役員報酬の引き上げについて

法人の損金となる定期同額給与の前提で回答します。（損金不算入となることを承知であればいつ改定してもよいからです）
損金となる定期同額給与の通常改定は、事業年度開始日から3カ月以内の改定とされているため、7月決算の会社が7月から増額すると7月の増額分は損金不算入となります。法人税法上の定期同額給与の通常改定ではないからです。
役員報酬改定の総会決議議事録は必須ですが、公開のネット上で議事録だけ作れば良いですとは回答できませんので、会社法や定款の定めに則った手続きをしてください。
どこかに提出することはありませんが、税務調査があったときに定期同額給与の改定を決議した議事録は調べられるでしょう。