電子取引

【結論】
結論から申し上げますと、電子取引の保存義務に該当します。

【理由】
理由は以下の通りです。

・電子取引とは、取引情報を電子的方式で授受することを指します（電子帳簿保存法2条）。自社システムから出力したPDFをメール等で交付した場合、これに該当します。

・「いつでも出力できる」という点は、保存義務の有無とは関係がありません。重要なのは「どのような方法で相手に交付したか」という点です。電子的に交付した以上、電子取引として扱われます。

【保存方法】
具体的にはPDFファイルに名前を付け、金額・日付・取引先のいずれか又は複合で検索できるようなデータ保管が必要です。

なお、紙に印刷して保存することは認められませんのでご注意ください。

不明点があれば、お気軽にどうぞ。

今村先生
ご回答ありがとうございます。
社内の現状としては、下記の通りで悩んでいます。
1、システム間でやり取り(紙やPDF等の電子形式ではない)している場合は対象かどうか。
2、輸送依頼、入出庫依頼を日々、受領や交付があるがそれらもメールやPDFなら対象かどうか。
　この書類は注文書に相当すると閑雅ています。
3、クライアントで物流業があれば、どのような書類を対応しているのか。
4、貿易関係書類は、電子帳簿保存制度という側の対応ですが、その中で国税関係の書類があれば、電子帳簿保存法という側の電子取引で保存という認識でいいですか。

あまりにも範囲が広すぎて困っています
取引情報の記載なんて企業であれば全てと思うのでどこまでか悩んでいます。

それぞれ回答いたしますが、あくまで厳密にはこうあるべきということであります。
実務上問題になるかどうかという点では、ご自身でのご判断となる点ご留意ください。

Q1. システム間でやり取り（紙やPDF等ではない）している場合は対象か

対象です。電子帳簿保存法上の「電子取引」は、取引情報を電磁的方式で授受する取引すべてを指し、通信手段を問いません。なお、保存の方法としては、EDIシステムや基幹システム内にデータが保存されており、そのシステム上で取引日付・取引先・金額による検索が可能で、画面・書面への整然明瞭な出力ができる状態であれば、別途データを取り出して保存する必要はなく、当該システム内での保存で要件を満たします。

Q2. 輸送依頼・入出庫依頼をメールやPDFで日々やり取りしている場合は対象か

対象です。質問者の認識通り、輸送依頼書や入出庫依頼書は注文書に準ずる取引関係書類に該当します。これらをメール添付やPDFで授受している場合、厳密には電子取引として電子データのまま保存が必要です（電帳法7条）。

Q3. クライアントが物流業の場合、どのような書類を対応しているか

物流業で電子取引の保存対象となり得る主な書類は、輸送依頼書・配車依頼書・入出庫依頼書（注文書相当）、運送明細・配送伝票・貨物受領証（送り状相当）、運賃請求書・倉庫保管料請求書、納品確認書・検収書、運賃見積書、運送契約書・倉庫寄託契約書、代引き領収書・ETC利用明細などです。

運送業界は紙やFAXでのやり取りが根強い業界ですが、一部でも電子化していればその部分は電子取引として対応が必要です。なお、同一内容の書類を紙と電子の両方で受領した場合、紙を正本とする運用を定めていれば紙の保存のみで足ります。

Q4. 貿易関係書類のうち国税関係書類は電子取引として保存する認識でよいか

概ね正しい認識です。貿易関係書類には関税法上の保存義務（税関対応）と国税法上の保存義務（法人税・消費税等）の2つの側面があります。

貿易書類のうち、仕入書（インボイス）・契約書・送り状・請求書等の取引証拠書類は国税関係書類にも該当し、これらを電子的に授受した場合は電子帳簿保存法第7条の「電子取引」として保存が必要です。

つまり、関税法上の電子保存義務と電子帳簿保存法上の電子取引保存義務が重畳的に適用されます。実務上は電子帳簿保存法の要件を満たせば、関税法の要件もおおむねカバーできるケースが多いです。

承知しております、現状は電子帳簿保存法はあまりにも範囲が広いため、リスクベースで請求書と領収書の保存は原則しています。
Q1については、システム内で検索できる状況であれば問題ない認識はできました。
Q2については、やはり注文書相当ということで理解しました。
Q3については、ここが一番の問題でそれらの情報が請求書に記載があったとしても、帳票種類が違うので依頼書や受領書として保存ということでしょうか。
Q4については、悩んだ一つですが、貿易関係書類(輸出入許可やパッキングリスト等)は、関税法上の電子帳簿保存制度で電子が義務化されていないため対象外の認識です。インボイスや取引に関する見積書等は国税関係として保存しています。ですので、港から荷物を揚げるために払う通関料のインボイスが最も多い書類の状況です。

先生、どうでしょうか。クライアントの保存状況としては、あまり対応されてないものですか。
税務調査でこんな網羅を完璧にすることが難しい状況で細かく見るものでしょうか。

Q3補足. 請求書に記載があっても、依頼書や受領書は別途保存が必要か

原則としては、電子的に授受したデータはそれぞれの帳票単位で保存が必要です。しかし実務上は、請求書に輸送依頼・入出庫明細等の取引情報が包含されており、その請求書が電子保存されていれば、大きな問題にはならないだろうという感覚ではあります。
（あくまでこれは普段税務調査官とやり取りしているなかでの感覚ですので、参考まで）

Q4補足. 貿易関係書類の整理

輸出入許可書については、輸入消費税の仕入れ税額控除のための重要な国税関係書類であるため必ず保存が必要です。（紙が原本であれば電子帳簿保存の対象外で紙保存で大丈夫です）

実務上の対応状況と税務調査について

率直に申し上げて、現状、電子取引の保存を全書類にわたって完璧に対応できている企業は多くありません。特に物流業のように日々大量の帳票が行き交う業界では、全ての電子データを漏れなく保存するのは容易ではありません。

おっしゃる通り、リスクベースで請求書・領収書を優先して保存するという対応は、実務上合理的な判断です。税務調査においても、現時点では電子取引の保存状況を網羅的に精査するという運用は一般的ではありません。調査官が重視するのはあくまで「取引の実在性と金額の正確性」であり、請求書・領収書を中心に取引の裏付けがとれるかどうかがポイントです。

難しいですね、現状のリスクベースで対応して社内浸透もすぐにはいかないです。
輸出入許可書については、当社は通関業者として行っているのでその場合の保存は輸出入業者でしょうか。税務調査が怖くて仕方なく、休みの日も情報収集しております。申し訳ございません、色んなことをお伺いして。

その場合は輸出入業者の保管でしょう。

税務調査が怖いのは分かりますが、キチンと取引の実態を帳簿に反映させており、主要な請求書や契約書等がそろっていて、取引をトレースできれば問題はほぼ起きないと思います。

どうしても怖ければ、税理士の書面添付制度を調べていただき、対応している税理士に依頼するのも一つだと思います。

今村先生

ご教示ありがとうございます。
経理マンとして誠実に対応しようと思います。
日々、精進します。
本当にありがとうございました。

丁寧なお仕事をされていることが感じられ、素晴らしいですね。
こちらこそありがとうございました。