電子帳簿保存法のメールの保存方法について
お世話になっております。
こちら小売業を営む青色申告の個人事業主です。
電子帳簿保存法が施行されますが、2点ほど分からない事がございます。
①下記の電子メールは保存が必要でしょうか？
【卸売業者から仕入れた商品に不良品があり返品のやり取りをメールでした場合。
商品名や返金額、返金先口座などの内容が含まれます。】
②保存が必要であれば「電子メールを電子データのまま保存」の意味がよく分かりません。
例えば、電子メールをスクリーンショットで撮り、それをPDFに変換してグーグルドライブへ保存でも電子データのまま保存に適応になりますか？
それとも、電子データのまま保存するサービスがあって月額料金を支払って、そこへ保存しなければならないのでしょうか。
お手数をお掛けいたしますが、分かりやすく説明してくださると助かります。
どうぞ宜しくお願い致します。
税理士の回答
電子帳簿保存法の取扱いについてはかなり注意されているかと思われます。
「卸売業者から仕入れた商品に不良品があり返品のやり取りをメールでした場合。商品名や返金額、返金先口座などの内容が含まれます。」について、メールそのものに左記の情報が記載されている場合には、商取引の一部であり商品及び金銭の異動事実の証跡となりますので、保存対象となると考えます。なお、メールの添付ファイルに当該取引内容の資料（商品名や返金額、返金先口座などを記した伝票類）があれば、そちらの保存で事足りるものと考えます。
「電子メールを電子データのまま保存」の場合は、それぞれのメールアプリケーションによって方法が異なりますが、一般的にはEMLやテキスト形式、HTMLファイル等でメッセージを電子データで保存するのが良いかと思います。検索や復元も比較的容易に行えます。
「電子メールをスクリーンショットで撮り、それをPDFに変換してグーグルドライブへ保存」の方法は微妙な部分がありますが、スキャナー的な使用として内容が確認できる状態であれば認められる可能性はあります。「グーグルドライブ」の様なクラウドストレージもデータセンターとの通信状況やセキュリティを考えますとやはり微妙です。前者の方法をお試し頂く事をお勧めします。
お忙しい中、ご回答ありがとうございます。
保存保存を分かり易く教えてくださり助かりました。
１つ確認したいのですが
「一般的にはEMLやテキスト形式、HTMLファイル等でメッセージを電子データで保存するのが良いかと思います。検索や復元も比較的容易に行えます。」とありますがその形式の保存先はCR-RW、DVD-RW、BD-REなどへ保存という認識で宜しいでしょうか？
そうですね。ご相談のとおり安価な読み書き可能なディスクに保存して、年分等を表記しておくと分かり易いと思われます。大容量のUSBメモリや外付けハードディスクに年分及び月別のフォルダを作成して、年月日などの必要事項を明示したファイルを保存する方法もあります。
ご丁寧に、分かり易いご回答をしていただき助かりました！
ありがとうございました！
本投稿は、2022年11月21日 21時38分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
