社長になったら知っておきたい『必要経費』と『領収書の上手な保管方法』 - 節税や実務に役立つ専門家が監修するハウツー - 税理士ドットコム

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社長になったら知っておきたい『必要経費』と『領収書の上手な保管方法』

みなさんは、無駄な税金を支払ってませんか?法人であれば決算、個人事業主であれば確定申告の時期に、1年間の利益計算をして税金を納めます。いざ計算をしてみると、思っていたより利益が出てしまい、困ってしまった……ということを、ちらほら耳にします。

その主な原因は、「経費として計上できるものを知らない」ことと、「経費の計上が漏れてしまっていること」の二点です。領収書を貰っていなかったために経費が漏れていたり、貰っていても無くしてしまったり…というケースがあります。

そこで今回は、無駄な税金を支払わなくて済むように、経費の範囲と領収書の管理方法について見ていきましょう。

目次

経費となるものにはなにがある?

経費とは、事業をするうえで必要となった支出のことです。つまり、売上を獲得するためにかかった支出や、事業を維持管理するためにかかった支出は、すべて事業経費となります。

イメージが湧かない方は、青色申告決算書を見てください。そこには、経費となる勘定科目がずらりと列挙されています。その科目になにが該当するか、わからないという方も多いはず。以下にその例を挙げていきましょう。

旅費交通費電車・バス・タクシー・航空券・通勤手当・定期券・回数券・宿泊費・高速道路料金・パーキング(駐車場)費用・空港使用料など
消耗品費10万円未満の備品・パソコン関連商品・使用可能な期間が1年未満の物品
事務用品費事務作業で使用する文房具(ノート、ボールペン、シャーペンなど)、コピー用用紙、電卓などの事務用品
地代家賃事務所家賃、倉庫家賃、駐車場賃借料、店舗家賃、車庫など
賃借料機材レンタル料、レンタカー、家具のレンタル、OA機器などのレンタル
水道光熱費電気代・ガス代・水道代などにかかる費用
通信費インターネット・電話代・郵便料金にかかる費用
荷造運賃段ボール・ヒモ・テープ・宅配便代・発泡スチロールなど商品の発送にかかわる費用
租税公課収入印紙、消費税、事業税、固定資産税、自動車税、車庫証明手数料、印鑑証明書発行手数料など
広告宣伝費販売促進の費用や広告宣伝費。パンフレット、チラシ、ホームぺージ制作、見本品費作成費など
新聞図書費新聞、業界誌、専門書など
接待交際費事業を円滑に行うために得意先や取引先に対する接待に関する費用。お歳暮、お中元、お土産、食事代、パーティ代、ゴルフ場利用料、開店祝いなど
修繕費機械や建物、備品などの保守点検、メンテナンス、修理にかかった費用
外注費原稿、イラスト、デザインなどの依頼料
支払手数料銀行などの金融機関で振込をしたときの手数料や弁護士、税理士など外部の専門家に対する報酬の支払いなど

事業経費としての範囲は、広範囲にわたります。この他、プライベートと業務にまたがるもの(車や自宅兼事務所の家賃など)もあり、事業で使っている割合分は、経費とすることができます。まずは、なにが経費となるのか実際の支出を、上記の例に当てはめてみてください。

計上漏れを防ぐために ~領収書の保管方法~

支出の都度、領収書を受け取る癖をつけ、それを集計して経費として計上することも欠かせません。これらの管理がずさんだと、経費の計上漏れが起こり、税務調査において経費として認められず、無駄な税金を支払うことになってしまいます。

とはいえ、領収書の管理に時間や手間を取られたくありませんよね。どうすれば手間を掛けず、領収書を管理できるのでしょうか。

そもそも領収書とは?

領収書は、以下に当てはまるものをいいます。

  1. 商品・サービスへ代金を支払ったという証明
  2. 支払った代金の2重請求を防ぐための証明

つまり領収書は、モノやサービスに対しお金を支払ったという事実を証明してくれるものです。スーパーやコンビニでもらえるレシートでも、領収書としての効果があり、以下の5つの事項が書かれていれば、領収書とみなされます。

  • いつ買ったのか?
  • 誰から買ったのか?
  • 何を買ったのか?
  • いくらで買ったのか?
  • 買った者の名前(記載金額が3万円未満である場合や、小売業、飲食店業などの特定の業種の場合は、記載がなくてもよい)

レシートにも同じことが書いてあるため、立派な経費の証拠書類となります。

手間をかけない管理方法

もっともオーソドックスで、見た目がきれいな方法は、ノートに日付順に領収書を貼っていく方法です。これなら、税務調査の折も調査官が見やすいため、調査官には喜ばれるかもしれません。ただし、喜ばせたからといって税金が安くなるわけではないので、ちゃんとなくさずに後から確認できれば、それで構いません。

そこでおすすめなのが、封筒を12枚用意し、月ごとにわけて保管する方法です。封筒を用意したら、該当する月の封筒に領収書を入れていくだけ。封筒に入れていくだけであれば手間と費用の両方が抑えられ、非常に効率的です。

おわりに

無駄な税金を支払うのを防ぐためには、自ら経費となるものをきっちり理解し、漏れなく経費として計上することが大切です。実際に使ったお金が経費になるのかしっかりチェックして、領収書などそれを証明してくれる書類を、確実に保管していきましょう。

経費にできるか迷うものがあれば、顧問税理士やお近くの税理士に聞いてみると良いでしょう。「みんなの税務相談」 で質問もできるので、ぜひ活用ください。

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