納品書・明細書は領収書の代わりになる?経費にするための証明書類とは

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領収書がなくても経費にできる!レシート・カード明細など領収書の代わりになる5つの証明書類とは?

監修: 手塚 誠 税理士

領収書をうっかりもらい忘れてしまったり、紛失してしまったせいで泣く泣く自腹を切って費用の埋め合わせをした・・・このようなことを経験しているフリーランスやサラリーマンの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、実は領収書の代わりに使える書類があります。金銭のやり取りが記載されていれば、意外なものでも代用できますので、焦って自腹を切る前に確認しておきましょう。

目次

領収書の役割

領収書とは、金銭の受け渡しを証明するために金銭の受け手(お店など)が発行する証明書のことを意味します。金銭の支払い手は、金銭を実際に支払ったという証拠として、収入を得るためにかかった費用などを把握・証明するために領収書が必要になります。

フリーランスの場合、領収書をもらい忘れたり、紛失してしまうと経費計上ができず、余計に税金が発生することになることもあるでしょう。

サラリーマンの方の場合も、領収書がないと、出張費用や接待費用を経費として申請できずに、自己負担することもあるでしょう。

いずれの場合でも、損をしないために領収書の受領・管理が大切です。

領収書など経費を管理する手間が気になる方は、会計ソフトの利用を検討するとよいでしょう。最近の会計ソフトには経費管理や記帳の手間を大きく削減できるものがあります。こういった会計ソフトをうまく活用すれば、確定申告の手間も大きく削減できます。

領収書の代わりに利用できるもの

領収書以外のものでも、以下の情報が記載されているものでならば、領収書の代用とすることができます。

  • 支払先
  • 日付
  • 支払金額
  • 支払内容

これらの情報が記載されている、領収書の代わりとして利用できる主なものは以下の5つです。

1.レシート

レシートは領収書の代わりになります。

購入したものの金額が大きくない場合、例えばホームセンターやドラッグストアで購入した商品を経費としたい場合は、レシートでも問題ないと言えるでしょう。

ただ、感熱紙に印字されているタイプのレシートである場合、印字が消えてしまう可能性もあるので、保管には注意が必要です。

2.クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細も、レシートと同様に領収書の代わりとして利用することができます。

クレジットカードの請求書でも代用できますが、請求書の発行元はカード会社であり、実際金銭を渡したお店ではないので、場合によっては領収書の代わりとみなされない可能性もあります。

請求書ではなく、利用明細を保管するようしておくとよいでしょう。

3.出金伝票

バスや電車などの交通費をはじめ、領収書が発行されない出費の場合は、「出金伝票」を領収書の代わりにしましょう。

出金伝票は、なんらかの理由により領収書が発行されない場合に支払いを証明するための用紙です。文具店などで購入することができます。

また、excelで作成したものを使用することもできます。出金伝票を利用する場合は、「支払先、日付、支払金額、支払内容」という4つのポイントをもらさず用紙に記入しましょう。

4.パーティなどの招待状

取引先とのパーティなどでは領収書がもらえないケースが多いでしょう。

そんなときは招待状を領収書の代わりにできます。祝金の表書きのコピーなど、金銭のやり取りを証明できるものも併せて保管しておくとよいでしょう。

5.ネット通販の確認メール

ネット通販で備品を購入することもあるかと思います。

販売元が個人である場合、領収書の発行を受け付けていないこともあります。そんなときは購入の確認メールのコピーを取っておけば、領収書の代わりに利用することができます。

領収書でないと難しいケース

領収書の代わりにできる5つの例をご紹介しましたが、それでも万全を期して領収書をもらった方がよいケースもあります。

金額の大きい支払いは、当然税務署のチェックも厳しくなります。このような場合は領収書をもらっておいたほうがよいでしょう。

また購入したものが特殊なものである場合も同様です。領収書をもらうときは、宛名や但し書きをしっかりと書いてもらうようにしましょう。

なお、サラリーマンの方の場合、会社の規定に沿う必要があるので、経理の方に事前に確認を取りましょう。会社がレシートなどを領収書の代わりにすることを認めていないこともあるでしょう。

おわりに

様々なものが領収書の代わりになることがお分かりいただけたでしょうか。

領収書がないからと泣き寝入りすることなく、他のものを証明書類として利用できることもありますので、あきらめずに、一度証明できるものを探してみると良いでしょう。

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