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どんな手続きで必要になる?「登記簿(登記事項証明書)」と「印鑑証明書」の取得方法

会社設立後には、各公的機関や取引を行う金融機関に各種届出を行います。

その際に必要になるのが「登記事項証明書」と「印鑑証明書」です。たとえば、社会保険の手続きや銀行の口座開設をする際などにこれらが必要になります。

この記事では、登記事項証明書と印鑑証明書の取得方法を解説いたします。

目次

登記事項証明書とは

会社には、その会社について特定の情報が記載されている「登記簿」というものが存在します。

登記簿には、会社名をはじめ住所地・資本金・役員・代表取締役などの会社の情報が記載されていて、会社設立の登記申請を法務局にした際に作成されます。現在は情報が電子化されており、その登記簿の写しを「登記事項証明書」といいます。

ですので、登記簿が必要と言われたら、登記事項証明書を用意すれば基本的には問題ありません。

登記事項証明書の種類

登記事項証明書には以下の4種類があります。

現在事項証明書

現在効力のある事項、役員の就任の年月日、会社設立の年月日が記載されています。商号及び本店所在地については、1つ変更前の内容も記載されています。

履歴事項証明書

現在効力のある事項が記載されていることは現在事項証明書と同じですが、それに加えて、履歴事項証明書を請求した日の3年前の1月1日から、当該請求日までの間に抹消された事項についても記載されています。

なお、抹消された事項については下線が引かれています。「登記簿謄本が必要」と言われた場合、多くはこの履歴事項証明書のうち全ての項目が記載されている「履歴事項全部証明書」を指しています。

閉鎖事項証明書

履歴事項証明書を取得しても記載されない事項(閉鎖した登記の記録)が記載されています。

本店移転により他の法務局が管轄する地域へ移ったり、清算結了や合併による消滅により登記簿自体が閉鎖されているときは、その内容を知るには閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

なお、情報が電子化されるより前の登記簿の内容は、帳簿式の閉鎖事項証明書を取得する必要があり、これはその管轄法務局にしか置いていないため、当該法務局に請求しなければなりません。

管轄法務局とは、情報が電子化される時に当該会社の本店所在地を管轄する法務局です。

代表者事項証明書

会社の代表者名と商号、本店、代表者の資格(代表取締役、代表社員、代表理事、など)が記載されています。

登記事項証明書の取得方法と手数料

登記事項証明書は、手数料を支払えば誰でもどこの法務局でも取得することができます。また、オンラインや郵送で交付請求することも可能です。このとき、身分証明書や印鑑は不要です。

そもそも登記制度というのは、取引を行う可能性のある相手方の会社に関する一定の事項(代表者等は誰なのか、資本金はいくらなのか)を確認し、どのような会社なのかを判断して円滑な取引を実現するためのものでもあるので、誰でも取得することができるようになっています。

ただし、帳簿式の「閉鎖事項証明書」については、管轄法務局でしか取得することができません。

法務局の窓口

「登記事項証明書交付申請書」に必要事項を記入し、収入印紙を申請書の指定欄に貼付けて提出します。

受付時間は、国民の祝日に関する法律に規定する休日および年末年始の休日をのぞく月曜日から金曜日までの午前8時30分~午後5時15分です。

郵送

「登記事項証明書交付申請書」に必要事項を記入し、収入印紙を申請書の指定欄に貼付けたものと切手を貼った返信用封筒を同封して、登記所宛に郵送します。

オンライン

法務局が提供する「登記ねっと」で交付請求ができます。受け取り方法は窓口か郵送かを選びます。

内容の確認だけが必要な時には、「登記情報提供サービス」が便利です。1通337円でオンライン上で登記内容を確認することができます。

利用時間は、国民の祝日に関する法律に規定する休日および年末年始の休日をのぞく月曜日から金曜日までの8時30分から21時までです。

交付申請書は、法務局の窓口または法務局のHPから入手することができます。

発行にかかる手数料は、交付請求の方法によって以下のように異なります。

請求方法 手数料 納付方法
法務局の窓口 1通600円
(51枚目以降は1通100円)
収入印紙
(郵便局や法務局で購入可能)
郵送
オンライン(郵送受け取り) 1通500円
(51枚目以降は1通100円)
※書留および速達は別途実費
オンラインバンキング
モバイルバンキング
電子納付
オンライン(窓口受け取り) 1通480円
(51枚目以降は1通100円)

印鑑証明書とは

会社を登記するときに登録した印鑑の印影を証明する書類のことです。

これは法務局という第三者によって、その印鑑の正当性・信頼性を保証しているというあかしになりますので、重要な場面においてしばしば必要になります。

印鑑証明書の取得方法と手数料

法人の印鑑証明書も、手数料を支払えばどこの法務局でも取得することができます。また、オンラインや郵送で交付請求することも可能です。このとき、「印鑑カード」が必要になりますので事前に取得しておきましょう。

法務局の窓口

「印鑑証明書交付申請書」に必要事項を記入し、収入印紙を申請書の指定欄に貼付けたものに、印鑑カードを添えて提出します。

受付時間は、国民の祝日に関する法律に規定する休日および年末年始の休日をのぞく月曜日から金曜日までの午前8時30分~午後5時15分です。

郵送

「登記事項証明書交付申請書」に必要事項を記入し、収入印紙を申請書の指定欄に貼付けたものと切手を貼った返信用封筒、印鑑カードを同封して、登記所宛に郵送します。

オンライン

法務局が提供する「登記ねっと」で交付請求ができます。受け取り方法は窓口か郵送かを選びます。

利用時間は、国民の祝日に関する法律に規定する休日および年末年始の休日をのぞく月曜日から金曜日までの8時30分から21時までです。

申請書に電子署名を付す必要があるため、あらかじめ「電子証明書」を取得しておく必要があります。

交付申請書は、法務局の窓口または法務局のHPから入手することができます。

発行にかかる手数料は、交付請求の方法によって以下のように異なります。

請求方法 手数料 納付方法
法務局の窓口 1通450円 収入印紙
(郵便局や法務局で購入可能)
郵送
オンライン(郵送受け取り) 1通410円
※書留および速達は別途実費
オンラインバンキング
モバイルバンキング
電子納付
オンライン(窓口受け取り) 1通390円
(51枚目以降は1通100円)

印鑑カードの取得方法

印鑑カードは、登記完了後に管轄の登記所の窓口または郵送にて「印鑑カード交付申請書」を提出すると、無料で取得することができます。申請書には会社の実印(登記で登録したもの)を押印します。

郵送の場合は、返信用の封筒と郵便切手を同封するのを忘れないようにしてください。

印鑑カードの交付申請をする際に、登記事項証明書と印鑑証明書を同時に取得するのが一般的です。

「証明書発行請求機」からも発行できる

法務局によっては「証明書発行請求機」を設置してあるところがあります。

証明書発行請求機であれば、印鑑カードを機械に差し込み、印鑑提出者の生年月日などを入力するだけで、印鑑証明書の発行請求ができるので、手続きを簡略化したい方にはおすすめです。

証明書発行請求機設置場所(東京)

東京都では、東京法務局の以下の場所に証明書発行請求機が設置してあります。

「本局」「港出張所」「世田谷出張所」「新宿出張所」「中野出張所」「杉並出張所」「練馬出張所」「板橋出張所」「豊島出張所」「台東出張所」「城北出張所」「町田出張所」「 立川出張所」「渋谷出張所」「八王子支局」

証明書は何通用意しておけばよいか

会社設立後には、いくつかのやらなければいけない手続きがあり、登記事項証明書や印鑑証明書の原本やコピーの提出が必要になることがあります。

具体的には以下の手続きで必要になりますが、基本的に原本は返却されるので、2〜3通ほど用意しておけば、すべての手続きをスムーズに進めることができるでしょう。

登記事項証明書が必要な手続き

  • 法人設立届出書(都道府県・市町村)
  • 健康保険・厚生年金保険新規適用届
  • 雇用保険適用事業所設置届
  • 法人口座
  • 法人カード
  • 事務所を借りるとき

印鑑証明書が必要な手続き

  • 法人口座
  • 法人カード
  • 事務所を借りるとき

おわりに

会社設立後にやる手続きは、税務関係のものであればスポットで1〜3万円程度の費用で税理士に代理を依頼できるので、検討してみても良いでしょう。

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