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年度の途中で役員報酬を変えるときの手順・条件・注意点

会社の経営をしていると直面する問題のひとつに「役員報酬」に関する取り決めがあります。オーナー会社であれば、自分の報酬をいくらにするべきなのか、変更する場合はどうすればいいのか、疑問に思う点も多々あるのではないでしょうか。

役員報酬については多くの税務上の決まりがあるため、注意すべきポイントを押さえておかないと、余分な税金が発生する可能性もあります。

そこで、役員報酬変更のための条件や注意点、変更後の手続きについてまとめました。

目次

なぜ税法で役員報酬の規定があるのか

まず、なぜ会社が役員に払う報酬(役員報酬)について税務上の決まりがあるのかをご説明いたします。

そもそも役員報酬は、株主が経営者の仕事を評価し決定するものです。それがいくらであろうと、「税務署に文句を言われる筋合いはない」と思う経営者の方も、少なからずおられることでしょう。

しかし、税務署側の視点としては、たとえばオーナー会社の場合は経営者と株主は同一であるため、役員報酬が会社の恣意的な利益操作に利用される可能性があると考えます。

極端な話ではありますが、仮になんの決まりもなければ、毎年の利益分を決算前にそのまま役員報酬として法人の利益をゼロに近づけ、法人税を払わないということも可能になってしまいます。

そういった会社の恣意的な利益操作の可能性を排除するため、役員報酬の決め方について税法にて細かく規定されているのです。

原則は「事業年度開始の日から3か月以内」なら変更可能

では、具体的にどのような決め方になるのでしょうか。

まず前提として、役員報酬は一度決めるとその事業年度が終わるまでは同額で支払う必要があります。これは「定期同額給与」といって、毎月定額を払っているので恣意的な利益操作はしていません、というものです。

そのほか、役員賞与を出す場合には、あらかじめ税務署に給与額を届けておく「事前確定届出給与」が必要になります。また「利益(業績)連動給与」というものもありますが、この記事では定期同額給与に絞って説明をいたします。

定期同額給与の場合、変更できるのは原則として事業年度開始の日から3か月以内となります。たとえば、4月1日が事業年度開始の日の法人であればそこから3か月以内、つまり6月末までのタイミングで変更するということになります。

もちろん、6月末に変更しなければならないというわけではなく、3か月以内に変更すればよいので、中小企業等では決算の定時株主総会に合わせて5月に変更し、6月より変更後の報酬を支払うというケースが多いようです。

なお、このタイミング以外で役員報酬を変更すると税務上の損金とみなされず、余分な税金が発生する可能性があります。ただし、一定の「変更が認められる条件」を満たすと、年度の途中でも変更できることになっています。

年度の途中で変更が認められる条件と注意点

年度途中でも変更が認められる条件とは、「臨時改定事由」または「業績悪化改定事由」に該当するときをいいます。具体的には以下のような内容です。

就任または退任に伴う変更(臨時改定事由)

まず挙げられるのが、新規に役員となるまたは役員を退任する場合です。

そもそも当初役員ではなかった人が期中に役員になった場合、就任によって役員報酬が発生するのは当前だといえます。同様に、役員を期中で退任した場合も退任後の役員報酬は発生しません。

よって、このような場合は臨時改定事由として役員報酬の変更が認められることになります。

地位や職務内容の変更があった場合(臨時改定事由)

次に挙げられるのは、平取から常務や専務、社長といった上級役員になった場合など、地位の変更職務の内容の重大な変更があった場合です。

地位の変更や職務内容の変更があれば、報酬額が変動してもおかしくはありません。税法としては、あくまで「役員報酬における会社の恣意的な利益調整の可能性を排除したい」、ということがポイントとなるため、このような理由による役員報酬の変動については、臨時改定事由として認められています。

会社の経営状況が悪化した場合(業績悪化改定事由)

役員個人の状況の変化だけではなく、会社の経営状況が著しく悪化した場合にも役員報酬の変更が認められます。

では、この経営状況の著しい悪化とはだれがどのように判断するのでしょうか。

税務上の損金性という観点であれば、この点が問題になるのは税務調査の場であるため、最終的には税務署または国税局(場合によっては国税不服審判所または裁判所)が個々のケースをみて判断することになります。

この判断の際には会社の判断だけではなく、客観的な事情があるかどうか、取引先や銀行といった第三者との関係上役員報酬を減額せざるを得ない状況となったかどうか、といったことがポイントとなります。

なお実務上は、減額改定については税務調査でそこまで厳密に追求されないという話もありますが、規定がある以上は安易に減額するのは控えたほうがよいでしょう。

その他の特別な事情(臨時改定事由)

そのほか、たとえば会社が合併したため役員の給与水準を合わせる必要がある場合や、役員が病気で入院していたというような特別な事情の場合も変更事由として認められることがあります。

この記事で挙げた以外の理由があるなど、判断に迷う際は所轄の税務署または税理士に相談してみてください。

役員報酬変更の手順

役員報酬変更の手続き自体は、そんなに難しいものではありません。具体的には、以下のような手順で手続きを行います。

「事業年度開始の日から3か月以内」に変更する場合

役員報酬は株主の決定事項なので、まずは株主総会を開催し、そこで役員報酬を決定することになります。

株主総会の場で役員報酬が無事決定すれば、その議決内容を議事録に残します。この株主総会議事録は、税務調査の際に正当な手続きで役員報酬が決定されていることを示す資料となります。また社会保険料の変更の際に、提出を求められる場合がありますので、確実に用意・保管しておきましょう。

定期同額給与の変更の場合は、税務署等への届出は必要ないため、変更手続き自体はこれで完了となります。

年度の途中で変更する場合

年度の途中で役員報酬を変更する場合も手続きは同じです。定時ではなく臨時で株主総会を開くという点のみが異なります。

「株主総会議事録」はどう作る?【記入例付き】

株主総会議事録には、以下のような内容を記録します。会社内での決まったフォーマットがない場合は、こちらの記入例を元に作成してみてください。

株主総会議事録のダウンロードはこちら(Word)

社会保険の手続きが必要になることも

株主総会で役員報酬を変更したあとに、社会保険の手続きが必要になることがあります。これは給料(報酬額)により、健康保険料と厚生年金保険料が変動するためです。

報酬額の変更の前後で、標準報酬月額が2等級以上変動する場合「被保険者報酬月額変更届」を事業所の所在地を管轄する年金事務所に提出しなければいけません。

添付書類は原則不要ですが、届出が遅れた場合または標準報酬月額が大幅に下がる場合には、添付書類として所得税源泉徴収簿等を求められるため、変更前後の報酬を比較して、等級がどの程度変わったのかをきちんと把握してから必要な手続きに移りましょう。

おわりに

役員報酬の決め方には、さまざまな規制があります。

タイミングを計らなければならず、場合によっては煩わしく感じるかもしれませんが、きちんと守っていないと報酬額が否認され、余分な税金を払わなければならなくなる可能性がありますので、注意しておきましょう。

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