公正証書について

　何故相手は払えないのですか。払わないのではなく、払えないのですよね？
　値引きではなく「貸倒損失」として経理処理することは可能ですし、法的に認められる余地はあります。ただし、税務上（損金）として認められるためには、公正証書の作成だけでなく、相手方の財政状態が「本当にこれ以上払えない状態（回収不能）であること」が客観的に証明できることが厳格な条件となります。
　今回のケースは、法人税基本通達9-6-1（法律上の貸倒れ）の「書面による債務免除」に該当します。当事者間で合意し、公正証書等で1100万円の債務を免除（放棄）した場合、その金額は法的に債権が消滅するため、原則として「貸倒損失」として計上することが認められます。
　公正証書を作成するだけで無条件に貸倒損失になるわけではありません。税務調査では、以下の実質的な要件を満たしているかが厳しくチェックされます。
　・債務超過が相当期間継続していること： 相手方の資産状況や支払能力からみて、本当にその1100万円が弁済を受けることができないと認められる状態である必要があります。
・経済的合理性があること： 「これ以上督促しても回収コストがかかるだけ」「900万円だけでも今すぐ一括回収する方が自社の経済的利益になる」といった合理的な理由が必要です。
・利益供与（寄附金）とみなされないこと： 相手方にまだ隠し資産や他の回収手段があるにもかかわらず、親しいから、あるいは取引を続けたいからという理由で安易に免除した場合、貸倒損失ではなく「寄附金」とみなされます。寄附金と判定されると、損金（経費）として算入できる金額に大きな制限がかかり、自社の税金が高くなってしまいます。
　公正証書を作成することは、「いつ、どのような合意の元で債務免除が行われたか」を客観的に証明する上で非常に有効な手段です。しかし、それ以上に大切なのは「相手方が資金繰り悪化で払えなかった証拠」の保管です。税務調査対策として、以下の書類を必ずセットで保存しておいてください。 ・相手方の決算書や試算表（債務超過や赤字がわかるもの）
・資金繰りが破綻していることを示す書面や、相手方からの「支払えない旨の申出書・依頼書」
・これまでに行ってきた督促の履歴（メール、電話メモ、内容証明郵便など）

公正証書で免除すれば自動的に貸倒損失になるわけではなく、相手の支払能力しだいです。

貸倒損失として損金にできるのは、相手の債務超過の状態が相当期間続いていて、その債権の弁済を受けられないと認められる場合に、書面で債務免除を明らかにしたときです。公正証書はこの書面として十分ですが、肝心なのは相手の財産状態のほうです。

資金繰りが苦しいという一時的な事情だけで、実際には資産があり払えるのに免除すると、その1,100万円は相手への経済的な利益の無償の供与、つまり寄附金と見られて損金にならないおそれがあります。

値引きとの違いも整理しておきます。商品やサービスの内容に問題があって代金を減らすなら売上の値引き (対価の返還) で、消費税もその分減ります。今回のように商品には問題が無く、回収できないから免除する場合は値引きではなく、貸倒れの筋で整理するのが自然です。貸倒れの要件を満たせば、消費税でも貸倒れに係る税額控除が受けられます。

実務では、相手の決算書や資産負債の状況、督促や回収努力の記録を残し、免除の理由 (支払不能であること) を公正証書にも書き込んでおくと説明しやすくなります。御社が個人事業主でも、貸倒れの考え方は同じです。