社用車を個人利用する場合の経費負担の妥当性について
1人合同会社を設立予定です。
社用車を個人でも利用する場合の経費負担の妥当性についてお伺いします。
事業内容に
「自動車、自動二輪車の販売、整備、および関連する部品、用品の販売」
を記載しており、いずれ整備工場を開業したいと考えていますが、まだ人材、物件等の理由から事業開始の目処は立っていません。
ただ、オイルやコーティング剤等の汎用的な用品に関しては、可能な限り実際に試してみてから取扱商品を決めたいと考えております。
また、個人的な理由で公共交通機関の利用が困難なため、行政手続等の外出や開業準備(立地の調査や物件選定など)は自動車を利用する必要があります。
上記の理由から、事業には社用車が必要だと考えており、現在所有している自動車と自動二輪車を会社に譲渡することを検討しています。
ただ、実際の走行については、当面大半が個人利用になるであろう見通しです(自動二輪車は諸事情により1年半ほど乗っていません)。
このような現状で、
・事業に必要との理由から自動車、自動二輪車を維持する費用(租税、車検費用、整備費用)を会社が負担
・実際に走行しているのは個人利用であるとの理由から燃料費を個人が負担
という契約書を会社と個人の間で交わした場合、適切、不適切、どちらと判断される可能性が高いでしょうか。
(走行距離に応じた整備費用は個人負担が適切ならそちらにします)
似たような事例が見つかりませんでしたので、こちらで質問させていただきました。
お知恵をお借りできましたら幸いです。
よろしくお願いいたします。
税理士の回答
こんにちは。なかなか判断に戸惑う内容ですよね。
まず、法人が登記されなければ、法人としての営業活動はできません。
しかし、法人を設立するために要した費用については、登記前の費用であっても創立費や開業費として、法人の経費にすることができます。
つまり、立地調査や物件選定のためにかかった費用は、法人の経費にすることができます。
例えば、ガソリン代について、法人設立のために動いた割合を考えて費用にします。満タン5,000円で一週間使用した場合、一週間の内、5日間は事業のために動いたと仮定すると、5,000円×5／7＝3,571円を経費にする、というように考えます。つまり、経費にする金額の根拠が必要だということです。
オイルやコーティング剤などは、事業に直接関係する費用ですから100％経費で問題ないと考えられます。
端的に言うと、個人的に使った分と事業用として使った分を分け、その説明ができればよいということです。
次に、法人設立後ですが、車両を法人に譲渡した後の車両関係費用は全額法人の費用にできます。
なお、前述しましたが、個人的に使用した場合は、その割合を考えて、燃料費を個人分と法人分に分けて費用にすればよろしいかと思います。
法人設立後、代表者は24時間代表者ですので、家族旅行等、完全なプライベートでの車両使用を除き、費用で問題ないと考えられます。
大変わかり易いご回答をありがとうございました。
参考にさせていただき、個人利用の割合を証明できるよう準備したいと思います。
本投稿は、2021年10月23日 12時30分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
