役員の退職慰労金額を決定記載した議事録のPDF保存について

「退職慰労金額決定の議事録をPDF保存する事で、作成日時を担保できるでしょうか？」

2022年12月に役員が退任するので、退職慰労金を支給するのですが、実際の支払時期が2023年2月予定で、次の期（会社は12月期決算（1－12月））となります。

退職慰労金額を記載し決定した臨時株主総会議事録を2022年12月中に作成しますが、退職慰労金を2022年度で損金算入したいので、税務署より後日作成したと疑われないように、スキャンしてPDFで保存しようと考えております（そうすれば作成日時はPCに残るので）。

これで問題ないでしょうか？

※会社は、取締役会非設置、非上場の家族経営の会社です。

税理士の回答

竹中公剛

竹中公剛税理士事務所

1. 東京都
2. 八王子市

経理・決算分野に強い税理士 です。

臨時株主総会を実際に開いて、その件を記録に残すこと自体を誰も疑いません。
開かないのに、ひらいたは疑われるでしょう。
実際に開催してください。
PDFは何の証拠にもならないと考えます。
家族経営であろうが、必ず株主総会は開いてください。
開いた場合には疑いません。ドキドキする必要もありません。

本投稿は、2022年12月06日 16時44分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。