日本法人・海外在住役員への報酬と駐在事務所の家賃について

合同会社を設立し、駐在事務所の賃貸料を経費として計上する場合に関して、いくつか注意すべき点とアドバイスをお伝えします。

1. 役員報酬がない場合の家賃按分
役員報酬がゼロの場合でも、会社が駐在事務所の賃貸料を経費として認められるかどうかは慎重な検討が必要です。以下のポイントを押さえてください：

実際の負担関係
・通常、会社が負担する家賃部分は、その対価として役員から何らかの返済や報酬が必要とされる場合があります。
・役員報酬がゼロの場合、形式的にでも家賃の按分分を役員に請求し、役員がそれを支払う形を取るのが一般的です。これは、会社が役員の私的費用を負担していると見なされないための措置です。

経費として認められる要件
税務上、会社が賃貸料を経費として認められるためには、以下が明確である必要があります：
　-駐在事務所としての使用割合が明示されていること
　-使用目的が明確であり、業務に直結していること
　-契約書や振込記録など、経理処理が適切に行われていること

2. 家賃按分の基準
家賃按分については、以下のように考えるのが一般的です：
按分割合の計算基準
・駐在事務所が居住地と兼用の場合、使用するスペースや時間を基準に合理的に按分する必要があります。
・例えば、部屋の総面積のうち業務で使用する面積が30％なら、賃貸料の30％を会社負担とするのが一般的です。

注意点
業務割合が不明瞭だと、税務調査で経費として認められないリスクがあります。例えば、税務署が「按分が不当に高い」と判断する可能性もあります。

3. 実務上のアプローチ
契約書類と振込の明確化
・賃貸契約が父親名義の場合でも、按分額に応じて会社が家賃を直接支払うのが望ましいです。あるいは、役員が全額を支払い、そのうち会社負担分を役員に返済する形でも対応可能です。

家賃按分の記録
・賃貸料按分の根拠（例：使用割合や時間割合）を記録しておくことが重要です。具体的には、以下のような文書を用意してください：
　-家賃按分割合の算定根拠（例：使用面積や業務時間割合）
　-賃貸契約書のコピー
　-振込明細（会社が按分額を負担している証拠）