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  1. 領収書をスマホで撮れば原本保存が必要なくなるって本当?

領収書をスマホで撮れば原本保存が必要なくなるって本当?

はじめに

経費精算に必要な領収書、会社に持ち帰って月末に台紙に糊付けして経理部門に提出するという方法を採っている会社もまだまだ多いのではないでしょうか。紙の領収書は紛失その他、何かと面倒なことも多いかと思います。

領収書は原本を7年間保存しなければいけないという決まりがあるため、従業員が多い会社ではそれこそ紙の束を保存するためにそれなりのコストがかかっているでしょう。

しかし、来年からスマートフォンで撮影した領収書のデータも認められることになりました。精算がぐっと楽になるこの制度改正、導入のために今から様々なサービスが提供されていて、各社から注目を集めているようです。慌てて導入することになる前に、制度がどう変わるのか押さえておきましょう。

目次

「領収書はスキャン」から「領収書は撮影」へ

「紙」の領収書や請求書などは一定期間保存しなければならない義務があり、書類により5年間と7年間に分類されます。領収書は7年間です。日本経済団体連合会の試算によると、日本の経済界全体の税務書類の紙による保存コストは、年間約3千億円にもなるそうです。

そのようなコストを削減するために、電子帳簿保存法という請求書や領収書などの国税書類を、電子データによる保存を認めた法律があります。この電子帳簿保存法は、平成27年の税制改正により「スキャナ保存制度」が導入され、領収書をスキャナーで読み取って電子データを保存すれば紙の原本を捨てることが認められていました。

しかしながら、スキャンニングのために固定型スキャナを使う必要があったり、電子帳簿保存法で義務付けられている要件が非常に厳しいことなどが主な要因とされ、実際導入しているところはあまりないようです。

ところが、今回(平成28年)の改正で、スマートフォンやデジタルカメラなどによる電子化が可能になるなど、データ化を行う機器や場所の柔軟な選択が可能となりました。これにより導入が促進されると予想されています。

税制改正の概要

まずメリットですが、領収書などの国税関係書類について、保管スペースの確保、人件費や作業コスト・保管コストの削減、書類検索時間の短縮等ができることが挙げられます。

詳細は、平成28年7月6日(水)に国税庁のホームページで「電子帳簿保存法Q&A(平成28年9月30日以後の承認申請対応分)」が公表されましたので御覧ください。

しかし、ただ撮影しただけでは要件を満たすことはできません。要件を満たすためには、以下のポイントを満たす必要があります。

保存方法はスマホ・デジカメ撮影した画像でもOK

今回の改正で大きく緩和され、スマホやデジカメで撮影した画像でもOKになりました。ただし、画像データは約500万画素以上必要です。

撮影した書類はすぐに捨ててはいけない

スマホやデジカメで撮った画像の原本は、すぐに捨てることはできず、経理担当者等が記録事項の確認を行うことになります。よって内容をチェックするまでは、保存しておく必要があります。

画像には認定事業者が発行する「タイムスタンプ」が必要

簡単にいうと「時刻証明」のことです。水増し請求などの不正を防ぐため、撮影前に従業員自らが領収書に署名を行った上で、速やか(3日以内)にタイムスタンプを付すことが必要です。

認定を受けたタイムスタンプ事業者には、「タイムビジネス信頼・安心認定証」が交付され、「タイムビジネス信頼・安心認定マーク」を使用できます。よってこの認定マークで認定事業者を判断することができるのです。

電子帳簿保存をするにはあらかじめ承認が必要

利用を開始する3ヶ月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」の提出、承認が必要です。

すべての書類が電子保存に対応しているわけではない

最初からコンピュータを使用して作成した帳簿や伝票、決算書などはそのまま保存することが可能ですが、手書きの帳簿や伝票、紙出力した決算書類を再度スキャナ読み込みしたものや取引の相手方から書面で受け取る請求書などの国税関係書類などは対象外です。

領収書のデータは安全なのか

データ化する場合において、以下の点を懸念される方も多いかと思いますが、このように電子帳簿保存法で内容が定められているので安心でしょう。

画像の解像度

スマホやデジカメでの撮影は、原本をスキャナーでスキャンするよりも、仕上がりが不鮮明になってしまう確率が非常に高いですが、解像度が約500万画素以上必要とされているので、そのような事態は起こらないと予想されます。

水増し等の不正

作業が簡素化されるため水増し等の不正が横行する可能性も高まりますが、撮影前に本人が署名を行い、経理担当者(受領者)がタイムスタンプを付け、その後第三者によって事後検査がなされるので安心であると言えるでしょう。

おわりに

最近ではスマホから経費精算ができるアプリなどもリリースされています。経費精算の面では便利でメリットも大きいですが、電子帳簿保存法はここ数年改訂が多く、今後もやり方が変わることも予想されますので、その点は注意が必要かもしれません。

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