合同のピアノ発表会開催時の経費精算の仕分けについて

こんにちは。
まず、準備して頂くものから説明します。
ピアノの発表会とういことですから、当日のプログラムがあると思います。
そのプログラムから、出場者の名簿を作成してください。
その名簿では、出演者の頭かお尻に担当先生の名前を記入して下さい。
発表会の出演料は学年とか年齢によって金額に差があるかもしれませんので、出演料についても作成された名簿のお尻にでも記入するようにして下さい。
ここで注意するのは、講師の先生全員に共通した相手先（例えば楽器店等）からのご祝儀は名簿の一番下に記入して下さい。
共通しない相手先からのご祝儀は、各先生方の独自の収入として下さい。
これで発表会全体の収入は確定できます。これを人数割りするなり各先生の収入として特定することが出来ると思います。
次に経費ですが、こちらについても一覧表を作成してください。
項目別、金額、負担した先生の氏名等を明確になるように作成します。
次に、収入全体を分母にして、各先生が受け取るべき収入を分子にして、各先生方の収入割合を決定します。ここで注意するのが、各先生方の収入割合を合計したときに、1.00になるように調整して下さい。
この調整後の割合を、経費一覧の合計金額に乗じて各先生方の負担すべき金額を算出します。
ここまでが準備する項目です。
では説明に入ります。
相談者様を　A　　負担割合　0.7
他の先生を　B　　負担割合　0.15
他の先生を　C　　負担割合　0.1
他の先生を　D　　負担割合　0.05　と仮定して説明します。
経費の総額が250,000円と仮定しますと、
A先生は175,000円の経費負担になります。また、B先生は37,500円、C先生は25,000円、D先生は12,500円となります。
各先生が受け取るべき収入金額は、発表会収入として計上して下さい。そして、各先生方が負担するべき発表会経費として仕分けをします。
ここで、例えばD先生が負担していた金額が、30,000円であり17,500円を返金する場合の仕分けですが、たぶん、返金するのはA先生になると思われます。そこでA先生の17,500円の仕分けですが、こちらは発表会経費に仕分けしておけば宜しいでしょう。
お金が正しく清算されれば、最終的に、発表会収入も発表会経費も一覧表の通りの数字になるはずです。
もしも一致しなければ、どこかで仕分か清算金額が間違っていると言事になりますので、再度計算を確認してみて下さい。

大変詳細にわたるご回答をありがとうございました！
まず、一覧を作成してみます。またわからない点が出て参りましたら、質問させて下さいませ。

了解いたしました。
頑張って作成してみて下さい。
ちなみにですが、私の妻も音大出身でピアノの講師をしておりました。
結婚当初は、毎年ピアノの発表会を開催しておりましたので、雰囲気は理解できます。
頑張って下さい。

そうだったんですね^_^
しばらく一人で悩んでいたのですが、相談させていただき助かりました。
ひとつ、先生方の割合に分けた経費は、丸めてからの清算となるので、領収書と金額が違ってきますが、一覧表を作成しておけば大丈夫ですか？領収書のコピーを添付したほうがよろしいでしょうか？

こんにちは。
一覧表は作成して領収書のコピーを添付して他の先生方に配布して下さい。その際に、領収書の出ない経費があれば、その旨を一覧表の備考欄にでも書き込んでおけば大丈夫です。
将来において、税務調査等があった場合でも、この一覧表を提示すれば問題にはなりません。
精算額が領収書と金額が違う場合でも、端数計算の関係だけだと思います。その場合には問題になることはありません。
よろしくお願いいたします。