宿泊費の経費精算（業務と私的利用分との合算領収書で日時別内訳記載なし）
経理担当です。
某職員から業務出張にかかる宿泊費精算申請がありましたが、その領収書は、業務1泊と私的利用1泊の合計金額のみで日にち別内訳記載の無い領収書でした。外資系の旅行サイトで予約したもので、同サイトでは必要内容での領収書再発行は出来ないと言われており、直接ホテルに交渉するにしても旅行サイト経由利用のため自社での領収書発行も厳しそうです。また、昨今のホテル事情により日によって宿泊料は大きく変動しており、単純に半分にあん分ともしずらい状況です。
会社としては初めてのケースで前例が無く、どう処理したらよいか困っております。例えば、推測の域を出ませんが、せめて同曜日の同サイトでの宿泊料を根拠として本人作成経緯書を提出してもらい、業務出張であることも含め精算金額妥当の上司の承認を証跡として経費精算を認める対応は、企業経理として妥当なものでしょうか？ 他の考え方も含め、アドバイスいただけると助かります。よろしくお願いします。
税理士の回答
御社の旅費規程に照らして対象社員に認められている一泊あたりの上限額を確認のうえ、記載頂いた方法等妥当と考えられる方法で見積もる形になると思われます。
その他、対象社員が予約した際の見積書があればそこに内訳が載っている可能性があります。その場合は領収書とセットにする事でインボイスとする取り扱いも可能と思われます。
増井誠剛
ご検討されている対応は、一定の条件を満たせば企業経理として妥当性があります。
経費精算において重要なのは、「実際に業務上必要であったか」「金額の合理性を説明できるか」「社内統制として再現性があるか」の3点です。本件のように正式な内訳付き領収書が取得できない場合でも、直ちに否認すべきとは限りません。
ご提案のとおり、
① 出張命令・業務内容が確認できる資料
② 同条件（同曜日・同サイト等）の客観的な宿泊料金資料
③ 本人作成の経緯書
④ 上長による妥当性確認・承認
を一体として保存すれば、証憑補完としての合理性は十分にあります。
ただし、推測のみでの按分は避け、「なぜその金額になるのか」を第三者が追認できる形にすることが重要です。併せて、今後同様の事案に備えた社内ルール（予約方法・私用併泊時の取扱い）を明文化しておくことをお勧めします。
みなさま、回答いただきありがとうございました
本投稿は、2025年12月23日 19時17分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
