立替金の領収書について（消費税の扱い）

原則として、立替金なら立て替えた人が相手に請求するときは消費税の対象外です。

参加者に渡す書類は、貴方の登録番号を載せた領収書ではなく「立替金精算書」にして、夕食分は夕食業者のインボイスの写しを添え、昼食分は登録番号のない業者への支払いだと分かるように書き分けてください。

理由は、参加者から見た食事の仕入先は業者であって、貴方ではないからです。立替払いでは、立て替えた人が受け取ったインボイスの写しと、参加者ごとの負担額を書いた明細書 (精算書) の2つをセットで保存すれば、参加者は仕入税額控除ができます。人数が多くて写しを渡すのが難しいときは、精算書に業者名と登録番号を書いておけば精算書だけでもかまいません。

昼食分は業者に登録番号が無いので、参加者側でも登録番号のない事業者からの仕入れになり、消費税は全額ではなく一定割合だけ控除できる経過措置の扱いです。精算書には昼食の税込金額と「登録番号なし」と書き、夕食分 (税率と消費税額は業者のインボイスどおり) とは分けて記載すれば足ります。

貴方自身の帳簿では、立替金は売上にも仕入にもならず、消費税の計算には入りません。