年末調整をアウトソーシングしたときの料金は?メリットや依頼先の選び方を解説

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年末調整をアウトソーシングしたときの料金は?メリットや依頼先の選び方を解説

監修: 中田 博文 税理士

年末はさまざまな業務が立て込む慌ただしい時期であり、年末調整にかかる業務は、多くの企業で大きな負担となっています。 

こうした負担を軽減できる方法が、年末調整業務をアウトソーシング(外部委託)です。この記事では、年末調整をアウトソーシングしたときの料金やメリット、依頼先を選ぶときの注意点について解説します。

目次

アウトソーシングできる年末調整業務

労務や経理に多くの人手を割くことが難しかったり、従業員の多い企業では、年末調整業務を外部に委託する、年末調整のアウトソーシングを検討するケースが増えています。

アウトソーシングの流れは以下のとおりで、個々の年末調整業務ごとに委託することも可能です。

申請書のチェック

従業員から提出された各種申請書や添付証明書を取りまとめてアウトソーシング先に渡し、内容のチェックをしてもらいます。

具体的には、扶養控除、保険料控除、配偶者特別控除、住宅ローン控除など各控除に応じ、申請書の記入漏れや添付証明書の不備などのチェックを行います。

年末調整データの作成

年末調整の情報が確定したら、従業員ごとに所得金額や各種控除などをまとめた年末調整データの作成が行われます。

このデータは源泉徴収票の作成や、社内の給与システムに取り込むこともできます。

源泉徴収票の作成

年末調整のデータを元に、源泉徴収票の作成が行われます。この書類には、1年間の給与や源泉徴収税額、社会保険料などが記載されていて、従業員への配布と税務署への提出が必要です。

なお、税務署には翌年の1月31日までに提出する必要があります。

給与支払報告書の作成

年末調整データを元に、給与支払報告書が作成されます。

給与支払報告書とは、従業員の1年間の給与所得が記載された、住民税を算出するために必要な書類です。従業員の住所地を管轄する市区町村役場に対し、翌年1月31日までに提出する必要があります。

法定調書合計表の作成

法定調書は、税法によって税務署に提出が義務付けられている書類です。

法定調書の内容をすべて記載したものが法定調書合計表で、主に従業員の給与、外部に支払った報酬、源泉徴収税額などについて記載し、翌年1月31日までに税務署に提出します。

年末調整をアウトソーシングするメリット

年末調整をアウトソーシングすることで、次のようなメリットがあります。

手間が省ける

まず、手間が省けるのでその分コア業務に集中できるという点が挙げられます。

年末は、賞与計算や売上計上などの業務が立て込む時期です。さらに年末調整は、翌年1月31日までに申告を終えないと、不納付加算税や延滞税などの追徴課税が発生する可能性があるため、優先すべき業務となります。

法改正へ迅速に対応できる

年末調整は、たびたび行われる税制改正の影響を受けるため、税制改正に関する情報のインプットが欠かせません。特に専任の担当者がいないようなケースでは、最新の税法へ対応するのはなかなか困難です。

その点、アウトソーシングすれば、法改正にもきちんと対応したミスのない年末調整を行ってもらうことができます。

コスト軽減につながる

年末調整のために、担当部署の残業が一時的に増加したり、追加人員を雇用したりすると、企業にとっては人件費増につながります。

人件費がどれだけかかるかにもよりますが、年末調整は年に一度の業務のため、スポットで外部委託したほうがコストがかからない可能性があります。

年末調整をアウトソーシングした際の料金相場

年末調整を含む、税務書類の作成など税務代行は税理士しか行うことができません。

そのため、年末調整代行を依頼するときは、税理士または税理士が所属する専門業者に依頼する必要があります。

税理士に依頼したときの費用

税務の専門家である税理士へ依頼した場合、年末調整業務のほかにも、税務相談や節税対策、資金調達などの相談ができるというメリットがあります。

料金は、一定の従業員数までは基本料金内で、超えた分に関しては1名あたりいくらという従量制となります。従業員が10名前後であれば、基本料金1〜3万円程度が相場となっていて、一定数以上であれば、1人あたり1000円〜3000円ずつ加算されるケースが多くなります。

また、従業員が数人しかいない場合には、顧問料の範囲で年末調整も対応可能な場合もありますので、税理士と顧問契約を結ぶ際にどこまで顧問料で対応できるのか確認してみましょう。

専門業者に依頼したときの費用

年末調整の代行業務を専門としている業者もあり、料金形態は税理士に依頼した場合と同様に、基本料金+従業員人数に応じて加算されるのが一般的です。価格設定は税理士に依頼した場合よりも若干低めとなっていることが多くなります。

そのため、給与計算は自社で対応できているが「年末調整だけスポットで依頼したい」「とにかくコストを抑えたい」という場合には、専門業者を外注先として選択する方法もあります。

年末調整のアウトソーシング先を選ぶときの注意点

多くのメリットがあるアウトソーシングですが、外注先を選ぶ際には以下のポイントに注意しましょう。

税理士資格の有資格者に依頼する

同じく社外にアウトソーシングされることの多い給与計算は、税理士と社会保険労務士(社労士)のどちらでも行える業務です。

ただし、社会保険関係の手続きは社労士の独占業務であるのと同様に、年末調整に伴う税務代行、税務書類の作成、税務相談は、税理士法により税理士のみが代行できる独占業務となっています。

そのため、税理士や税理士資格を抱える業者以外が業務を行うことは、法律違反となるので注意しましょう。

セキュリティ管理を確認

アウトソーシングする際には、従業員のマイナンバーや住所などの個人情報が記載された書類を委託先に預けることになります。

そのため、プライバシーマークを取得しているかなど、万全なセキュリティ対策を講じているかどうかを事前に確認し、慎重に委託先を選ぶ必要があります。

費用対効果を検証

アウトソーシングをすることで、当然ながら委託先への外注費が発生します。先述したように、従業員の人数が増えるほど外注費も高くなります。依頼する際には事前に見積もりを取り、社内で行った場合と外注した場合とでかかる費用を比較し、検討しましょう。

その際には料金だけでなく、経営者や担当者が本業に専念できる時間を確保できるといった費用対効果もあわせて確認するとよいでしょう。

柔軟な対応をしてくれるか

外部に業務を委託するということは、たとえば従業員から問い合わせがあっても、すぐに対応できないといった懸念があります。また、アウトソーシングすることで、年末調整に関する知識やノウハウが社内に蓄積されないというデメリットもあります。

そこでアウトソーシング先を選ぶ際には、問い合わせに即時対応してくれるか、柔軟なアドバイスが受けられるかどうかも選択基準のひとつとするとよいでしょう。

おわりに

年末調整は年に一度の頻度ではあるものの、作業負担が大きい業務です。アウトソーシングすることで業務の手間を省けるほか、社内で行う場合よりも人件費を削減できる可能性もあります。

税務の専門家である税理士に委託をすれば、より正確な申告を行うことができ、年末調整以外にも決算申告などさまざまな税務関連業務をサポートしてもらえます。

さらに節税対策や決算対策などについても適切なアドバイスを受けることが可能なので、税務に関する相談も行いたい場合は、年末調整を単発で依頼するだけでなく、顧問契約を結ぶことも検討してみましょう。

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