領収書紛失について

お世話になります。

ご質問に対する回答）
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税務上の問題と、社内管理上の問題に分けてご回答いたします。

①税務上の問題
法人税においては、領収証を紛失して証明できなくても、代わりに旅費精算書や営業日報や従業員手控などにより、疎明・説明ができれば必要経費に計上できます。（精算しない場合は必要経費にできません）

消費税においては、少額特例を適用できない場合は、仕入税額控除できません。（区分記載請求書等もありませんので経過措置80％控除もできません）


②社内管理上の問題
厳しい会社では、従業員への精算不可というケースもありますし、旅費精算書に詳細を記載することで精算可のケースもあります。
この運用・匙加減については会社判断次第と考えます。



他の方のアドバイスも参考になさってください。少しでもご参考になりましたら幸いです。

◆領収書がない場合の処理

領収書が発行されなかった場合や紛失した場合は、領収書がないことだけを理由に、必ず社員への精算ができなくなるわけではありません。

精算書などを作成し、

・利用日
・駐車場名や場所
・金額
・業務上の利用目的
・利用した社員
・領収書を取得できなかった理由

などを記録したうえで、会社で内容を確認して精算する方法が考えられます。

カード明細や業務日報など、支払いや利用の事実を確認できる資料があれば、あわせて保存しておくと良いです。

経理上は、たとえば社員がいったん立て替え、後日会社が精算する場合には、

「旅費交通費など ／ 未払金」

として経費を記録し、社員へ支払ったときに、

「未払金 ／ 普通預金など」

と処理する方法があります。

◆法人税上の経費について

上記のとおり、領収書を紛失したことだけで、すぐに会社の経費として認められなくなるわけではありません。

業務に必要な支出だったことや、実際に支払ったことを他の資料で確認できるのであれば、経費として処理できる余地があります。

◆消費税について

消費税では、原則として、仕入れや経費にかかった消費税を差し引くためにインボイス等の保存が必要です。

ただし、社員が業務上の出張や移動のために支出した費用を会社が精算する場合、その支払いが「その旅行に通常必要と認められる出張旅費等」に該当すれば、出張旅費等特例により、一定の内容を帳簿に記載することで、インボイスがなくても消費税を差し引ける場合があります。

たとえば、社員が個人で立て替えた費用を会社が後から精算するケースなどは、この特例の対象になる可能性があります。

一方で、会社名義のカードで支払った場合などは扱いが異なるため、支払方法も含めて確認が必要です。

そのため、今回のコインパーキング代については、利用状況や精算方法を確認したうえで、出張旅費等特例の対象になるかを判断することになります。

なお、コインパーキングは、3万円未満の「自動販売機特例」の対象にはなりません。

※自動販売機特例とは、税込3万円未満の自動販売機や自動サービス機による一定の取引について、インボイスの保存を不要とし、帳簿への記載だけで消費税を差し引ける制度です。

領収書が発行されなかった場合や紛失した場合でも、それだけを理由に社員への精算ができないわけではありません。

利用日、駐車場名・場所、金額、業務上の利用目的、利用者、領収書がない理由などを精算書に記載し、会社で内容を確認したうえで精算する方法が考えられます。カード明細や業務日報など、支払事実を確認できる資料があれば併せて保存しておきましょう。

法人税上も、領収書がないことだけで直ちに経費にできなくなるわけではなく、業務上必要な支出であることや支払事実を説明できる資料を残しておくことが重要です。

なお、消費税については注意が必要です。

税込3万円未満の一定の自動販売機・自動サービス機による取引には、インボイスの保存を不要とする「自動販売機特例」がありますが、コインパーキングはこの特例の対象ではありません。

一方、社員が業務上の出張や移動のためにコインパーキングを利用し、その料金を会社が実費精算する場合には、その旅行に通常必要と認められるものであれば「出張旅費等特例」の対象となり、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合があります。

したがって、領収書がない場合でも、社員への精算や法人税上の経費処理が直ちにできなくなるわけではありません。また、消費税についても、利用状況によっては出張旅費等特例を適用できる場合があります。

社員がコインパーキング等を利用した際に、領収書の用紙が切れており発行できずに会社に戻ってくることがあります。
このような場合、どのように処理するのがいいのでしょうか？

出金伝票で処理。
交通費精算書で処理。
また、領収書を紛失した場合、お金の精算はしてはいけないのでしょうか？

社員が出しているのでしょうから、払うのが順当です。
よろしくお願いいたします

消費税について追記させていただきます。

他の先生方の仰るとおり、出張旅費特例において、「実費を示す領収証は不要」と解釈できるようにも考えます。

私見では、「実費精算」の場合は「インボイスは不要であっても、領収証や支払明細等の何らかの証憑（データも可）は必要」と整理しているのですが・・・

以下、補足させていただきます。

出張旅費特例において、出張旅費等に係る社内規程や基準の有無にかかわらず、また、概算払いによるものか、実費精算によるものかにかかわらず、「通常必要であると認められる部分」は特例の対象となります。この「通常必要であると認められる部分の金額」は、所得税基本通達9-3《非課税とされる旅費の範囲》の例により判定することとされています。

国税庁　消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/107-2.pdf

国税庁　インボイス制度～ 応用編 ～
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0023011-048_03.pdf#page=12

そのため、実費精算の場合、たとえ非課税である公安委員会のパーキングメーター料金の領収証であっても、たとえ免税事業者のタクシー料金の領収証であっても、出張旅費特例を適用すれば、全額につき仕入税額控除できます。

しかし、消費税において「インボイス」自体は不要とされるものの、給与課税を受けない実費（通常必要であると認められるもの）であることを示すものとして「領収証等の何らかの証憑は必要」と、個人的には整理していました。
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いずれにしましても、今回のケースでは、用紙切れの事情、僅少額、単発・散発程度といったこともありますし、消費税においても、出張旅費特例を適用して仕入税額控除して問題にならない余地があると、改めさせていただきます。


私も勉強させていただきました。少しでもご参考になりましたら幸いです。