打ち合わせ兼下見のアフタヌーンティー代

結論としては、業務との関連性を説明・記録できれば必要経費に算入できる可能性は十分あります。ただし「一人1万円以下」という金額基準は、判断の決め手にはなりません。
一人当たり1万円以下(令和6年4月以降。以前は5,000円)の飲食費を交際費から除外できるルールは、法人税上の交際費の損金不算入制度の特例です。個人事業主(所得税)には交際費の損金算入限度額という仕組みがそもそもありません。そのため、金額が1万円以下かどうかではなく、業務の遂行上必要な支出か(所得税法37条)が判断基準になります。
一般の業種であれば、社内の人と二人でアフタヌーンティーをすることは私的な飲食と見られやすいです。御社の場合では、ホテルでお茶会や個人セッションを行うこと自体が事業内容です。そのため、会場の雰囲気、メニュー、サービス、価格帯などの下見・調査には、事業との直接的な関連性があります。これを主張しやすい点は有利です。
注意すべき点ですが経理担当者が誰かが大きく影響します。
親族(配偶者など)の場合:税務調査では、家族での飲食(家事費)と見られるリスクがかなり高くなります。業務目的の記録をより丁寧に残す必要があります。
親族以外の従業員の場合:打ち合わせであれば会議費として認められやすいですが、同じ二人で頻繁に行っていると、福利厚生や私的な飲食と疑われることもあります。
外部の委託先の場合:打ち合わせとして比較的説明しやすいです。
頻度と実態も見られます。月2回が継続的に続く場合は、「毎回、下見として意味があるのか」を問われる可能性があります。例えば、実際に開催会場の候補として検討した、別のホテルを比較した、自分のイベントの企画に反映した、といった実態があると説得力が増します。同じホテルに定期的に行くだけだと、弱くなります。
実務上の対応は
経費計上の際は、領収書(インボイス)に加えて、次の内容をメモなどで残しておくことをおすすめします。
日付、店舗名、参加者と本人との関係
目的(例:「〇月のお茶会の会場候補として下見」「経理処理の打ち合わせ」)
打ち合わせや下見の内容と、その結果(実際に会場として採用した、企画に反映した、など)
勘定科目は、打ち合わせが主であれば「会議費」、下見・調査が主であれば「研究費」や「取材費」などが考えられます。消費税の課税事業者であれば、店内飲食は10%の課税仕入れとして扱えます。
なお、最終的な判断は個別の事実関係によります。親族が関わる場合や、金額・頻度が大きくなる場合は、事実関係を整理したうえで慎重に判断されるのがよいと思います。

打ち合わせと下見を兼ねて月に２回程度、経理担当者と行う予定のホテルでの飲食代（主にアフタヌーンティー）は経費になりますか？一人一万円以下です。
業務上どうしても必要な打合せ等であれば経費になりますが、そうでなければ経費計上は難しいと思います。

お返事ありがとうございます。
外部の経理委託者と毎回違うホテルでの下見兼打ち合わせのアフタヌーンティー代は、経費として認められる。という認識で良いでしょうか？
個人事業主に金額の制限はないとのことですが、打ち合わせの回数やメニューなど、他に注意する点はありますか？
よろしくお願いいたします

​こんにちは、税理士の川島です。
ご質問の飲食代についてですが、結論から申し上げますと、税務調査の際に経費として認められないリスクが非常に高いと考えられます。
​理由は以下の3点です。
​1. 個人事業主に「1万円基準」はありません
気にされている「1人1万円以下」というルールは法人のみのもので、個人事業主には適用されません。個人では金額に関係なく、「事業遂行上、直接必要不可欠な支出か」だけで判断されます。
​2. 経理担当者との「関係性」
もし経理担当者が配偶者などのご親族である場合、身内との飲食は生活費（プライベート）とみなされ、原則として経費にはできません。外部の方であれば会議費・接待交際費となります。
​3. 「下見・経理打ち合わせ」の必然性
ホテルでの事業とのことですので新規会場の「下見」自体は理解できます。しかし、「経理の打ち合わせ」を月に2回もホテルで行う客観的な必然性が厳しく問われます。経費とするのであれば、「なぜ通常のカフェ等ではいけないのか」を説明でき、かつ打ち合わせの議事録など、事業に直結している証拠を残しておく必要があります。
​以上のことから、現状のまま経費計上することはリスクが高いため、事業に直接必要不可欠なものだけを厳選し、客観的な記録を残すことをお勧めいたします。
​少しでもご参考になれば幸いです。

打ち合わせと下見という業務上の目的がはっきりしていれば、必要経費にできます。

所得税の必要経費は、その所得を生ずべき業務について生じた費用です。飲食代のように私的な要素も混じりうる費用 (家事関連費) は、主たる部分が業務の遂行上必要で、その部分を明らかに区分できる場合に、その部分が経費になります。

経理担当者との打ち合わせや、お茶会の会場候補の下見は、ホテルでセッションやお茶会を開く事業に直結する行為なので、その場の飲食代は会議費として経費にして差し支えありません (経理担当者が外部の方なら接待交際費でも構いません)。

一人1万円以下という線引きは、法人の交際費を損金にするときの決まりです。個人事業では金額の上限はなく、業務に必要だったかどうかだけで判断します。

家事関連費として経費になるのは、取引の記録などに基づいて業務の遂行上直接必要だったことを明らかにできる部分に限られます。そのため日付・相手・目的 (どの会場の下見か、何を打ち合わせたか) をレシートに書き添えておくと、後から説明しやすくなります。月2回という頻度も事業の内容から見て不自然ではありませんが、打ち合わせの実態が無い回まで混ぜないようにしてください。

ホテルでの個人セッションやお茶会などのために必要な費用は経費でよいと思います。なお、月に２回程度、経理担当者と行う打合せについてはホテルで行う必要性があるのか疑問を持たれると思います。

たくさんのお返事ありがとうございます。
意見が割れていることに驚いています。

私が単独で下見に行くより、話す相手がいる方がシミュレーションとしては都合が良いので、経理(外部委託者)の打ち合わせを兼ねようと思ったのですが、否認される可能性があるのですね。

回数を月に一度に減らし、下見、シミュレーションの観点からはいかがですか？

こんにちは、税理士の宮本と申します。

◆月1回に減らすことも、説明材料の一つになります

月2回から月1回に減らすことは、事業上の必要性や支出の合理性を説明するうえで、一つの材料にはなると思います。

ただし、「月1回なら経費になる」という明確な基準があるわけではありません。

◆ただし、回数だけでは決まりません

回数も判断材料の一つですが、各回について、

・なぜそのホテルを下見する必要があったのか
・実際に何を確認したのか
・その結果をその後の企画にどう反映したのか

といった実態も重要です。

◆下見・シミュレーションの内容を具体的にする

たとえば、

・サービス内容
・会場の使い勝手
・参加者への提供方法
・他の候補との違い

などを実際に確認しているのであれば、事業との関連性は説明しやすくなります。

一方で、回数を減らしていても、実際には通常の飲食が中心で、確認内容や事業への反映が曖昧であれば、必要経費としての説明は難しくなります。

◆記録を残しておく

領収書だけでなく、

・訪問したホテル、参加者
・下見や打ち合わせの目的
・実際に確認した内容
・他の候補との比較結果
・その後の企画や会場選定への反映

などを各回ごとに残しておくとよいでしょう。