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クレジットカードで経費を支払うときの仕訳の例や注意点

会社の備品や消耗品をインターネットで購入するなどクレジットカードで経費を支払う機会が多くなっています。

今回は、クレジットカード決済した場合の会計処理はどうのようにすればよいかを解説します。

目次

会計処理はどうする?

クレジットカードで支払った経費の仕訳方法や会計処理はどうしたらよいでしょうか?

商品を購入した際には、通常購入した日付で経費として会計処理をします。 クレジットカードで決済する場合には、購入した日と異なり、実際に口座から代金が引き落とされるのは翌月や翌々月になります。

その場合の会計処理では「未払金」を使います。いったん「未払金」として仕訳し、銀行口座からカード利用分が引き落とされたときに、未払金を処理します。

以下の場合、具体的にはこのように仕訳を行います。

  • 10,000円の消耗品をクレジットカードで購入した。
  • 銀行口座より、10,000円が引落とされた。
日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額
購入日 消耗品費 10,000円 未払金 10,000円
引落し日 未払金 10,000円 普通預金 10,000円

分割で支払う場合は、以下のようになります。

日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額
購入日 消耗品費 10,000円 未払金 10,000円
1回目引き落し日 未払金 5,000円 普通預金 5,000円
2回目引き落し日 未払金 5,000円 普通預金 5,000円

また、分割払いの手数料が加算されている場合、その手数料も損金算入することができます。その場合は「支払手数料」もしくは「支払利息」の科目を利用します。

領収書はカード会社からの明細書があればいい?

クレジットカードで商品を購入したときに、店側が発行するレシートや利用伝票(利用控え)は、厳密には領収書ではありません。領収書はお金のやり取りが行われたときに発行されるものです。クレジットカードを利用する場合は、カード会社が代金を立て替えてくれるシステムですので、店側に領収書を発行する義務はありません。

カード会社からは、後日、利用したクレジットカードの明細書が届きます。では、この明細書が領収書になるのでしょうか。

この場合、カード会社の明細書だけでは経費として商品を購入したことを示す書類として認められないことがあります。なぜなら、この明細書だけではその商品を購入した相手が作成したものではないからです。

必要な書類は、店側が発行するレシートや利用伝票(利用控え)になります。 その際には、購入日、購入相手、金額、内容が記載されている必要があります。

原則はクレジット決済の場合でも領収書の収受は必要です。実務上は領収書の発行が困難な場合には、レシートやクレジットカードの利用明細をもって経費性の根拠だと主張します。クレジット決済の場合も領収書を発行してもらう習慣をつけるようにしてください。

個人用と事業用はどう分ければいい?

個人事業主やフリーランスの場合、個人のクレジットカードを事業用に使用することも多いのではないでしょうか。個人用の口座から事業経費を使うときには「事業主借」という科目で計上します。

以下の場合、具体的にはこのように仕訳を行います。

  • 10,000円の消耗品を個人のクレジットカードで購入した場合
日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額
購入日 消耗品費 10,000円 事業主借 10,000円

ただし、個人利用のクレジットカードは、会社経費の支払いに使用することが利用規約で禁止されているものもあります。もし禁止されているのに利用している場合、利用停止や強制解約になってしまうこともあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

また、逆に、誤って事業用のクレジットカードで個人的な支払いをしてしまう事もあるでしょう。このような場合には、以下のように仕訳を行います。

  • 10,000円の自宅の食材を誤って事業用のクレジットカードで購入した場合
日付 借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額
購入日 事業主貸 10,000円 未払金 10,000円

おわりに

ビジネス専用として使うクレジットカードであれば年会費も経費として計上することができます。その場合の勘定科目は「諸会費」「支払手数料」となります。

最近では、クラウド会計など、クレジットカードでの支払い履歴を自動で取り込むサービスなどもありますので、経費などの支払いをクレジットカードに統一してみるのもよいかもしれません。

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