打ち合わせ食事代

【結論】
ご質問の記載から、外部のオンライン秘書へ業務委託し、月1回の食事は業務打ち合わせを主目的とする前提なら、①報酬は「外注費」（又は支払手数料）で差し支えありません。②食事代は、打ち合わせの実態があれば「会議費」として処理できます。③科目が交際費となる場合でも、昼食・夕食、ケーキ・寿司・ビュッフェという料理名だけで可否は決まりません。

【理由】
外注費か給与かは、名称ではなく、相手が独立して業務を受けているかで判断します。勤務時間・業務方法を事業主が細かく指揮命令し、実質的に従業員として働くAなら給与、自己の裁量で受託するBなら外注費等です。

食事代も、経理業務の進捗・依頼内容を確認した記録があり、金額が社会通念上相当なら必要経費になり得ます。一方、親睦や私的な飲食が主目的、同席者に私的な家族・友人が含まれる場合は、その部分は必要経費にしにくくなります。内容を選ぶ際の迷いはもっともですが、料理より目的と実態を整えることが大切です。

外部のオンライン秘書様を活用されるとのこと、事業の効率化に向けて素晴らしい取り組みですね。

ご質問いただいた3点（勘定科目・食事代の取扱い・メニューの制限）について、税理士の視点から解説いたします。

結論から申し上げますと、質問①の秘書代は「外注費」で問題ありません。
一方で、質問②③の食事代については、「実際に対面で会って食事をしたのか」それとも「画面越しに一人で食事をしたのか」によって結論が正反対に分かれます。

それぞれのパターンと注意点について整理いたしました。

【1】質問①：オンライン秘書代の勘定科目について

「外注費」（または「支払手数料」）で処理して問題ありません。

雇用契約ではなく「業務委託契約」であることを明確にし、毎月請求書や領収書をもらって振り込みで支払う形をとっていればスムーズに認められます。

【2】質問②③：実際に対面で会って食事をした場合（経費OK）

月に1回、オンライン秘書様と実際にカフェやレストラン等で対面で同席して打ち合わせ・食事をした場合です。

① 勘定科目について
「会議費」（または「交際費」）として全額経費にできます。個人事業主の場合、事業に関係する飲食であれば会議費でも交際費でも全額必要経費に算入可能です。

② 食事の内容（メニュー）について
お寿司、ビュッフェ、ケーキ、昼夜を問わずメニューに制限はありません。ただし、委託業務の規模に対してあまりに高価な食事（毎月数万円の高級店など）は「家事費（プライベートな贅沢）」とみなされるリスクがあるため、常識的・妥当な金額の範囲内に収める必要があります。

【3】質問②③：画面越し（オンライン通話中）に一人で食事をした場合（経費NG）

オンライン通話で画面越しに打ち合わせをしながら、ご自身が一人で（または自分の分だけ）食事をとった場合です。

① 経費には一切できません（家事費）
税務上、個人事業主が一人で食べる食事代は、たとえ業務中や打ち合わせ中であっても「単なる個人の生活費（家事費）」と判定されます。相手が取引先であっても、実際に対面で食事を共にしていない場合は「会議費」や「交際費」として認めてもらえません。

【4】まとめとアドバイス

質問①の秘書代は「外注費」で確定です。

質問②③の食事代については、実際に対面で同席して食事をご馳走・負担した場合は「会議費（または交際費）」として経費にできます（領収書の裏に「誰と・何の打ち合わせか」をメモしておいてください）。
もし画面越しの打ち合わせで一人で食べた食事であれば経費にはできませんのでご注意ください。

ご参考にしていただけましたら幸いです。
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お返事ありがとうございます！
外注費は月1～2万になると思います。
お礼も兼ねて、毎月二人でホテルビュッフェや高級焼肉に行っても問題ないということでよろしいですか？

追加のご質問について回答いたします。
結論から申し上げますと、「毎月」ではなく「年に1〜2回（期末の打ち合わせや年間の総括など）」に頻度を落とされるのであれば、高級焼肉やホテルビュッフェであっても「会議費」や「交際費」として経費に認められる可能性は格段に高くなります。
非常に現実的で賢明なアプローチです。理由と注意点について整理いたしました。
【1】頻度を落とすと経費に認められやすくなる理由
税務調査で重要視されるのは「社会通念上、常識的・合理的な範囲か」という点です。
なお、この「頻度を落とせば経費として認められやすくなる」という考え方は、具体的な判例や裁決で直接検証されたものではなく、社会通念上の相当性・頻度・記録という一般的な判断要素から導かれる合理的な推論です。個別の事情によって結論が変わり得る点はご留意ください。
① 「特別な節目の打ち合わせ」として説明がつく
毎月数万円の高級飲食をしていると「個人の贅沢（家事費）」と疑われますが、「年に1回の年間業務の振り返り・次期の計画打ち合わせ」や「節目の労い」であれば、取引先（外注先）との関係維持や業務円滑化に必要な費用として十分な説得力を持ちます。
② 年間の合計額（取引規模とのバランス）が適正になる
外注費が月1〜2万円（年間12〜24万円）の場合、年に1回の打ち合わせ兼食事代が1〜2万円程度であれば、年間で見た全体バランスも非常に自然で常識的な範囲に収まります。
【2】経費として安全に処理するための3つの注意点
頻度を落として行う場合でも、税務調査で指摘を受けないために以下のポイントを押さえておいてください。
（1）打ち合わせ（会議）の実態と記録を残す
単に食事をしただけでなく、事業に関する話（年間の業務内容の振り返り、今後の業務フロー改善、次期の契約内容など）を行ったという事実が必要です。領収書の裏や手帳に「日付・相手の名前・打ち合わせ内容」をメモしておきましょう。
（2）時期や名目を明確にしておく
「キックオフミーティング」「年度末の業務打ち合わせ」など、その時期に実施する明確な理由（名目）があると、より税務上の主張が通りやすくなります。
（3）実際に対面で同席して食事をすることが前提
以前お伝えした通り、画面越しに一人で食べた食事は頻度にかかわらず経費にできません。必ず「対面で同席して食事を共にした場合」に限られます。
【3】まとめ
「毎月」から「年に1〜2回」へ変更することは、税務リスクを大きく下げる効果的な対策です。
しっかりとした打ち合わせの実態と記録を残した上で、節目のお礼と打ち合わせを兼ねた食事会として経費処理されることをお勧めいたします。
ご参考にしていただけましたら幸いです。
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