年末調整作業(本人申請内容と、添付書類に不一致があった場合の対応方法)
お世話になります。
標題の件ご相談させていただきます。
①年末調整にて、本人申請内容と、添付書類に不一致があった場合、本人以外（人事課社員）が修正をし、年調計算をし、源泉を作成するのは違法ですか？
②年末調整にて、本人申請内容と、添付書類に不一致があった場合、どのように対応なさっていますか？
当社では、オンライン上で、社員本人に申請させ、添付書類は別途人事課に提出させています。
申請内容と、添付書類に不一致があった場合は、人事課社員にて、添付書類に従い修正を行っています。
その際、「生命保険料の金額が、新制度だったので、添付書類に従い、旧制度に修正しました。」や、「地震保保険の金額が、１００００円だったので、添付書類に従い１０００円に修正しました。」といったアナウンスはしていません。
何十年とそのやり方でしたが、今年、上司より、「本人以外が修正をするのは問題がある。不一致があった場合は、本人に返却して、ご本人に申請させ、提出させ、人事課で再精査、承認、その後、１月の再年調で計算にまわすよう指示がありました。
現場は戸惑っています。
再年調は、１２月での年調完了後、やむを得ない事情のあった社員（扶養家族の異動、妻の年収が１０２だと思っていたら、実際は１２０だった等です）のみ対応していました。
添付書類との不一致を含めると、３００件は超えると想定され、現場社員からはどうにかならないのかという声があがっています・・。
しかし、やるべきことは対応が必要なので、ご相談させていただいている次第です。
本人以外（人事課社員）が添付書類に従い修正をし、源泉を公開する、この作業、法的に問題があるのでしょうか？
また、こういったケースはどちらの事業所でも起こり得るかと思いますが、どう対応なさっていますか？
長々すみません。
お手数ですがご指導の程、宜しくお願い申し上げます。
税理士の回答
長谷川文男
本人に間違いかどうかを確認し、正しい金額で年末調整する必要があると考えます。
源泉徴収義務は年末調整の計算を含みますから。
提出書類だけでは、正しいか否かを判断できないケースが存在します。
例えば、生命保険で９月末までの証明の支払い額が9,000円、年間で12,000円の証明額だった場合に、本人が10,000円と記入している場合、単なる間違いの場合と、10月の支払いの後、保険を解約しているケースが考えられます。そのいずれかは、本人に確認しないとわからないです。
長谷川先生
お世話になって居ります。
早速のご回答ありがとうございます。
先生のおっしゃる通り、添付書類だけでは判断できないケースがありますね・・。
金額の不一致については本人に返却し、再度申請いただく方法が本来だということですね。
本投稿は、2019年11月04日 12時07分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
