電子定款を作成しよう！自分で申請するときの手順をわかりやすく解説
会社をつくるときに必要な定款は、「電子定款」にすることで印紙代の4万円が不要になります。しかし、“電子で作成”というとなんとなく難しいイメージがあり、自分で作れるだろうか？と疑問に思う方もいるでしょう。
そこでこの記事では、電子定款を作成するために知っておくべき手順をわかりやすく解説します。
※株式会社の設立の場合を前提に作成しています。他の法人格の場合はあてはまらない場合がありますので、ご留意ください
目次
電子定款とは？
定款は、「その会社のルールをまとめた書面」で、会社を運営するうえで備えおいておかなければならないものです。
会社設立の際に必要となり、会社の商号や事業目的、所在地だけでなく、設立時の株主構成や取締役会を設置するかなどを決めて定款にまとめます。
従来は紙で作成されていた定款ですが、PDFで電子化された「電子定款」も認められています。
電子定款のメリットは、紙で作成するときに必要な収入印紙が不要となるため、印紙代の4万円が不要となることです。
電子定款の作成に必要なもの
電子定款を自分で作成する場合には、必要なものが3つあります。
電子証明書付きマイナンバーカード
電子定款を作る際には、電子証明書付きマイナンバーカードを事前に取得しておく必要があります。電子証明書とは、作成された電子文書が作成者のものであること、電子データの改ざんがないことを法的に証明するものです。
マイナンバーカードには電子証明書が標準で付いています。ただし、これを有効にするには、住民票の住所に記載されている自治体の窓口で「電子申請証明書新規発行」の手続きをしなくてはなりません。
マイナンバーカードをまだ所有していない場合には、まずマイナンバーカードの交付申請が必要となります。発行までには時間がかかるので、会社設立の際には余裕を持って準備しておくことをおすすめします。
ICカードリーダライタ
電子定款を作成するには、マイナンバーカードに記録された電子証明書を読み込む必要があります。読み込みには、マイナンバーカード対応のICカードリーダライタが必要で、費用は数千程度かかります。
どのICカードリーダライタがマイナンバーに対応しているかは、「公的個人認証サービスポータルサイト」で確認することができます。家電量販店で買われる場合は店員さんに確認してから購入するようにしましょう。
PDFに電子署名をいれるためのソフト
詳しくは後述しますが、定款をPDF形式へ変換し電子署名をいれるという作業が発生します。「Adobe Acrobat DC」などのソフトを用意しましょう。
電子定款の作成手順
電子定款を作成するための手順は以下のとおりです。
- 必要なものを準備する
- 定款認証申請者を登録
- 定款の内容を作成しPDFへ変換
- PDFに電子署名を行う
- 電子定款を送信（電子定款の認証）
- 定款を公証役場で受け取る
STEP1.必要なものを準備する
先ほど紹介した電子定款を作る上で必要となる、電子証明書が発行されたマイナンバーカード、ICカードリーダライタ、Adobe Acrobat DC等の電子署名ができるPDFソフトを準備します。
STEP2.定款認証申請者を登録
登記・供託オンライン申請システムで、電子定款を申請者する人の情報を登録します。またその際に、申請を行うための「申請用総合ソフト」と、電子署名を行うための「PDF署名プラグインソフト」を事前にインストールしておきましょう。
なお、登記・供託オンライン申請システムを利用できるOSはWindowsのみとなっています。
STEP3.定款の内容を作成しPDFへ変換
紙の書類と同様の手順で、定款を作成していきます。
会社の名称、事業目的、所在地など記載しましょう。定款に必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、記載しないと効力が認められない「相対的記載事項」などがあります。
提出したあとに間違いがあると判明すると、再度提出が必要な上、申請にかかる費用が無駄になってしまいます。できれば事前に公証役場か法務局でチェックしてもらうようにしましょう。
定款の内容が問題なければ、定款をPDF形式へ変換しましょう。
STEP4.PDFに電子署名を行う
電子署名のための電子証明書はマイナンバーカードに付与されているため、ICカードリーダライタを使用して電子証明書を読み込みます。
電子証明書を読み込んだら、 PDF署名プラグインソフトを使って電子定款に電子署名を埋め込みます。これで書類は完成です。
STEP5.電子定款を送信（電子定款の認証）
あらかじめインストールしておいた申請用総合ソフトを使って、電子定款を送信します。
STEP6.定款を公証役場で受け取る
申請用総合ソフト上で処理状況が「到達・受付待ち」になったら、公証役場に行き、定款を受け取る手続きを行います。
手続きの際は、事前に公証役場へいつ訪問するか予約を取るようにしましょう。
定款を受け取りに行く際は、以下のものを持参してください。
- 電子記録媒体（USBなど）
- プリントアウトした電子定款2通
- 会社の発起人全員の印鑑証明書
- 発起人以外の委任状（発起人が複数いる場合）
- 認証手数料や定款の謄本代等 5万円+α（事前に電話で確認しましょう）
- 身分証明書（マイナンバーカード、免許証など）
- 印鑑
テレビ電話認証なら公証役場へ出向かなくてOK
申請用総合ソフトを通して認証を行う代わりに「テレビ電話認証制度」を利用すると、公証役場に行かずに定款認証を完了することができます。
直接公証役場に出向かなくて良いという利便性がある一方で、専用のツールを利用できる環境を用意する必要があるなど、準備が少し手間になるかもしれません。
詳しくは日本公証人連合会のホームページで確認できます。
電子定款はメリットばかりじゃない？
自宅や事務所で完結できて、印紙代も節約できる電子定款はとてもメリットがあるように思えます。
しかし、専用の機械やソフトを用意する必要があり、準備にかかる費用や手間を考えると、あまり効率的ではないかもしれません。
そこで、検討したいのが専門家に手続きを依頼するという方法です。費用は5000円程度から可能なため、実質的なコストや手間を踏まえて検討してみるとよいでしょう。
電子定款の手続きを依頼できる専門家は行政書士または司法書士となりますが、士業同士連携しているケースが多いため、顧問税理士にワンストップで依頼できることもあります。