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電子定款なら印紙代は0円!作成に必要な3つのものと認証の流れ【会社設立】

監修: 内山 瑛 公認会計士・税理士・行政書士

創業時に必要となる会社定款は、原本に4万円の収入印紙を貼る必要がありますが、電子定款で作成するとこの印紙代が不要になります。つまり会社設立の費用を4万円も節約することができるのです。

そこでこの記事では「電子定款とはなにか」「どのようにして作成するのか」について、解説します。これから法人成りや会社設立を目指している方は必見です。

※この記事は株式会社の設立の場合を前提に作成しています。他の法人格の場合はあてはまらない場合がありますので、ご留意ください

目次

電子定款とは?

定款とは、一言でいうと「その会社のルールをまとめた書面」です。創業時に必要となり、会社を運営するうえで、備えおいておかなければならないもので、会社の商号や事業目的、所在地だけでなく、設立時の株主構成や取締役会を設置するかなどを決めて定款にまとめます。

従来は紙で作成されていた定款ですが、PDFで電子化されたものについては「電子定款」と呼ばれています。

電子定款のメリットは、紙で作成したときには必要だった収入印紙が不要となるため、印紙代の4万円が不要となることです。

ただし、必要な機器を揃える費用や、電子定款を作成する手間がかかります。このため、以下をご覧いただき、自身で機器を揃えて電子証明書を取得するか、それとも電子定款に対応している専門家に依頼するのかなどを、検討するといいでしょう。

電子定款作成時には何が必要?

電子定款を自分で作成する場合には、必要なもの3つがあります。

マイナンバーカード

電子定款を作る際には、電子証明書を事前に取得しておく必要があります。

電子証明書とは、作成された電子文書が作成者のものであること、電子データの改ざんがないことを法的に証明するものです。さらに、電子証明書を取得するためには、マイナンバーカードが必要となります。

マイナンバーカードを持っていない人は、交付を申請しましょう。郵便やスマートフォン、パソコンからの申請が可能です。発行までには時間がかかるので、会社設立の際には余裕を持って準備しておくことをおすすめします。

ちなみに、以前は住民基本台帳カードを使っていましたが、マイナンバーカードが登場したことにより、今は廃止されて電子定款を作る際に利用することはできません。

電子証明書

マイナンバーカードには、前述した電子証明書が標準で付いています。ただし、これを有効にするには、住民票の住所に記載されている自治体の窓口で発行の手続きする必要があります。

手続きは無料で行うことができます。また、交付を受ける際には、通知カード、交付通知書(はがき)、本人確認書類が必要になります。

ICカードリーダライタ

電子定款を作成するには、マイナンバーに記録された電子証明書を読み込むためには、ICカードリーダライタが必要となります。マイナンバー対応のものが必要になりますので注意しましょう。

どのICカードリーダライタがマイナンバーに対応しているかは、「公的個人認証サービスポータルサイト」で確認することができます。家電量販店で買われる場合は店員さんに確認してから購入するようにしましょう。なお、費用は数千円程度かかります。

電子定款の作成の手順

電子定款を作成するための、7つのステップを解説します。

1.必要なものを準備する

先ほど紹介した電子定款を作る上で必要となる、電子証明書が発行されたマイナンバーカード、ICカードリーダライタを準備します。

2.定款認証申請者を登録

登記・供託オンライン申請システムで、電子定款を申請者する人の情報を登録します。またその際に、申請を行うための「申請用総合ソフト」と、電子署名を行うための「PDF署名プラグインソフト」を事前にインストールしておきましょう。

3.定款の内容を作成

紙の書類と同様の手順で、定款を作成していきます。

会社の名称、事業目的、所在地など記載しましょう。定款に必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、記載しないと効力が認められない「相対的記載事項」などがあります。

提出したあとに間違いがあると判明すると、再度提出が必要な上、申請にかかる費用が無駄になってしまいます。できれば事前に公証役場か法務局にチェックしてもらうようにしましょう。

4.定款をPDF形式へ変換

定款の内容が問題なければ、定款をPDF形式へ変換しましょう。

5.電子証明書を埋め込む

定款をPDF形式にしたら、ICカードリーダライタで読み込んだ電子証明書を埋め込みます。

事前にPDF署名プラグインソフトをインストールしておくことで、電子証明書の埋め込みが可能です。

6.電子定款を送信

あらかじめインストールしておいた申請用総合ソフトを使って、電子定款を送信します。

7.定款を公証役場で受け取る

電子定款をデータ送信したあとは、公証役場に行き、定款を受け取る手続きを行います。

手続きの際は、事前に公証役場へいつ訪問するか予約を取るようにしましょう。以下のものを持参しましょう。

  • 電子記録媒体(USBなど)
  • プリントアウトした電子定款2通
  • 会社の発起人全員の印鑑証明書
  • 発起人以外の委任状
  • 認証手数料や定款の謄本代等 5万円+α(事前に電話で確認しましょう)
  • 身分証明書(マイナンバーカード、免許証など)
  • 印鑑

以上で、電子定款の認証は終了です。

おわりに

会社設立の際には、電子定款にすると印紙代は節約することができます。ただし、作成するために必要な機器を用意したり、いちからすべて自分で行う手順が大変だと感じる方も多いかもしれません。

時間がなかったり、手続きを間違いなくスムーズに行いたい場合は、電子証明書を導入している行政書士や司法書士などの専門家への依頼を検討してみると良いでしょう。

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