【税理士が語る!】個人事業主のための領収書の賢い管理・保存方法 - 節税や実務に役立つ専門家が監修するハウツー - 税理士ドットコム

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【税理士が語る!】個人事業主のための領収書の賢い管理・保存方法

領収書は取引を証明する「証憑」(しょうひょう)として、個人事業主の場合は原則7年間の保存が義務づけられています。

日々発生する領収書をそれだけ長く保存するわけですから、きちんとしたノウハウを知りたいものです。そこで西村税理士に、「領収書の管理・保存方法」についてきいてみました。

目次

領収書のもらい方

まずは領収書のもらい方をご説明します。

宛名は屋号で、間違いの確認も

まず、領収書をもらう場合ですが、個人事業主の方の場合、屋号(商号)があれば、屋号宛の領収書をもらうようにしましょう。また日付、金額、摘要などが正しいかを確かめた方がよいでしょう。

レシートでも問題なし

レシートではだめなのですか?とのご質問もよくありますが、レシートでも基本的には問題ありません。 むしろ、後日何を買ったのか思い出せないときなどに、レシートですと品名まで記載されている場合が多いので、便利な場合もあります。

印紙を貼っていない領収書でも有効

また、2014年4月からは5万円以上の領収書には印紙が貼られることになりましたが(それ以前は3万円以上)、印紙は領収書を発行する側に貼る義務があるだけですので、もし5万円以上の領収書に印紙が貼ってなくても、領収書そのものは有効!です。 貼ってない領収書をもらっても問題ないのですが、そんな領収書を受け取った時には、一声かけてあげるのも親切かもしれませんね。

受け取った時点で事業用とプライベート用は分けるべし

領収書は受け取った時点では一旦財布に入れる場合が多いと思いますが、事業用とプライベートとが後でわかるように財布の中でも分けておいた方がよいと思います。さらにいえば、カバンの中に事業用の領収書を入れるクリアファイルなどがあれば、よりよいと思います。もし、財布の中に入れた場合でも、事務所などに戻られたら、事業用のものはすぐわかるように分けた方がいいでしょうね。

領収書をもらわない場合もある

電車やバスなどの公共交通機関の利用で領収書が発行されない場合には、「交通費精算書」などに、経路・行先・目的・金額などを記載しておけばいいでしょう。

また、慶弔時の支出など、領収書をいただけない場合には、市販の「支払伝票」もしくは、「支払明細書」などに支出内容・金額などを記載し、招待状や会葬礼状などを添付しておきましょう。

領収書保管のやり方

では、保管はどのようにすればいいのでしょうか。実際に整理保管する場合は、その作業をされる方に合った方法でされればよいと思いますが、いくつか整理保管する方法の例を挙げさせていただきます。

領収書の量が少ない場合

まず、領収書の量が少ない場合は、日付順に並び替え、1ヶ月単位で封筒などに入れて保管し、段ボールに1年分入れておけば十分でしょう。

領収書の量が多い場合

領収書が多い場合には、ファイリングをする方が望ましいでしょう。ファイリングにもいくつか方法がありますが、基本的な方法としては、A4などのコピー用紙に日別に領収書を貼っていき、月別にまとめてファイリングする方法があります。

また、「スクラップブック」などを購入し、貼っていくのもいいでしょう。スクラップブックは文具店・ホームセンターなどはもちろんネットからでも簡単に手に入ります。

いずれにしましても、整理しておけば確定申告の前など、後日見返す際にも便利ですし、万一の税務調査対応にもすぐに対応できます。

保管義務に注意

経費を漏れなく計上しなければ、余計に多くの税金を払うことになってしまうので注意が必要です。なお、領収書類については、確定申告後7年間の保管義務がりますので、誤って廃棄したりしないようにしましょう。

経費をしっかりと管理する手間が気になる方は、会計ソフトの利用を検討するとよいでしょう。最近の会計ソフトには、銀行口座を連携したり、スマホで領収書の写真を撮って読み込んだりすることで、経費の管理や記帳の手間を大きく削減できるものもあります。こういった会計ソフトをうまく活用すれば、確定申告の手間も大きく削減できます。

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