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【税理士が語る!】個人事業主のための領収書の賢い管理・保存方法

領収書は取引を証明する「証憑」(しょうひょう)として、個人事業主の場合は原則7年間の保存が義務づけられています。日々発生する領収書をそれだけ長く保存するわけですから、きちんとしたノウハウを知りたいものです。そこで西村税理士に、「領収書の管理・保存方法」についてきいてみました。

はじめに

最近はクレジットカードでの決済や電子マネーでの購入など現金ではない支払手段が普及してきていますし、毎日とは言えないまでも多くの方が日常的に買い物をされていることでしょう。
個人事業をされている方は、特に事業に必要な買い物をされることも多いと思いますが、プライベートな買い物もされることも多いと思います。 こういった場合、領収書の管理や保存のやり方が大切になってきますね。

目次

領収書のもらい方

まずは領収書のもらい方をご説明します。

宛名は屋号で、間違いの確認も

まず、領収書をもらう場合ですが、個人事業主の方の場合、屋号(商号)があれば、屋号宛の領収書をもらうようにしましょう。また日付、金額、摘要などが正しいかを確かめた方がよいでしょう。

レシートでも問題なし

レシートではだめなのですか?とのご質問もよくありますが、レシートでも基本的には問題ありません。 むしろ、後日何を買ったのか思い出せないときなどに、レシートですと品名まで記載されている場合が多いので、便利な場合もあります。

印紙を貼っていない領収書でも有効

また、2014年4月からは5万円以上の領収書には印紙が貼られることになりましたが(それ以前は3万円以上)、印紙は領収書を発行する側に貼る義務があるだけですので、もし5万円以上の領収書に印紙が貼ってなくても、領収書そのものは有効!です。 貼ってない領収書をもらっても問題ないのですが、そんな領収書を受け取った時には、一声かけてあげるのも親切かもしれませんね。

受け取った時点で事業用とプライベート用は分けるべし

領収書は受け取った時点では一旦財布に入れる場合が多いと思いますが、事業用とプライベートとが後でわかるように財布の中でも分けておいた方がよいと思います。さらにいえば、カバンの中に事業用の領収書を入れるクリアファイルなどがあれば、よりよいと思います。もし、財布の中に入れた場合でも、事務所などに戻られたら、事業用のものはすぐわかるように分けた方がいいでしょうね。

領収書をもらわない場合もある

電車やバスなどの公共交通機関の利用で領収書が発行されない場合には、「交通費精算書」などに、経路・行先・目的・金額などを記載しておけばいいでしょう。

また、慶弔時の支出など、領収書をいただけない場合には、市販の「支払伝票」もしくは、「支払明細書」などに支出内容・金額などを記載し、招待状や会葬礼状などを添付しておきましょう。

領収書保管のやり方

では、保管はどのようにすればいいのでしょうか。実際に整理保管する場合は、その作業をされる方に合った方法でされればよいと思いますが、いくつか整理保管する方法の例を挙げさせていただきます。

領収書の量が少ない場合

まず、領収書の量が少ない場合は、日付順に並び替え、1ヶ月単位で封筒などに入れて保管し、段ボールに1年分入れておけば十分でしょう。

領収書の量が多い場合

領収書が多い場合には、ファイリングをする方が望ましいでしょう。ファイリングにもいくつか方法がありますが、基本的な方法としては、A4などのコピー用紙に日別に領収書を貼っていき、月別にまとめてファイリングする方法があります。

また、「スクラップブック」などを購入し、貼っていくのもいいでしょう。スクラップブックは文具店・ホームセンターなどはもちろんネットからでも簡単に手に入ります。

いずれにしましても、整理しておけば確定申告の前など、後日見返す際にも便利ですし、万一の税務調査対応にもすぐに対応できます。

保管義務に注意

なお、タイトルにもありますが、領収書類については、確定申告期限後7年間の保管義務がありますので、誤って廃棄したりしないようにしましょう。 領収証が大量にあり、保管場所に困るなどの場合には外部倉庫に保管する方法もあります。 いずれにしても、各種の税法などで保管が義務付けられている大切な書類になりますので、その取扱いには注意が必要ですね。

より、詳しい部分については、お問い合わせください。

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