親会社と子会社間の貸付に関する議事録の税務的な必要性

相談者様
結論から申し上げます。
税務上は「金銭消費貸借契約書」があれば足り、取締役会議事録や株主総会議事録が“必須”とされることはありません。
ただし、親子会社・同一代表・実質一体経営という関係性の場合、議事録がないと税務調査で「形式否認」や「実態否認」を受けやすくなるのが実務の現実です。

結論の整理として
① 親会社が子会社から借入する場合、議事録は税務上必須か？
必須ではありません。ただし同一代表、親子関係、金融機関を通さない社内貸付という条件が揃うと、税務調査では「本当に独立当事者間取引か？」を強く見られます。この場合、契約書＋（可能なら）社内意思決定を示す議事録があると、調査対応は圧倒的に楽になります。

② 作るなら親会社・子会社どちら？
両方作るのがベストです。
親会社：「借入を行う意思決定をした」ことの記録
子会社：「貸付を行うことが会社利益を害さないと判断した」ことの記録
特に子会社側は、「役員（＝親会社代表）への利益供与ではないか」という視点で見られます。

③ 取締役会非設置会社の場合は？
ご認識どおりです。子会社が 取締役会非設置会社 の場合取締役決定書 または 株主総会議事録 が形式上の意思決定書になります。
実務では取締役が複数いる → 取締役決定書
重要取引・利益相反性が強い → 株主総会議事録
が多いです。税務調査的には「誰が・いつ・何を判断したかが分かる書面」であれば形式は厳密に問われません。

④ 監査役の欠席は記載すべき？
会社法上は記載が望ましい、税務上は必須ではありません
ただし、「監査役がいるのに何も触れられていない」議事録は形式的に雑＝他も雑では？と見られやすいのが実務感覚です。
欠席の場合は「監査役〇〇は欠席」と一文入れておくのが無難です。

⑤ 金融機関借入でも議事録は必要？
税務上は不要、実務上は大口借入、新規借入、条件変更の場合は作成されている会社が多いです。銀行借入は第三者性が強いため、税務否認リスクは低いと考えられます。議事録の重要性は、親子会社間貸付の方が圧倒的に高いです。税務調査で議事録がないこと自体で、直接税額が増えることは通常ありません。ただし次の否認に“つながる可能性”があります。
利息が寄附金、役員給与、受贈益として再分類される
貸付が資本取引、仮装隠ぺい、と疑われる
利息水準が移転価格・過少／過大
と突っ込まれる。これらはすべて「形式が整っていない社内取引」から派生します。