請求書控え、および立替金精算書などの保管義務について
私は建築関係でフリーランスをしています。
（業務委託契約）
毎月請求書と一緒に、経費の立替金精算書、および業務時間記録表を提出しています。
これらの書類の保管義務について教えて頂きたいと思っています。
・請求書（控え）：インターネットで調べたところ、請求書（控え）の発行義務はないとのことでしたので、控えは作成していませんが、得意先に提出する紙の請求書を念のためスキャンし、PDFデータで保管しています。もともと発行義務のない書類のためタイムスタンプなどの付与はしていません。問題ないでしょうか？
・立替金請求書：得意先指定のExceフォーマットで作成したものを印刷し提出しています。保管義務はないと認識していたため、特に保管はしておらず、パソコンにExcelデータが残っている程度です。問題ないでしょうか？
ちなみに仕訳帳には立替金発生時と精算・受取時に仕訳もしており、得意先発行の支払明細書にも立替金の金額が記載されています。
・業務時間記録表：得意先指定のExceフォーマットで作成したものを印刷し提出しています。経費の事業割合の根拠としているため、ExcelからPDF出力したものをデータで保存していますが、タイムスタンプなどの付与はしていません。問題ないでしょうか？
恐れ入りますが、お教え頂ければと存じます。よろしくお願い致します。
税理士の回答
上記の請求書の控えや立替金請求書の控え、業務時間記録表の控えは、保存していただく必要があります。（「控え」は発行する書類ではなく、どのような書類を発行したかわからなくならないようにするため、コピーなどで手元に控えておくものです。）
上記の控えは、売上計上の重要な証憑書類となり、税務調査があった場合にも確認される書類だからです。
保存方法は、現状で問題ないと思われます。タイムスタンプ等は不要だと思われます。
下記、国税庁のパンフレットをよくご覧いただければと思います。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf
ご回答ありがとうございます。
いずれも控えの保存が必要とのことで、お教え頂きありがとうございます。
保存方法につきましては、今のままで問題ないとのことで安心しました。
パンフレットのURLも記載して頂き、大変ありがとうございました。
本投稿は、2025年08月14日 21時23分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
