キャッシュバック行為の経費について

　キャッシュバックの申請書と、上記のような送金履歴や送信履歴をきちんと残しておけば、販売促進費として計上する証憑書類としては問題ないように思われます。

　キャッシュバック申請書とそれらの履歴等の資料を、両者の関連性がきちんとわかるように整然と保存しておくことをお勧めします。

Googleフォームからキャッシュバックの申請をしてもらっていまして、discordというコミュニティアプリのユーザー名、私のアフィリエイトから登録した時の番号(具体的にはFXの口座番号)、振込先をGoogleフォームに記入し申請してもらっています。

そして後日顧客に私から振り込みしている流れです。

Googleフォームの相手から申請されたとわかる画面(discordのユーザー名、FXの口座番号、銀行振込先が記載)、(日付あり)と、私の銀行口座の取引明細(日付と振込先名が記載)(キャッシュバック相手のみリストアップし取引明細を取得しています)の2枚で証明になりますでしょうか？

一応discordというアプリで振り込み完了したとメッセージを送信しているので、そのチャットの履歴も保存はしてあります。不要ですかね？また、ユーザー名を変更している方もいるため、この辺はどのようにしたらいいのかも気になります。

①キャッシュバック申請書の保存はおっしゃる通りで問題ないと思います。
上記の通りセットで保管しておきましょう。

②チャット履歴も保管しておいたほうがよいような気がします。申請書だけでも確認できますが、キャッシュバックとして振り込んでいることがより明瞭になると思われるからです。ユーザー名変更等については、あとから説明できるようにメモでも残しておけばよいかと思われます。