ソフトウェアの耐用年数について

　自社利用のソフトウェアの税務上の法定耐用年数は、例外を除き原則として一律5年です。
　20年使う大型システムも1年で買い替えるソフトも「5年」か？
　原則として「5年」で一律です。税務上の耐用年数は、実際の使用予定期間ではなく、法で定められた一律の基準（自社利用ソフトは5年）が強制適用されます。
　例外（特例）取得価額が10万円未満：消耗品費として一括損金（費用）にできます。
　取得価額が20万円未満：3年間で均等償却する一括償却資産を選択できます。
　取得価額が30万円未満（中小企業等の特例）：要件を満たせば取得時に全額損金算入できます。

　7年毎のリニューアルでも耐用年数は5年でいいのか？
　5年で問題ありません。実際の更新周期（7年）が法定耐用年数（5年）より長くても、税務上は5年で定額法償却を行います。5年が経過した後は、帳簿価額1円（備忘価額）を残して償却が完了し、リニューアルされる7年目までその状態で保持します。

　ソフトウェアではなく「繰延資産（7年）」とされる可能性はあるか？
　今回のケースにおいて、繰延資産として7年償却を求められる可能性は極めて低いと考えられます。「Webから操作する編集機能」などのデータベースやシステムを伴うサイトは、国税庁の指針においても「ソフトウェア」の無形固定資産として定義されています。CD-ROMの中身：対価に含まれる電子マニュアルやショートカットファイルは、本システム（ソフトウェア）の利用に付随する「付随費用（マニュアル等）」として、ソフトウェアの取得価額の一部を構成するものとみなされるのが一般的です。
　毎月払いの運用保守料が別契約でリニューアル代金に含まれていないため、「リニューアル費用＝純粋な開発・システム対価」として区分が明確です。税務上も、役務提供の便益を受ける「繰延資産」ではなく、「ソフトウェア」として5年償却するのが自然です。

　1年毎に買い乗り換えるソフトは「有姿除却」できるか？
　書類をしっかりと揃え、「今後一切使わないこと」を客観的に証明できれば、有姿除却（除却損の一括計上）の余地は十分にあります。無形固定資産であるソフトウェアには物理的な廃棄処分がありません。そのため、税務調査では「本当に古いソフトをもう誰も使っていないのか」が厳しくチェックされます。
　有姿除却を認めさせるための必須書類・証拠
　アンインストールの記録：社内PCから完全に削除したシステムログやスクショ。
　ライセンス解約・失効の証明：メーカーとの契約終了通知や、新ソフトへの移行に伴い旧ソフトのサポート・利用権が切れたことを示す書類。
　社内稟議書・規程：「新ソフトの導入に伴い、旧ソフトを完全に廃止・破棄する」旨が明記された社内決裁文書。
　※もし新ソフトが旧ソフトの「バージョンアップ（仕様の一部変更・機能向上）」にあたる場合は、旧ソフトのデータを引き継いでいるため除却が認められず、既存の残高に新しい費用を上乗せして償却（資本的支出）しなければならないケースもあるため注意が必要です。