計算ミスを発見する税理士の「第六感」、ピタッとあった時の「快感」

経理の仕事で、苦しい局面を迎えるのが、計算が合わない時だ。

たとえば、書類上の合計金額と、エクセルで計算した合計金額があわないという相談がネットの掲示板に寄せられていた。

計算のプロでもある税理士は、税務処理の過程で、どのような計算ミスに直面することがあるのか。どう対処しているのか。新井佑介税理士に聞いた。

●計算は必ず2回おこなう

資料整理が重要です。例えば領収書を紛失していたり、逆に書き仕損じの領収書も含めて2枚あったりすれば、その後の計算を正確にしても結果的には間違った経理処理になります。

資料が網羅的かつ正確に収集できる体制になっていない場合には、業務フロー改善のチャンスです。原因を把握してフローをメンテナンスしましょう。作業者個人としては、基本ですが机を整理することや、精神衛生が整っている時に作業を行うことも重要です。

資料整理がきちんとできていれば、次は集計・計算です。最近ではエクセルを使って計算する場合も多いですが、簡単な計算は電卓を使った方が便利です。ケースバイケースで使い分ける事が正確に業務処理する上でも大切です。

特にエクセルでは、関数が壊れていたら致命傷です。関数のメンテナンスは常に行いましょう。計算は必ず2回行います。可能であれば別の方向からも再計算して計算結果を検証しましょう。「縦計と横計を集計する」「上からと下から集計する」「レビューワーによるダブルチェック」などケースバイケースです。

残念ながら計算結果がズレたら、焦らずに原因を特定しましょう。人間、必ずミスはします。ズレが生じている時こそ、問題解決力が試されるチャンスなので前向きにいきましょう。焦ってはいけません。

●解決のコツは「森を見てから木を見る」こと

解決するためのコツは「森を見てから木を見る」ことです。金額を見てピンと来たらしめたものです。経験値が高くなれば計算結果に対してある程度のイメージができているので、それと異なれば「違和感」を感じるようになります。

これは、プロフェッショナルの「ヒト」だからこそ出来る凄みですね。第六感というやつでしょうか。少し話はそれましたが、「桁違いの入力」「0と6の入力ミス」「684と648のような位ミス」「伝票の入力洩れ又はダブルカウント」「単純な計算ミス」などを疑います。この引出しは経験がものをいうところかもしれません。

そして森を見る段階で、ある程度のあたりをつけてから、木を見ていきます。例えば、入力されているセルが99個であるのに領収書が100枚あった場合、エクセルへの入力洩れが疑われます。そしてズレが生じている金額が108円であった場合、おそらく束の中に108円の未処理の領収書があります。

散々苦労して、数字がピタッとあった場合は、どんな気持ちになるのか。そりゃあ、正直、ホッとした気持ちですよ。

【取材協力税理士】
新井　佑介（あらい・ゆうすけ）税理士・公認会計士
AAG arai accounting group 代表。慶応義塾大学経済学部卒業後、BIG4系ファームを経て現職。MASコンサルティングや様々な融資案件に積極的に関与している。
事務所名 ： AAG Arai Accounting Group / 経営革新等支援機関　新井綜合会計事務所　
事務所URL：http://shozo-arai.tkcnf.com/pc/