法についてご紹介しました。領収書を無くした時は、どうしても焦ってしまったり、落ち込んだりしますが、ここで紹介した方法である程度対応できるはずです。ぜひ覚えておいてください。

なお、くれぐれも気をつけていただきたいのは、高額商品やサービスを経費で計上したい場合です。この場合は、先ほどもお伝えしたとおり、領収書をとっておくのが望ましいです。高額な領収書なら、そうそう無くすことはないと思いますが、保管方法など注意しておきましょう。経費の申請・申告がスムーズに進むように、日頃から領収書などの書類はしっかり管理しておきましょう。

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