立替請求時の証憑の取扱いについて

お世話になります。

ご質問に対する回答）

①
1枚～数枚程度は、大量とは個人的には考えません。

②
大量を理由にする場合は、ある程度まとまった枚数により判断するのが妥当と考えます。

③
会社で基準を設定しても、税務上妥当とされるとは限らないと考えます。

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なお、お示しの通達においては明記・言及されていませんが、

国税庁の「インボイス制度に関するＱ＆Ａ」においては、コピーが大量となるケースだけに限定していないと解されます。

そのため、コピーが大量でなくても、何らかの合理的に説明のつく別の困難な事情があれば、税務上認められるものと個人的には考えます。

「・・・コピーが大量となるなどの事情により、立替払を行ったＢ社が、コピーを交付することが困難なときは・・・」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/94.pdf

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補足）

一定の要件のもと写しを省略できると理解...

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コピーを省略できるだけではなく、その立替金につき仕入税額控除に必要な事項を確認できるための措置を講じる必要がありますので、念のためご注意ください。

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他の方のアドバイスも参考になさってください。少しでもご参考になりましたら幸いです。

詳細にご回答いただき誠にありがとうございます。
①および②の「大量」の判断基準や、③の社内基準に対する見解について、非常によく理解できました。

また、国税庁のインボイス制度に関するQ&Aについてもご教示いただきありがとうございます。

枚数の多少に関わらず、合理的に説明できる困難な事情の有無や、仕入税額控除に必要な事項を確認するための措置を講じる必要がある点につき、ご指摘の通り十分に留意して対応してまいります。

この度は的確なご助言をいただき、ありがとうございました。

国税庁の立替金Q&Aには「何枚以上」という数値基準は示されていません。写しの交付が困難な事情と、立替側での原本保存・適切な精算書の交付が確認点です。１枚でもよい、社内で決めた枚数以上ならよい、と一律に扱うのは慎重に検討すべきと考えられます。少数なら原則写しを交付し、例外時は困難な理由、支払先・登録番号の確認方法、税率別の負担額・税額、原本との対応を記録する運用が考えられます。精算書の様式と例外承認手順を顧問税理士へ確認してください。

※本回答は一般的な情報提供を目的としたものです。詳細な判断は管轄の税務署への確認や、税理士への個別相談をお願いいたします。

お世話になります。

結論として、法令・通達・インボイスQ&Aのいずれにも、写しの省略が認められる枚数の具体的な基準はありません。判断の軸は枚数そのものではなく、「写しの作成・交付が事務負担の面で困難かどうか」という実態になります。

消費税法基本通達11-6-2と、国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」の立替金の問94では、写しが大量になる等の事情で交付が困難な場合の取扱いが示されています。この場合は、立替払をした者（実際に代金を払った側）が適格請求書を保存し、立替を受けた側は立替金精算書等の交付を受けて保存すれば足りる、という整理です。ただし、立替を受けた側で、仕入先が適格請求書発行事業者（登録事業者）であることを確認できるようにしておく必要があります。「大量となる等」とあるため、枚数だけでなく、件数・頻度・複数者への按分の有無なども考慮要素になると解されます。

ご質問の3点については次のとおりです。

①1枚～数枚程度であれば、写しの作成に大きな負担はないのが通常です。「交付が困難」とは言いにくいため、原則どおり写しを交付する運用が無難です。

②省略は、まとまった枚数や継続的・反復的な立替など、事務負担が実際に生じる場面に限定するのが通達の趣旨に沿うと考えます。

③社内で「○枚以上」などの目安を設けること自体は差し支えないと考えます。ただし、その基準は税務上の安全基準として公に認められたものではありません。基準を設けた理由（処理件数や作業時間などの実態）を記録しておくことをお勧めします。

あわせて、省略する場合は次の点を運用ルールに含めておくと安心です。
・立替払をした者が、適格請求書を保存期間（原則7年間）にわたり保存すること
・立替金精算書等に、仕入税額控除に必要な事項と登録番号が記載されていること

なお、紙ではなく電子データで受領した適格請求書は写しの作成が容易なことが多いため、紙と電子で運用を分けて検討されるのもよいと思います。