輸出者以外に輸入品代金を支払う場合、準備すべき書類など教えて頂けませんか？

準備すべき書類
第三者支払い依頼書
中国現地法人から正式依頼書（日本語訳付き）。理由（税務局指摘内容）、支払金額・相手口座、還付修正の必要性を明記。税務署・税関説明用です。
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商流確認書類
第三者（実販売元）→上海現地法人間の売買契約書・普通発票（上海現地法人宛）、上海現地法人→日本本社間の輸出契約書・インボイス（荷受人宛）。二重発票の存在を裏付けです。
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税務局指摘証拠
中国税務局の指摘通知書コピー（可能なら）。還付否認回避のための支払い必要性を証明するため。
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エスクロー合意書
任意ですが推奨します。送金前に第三者から上海現地法人への還付完了確認を条件に。
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会計・税務処理
会計上
借方「仕入高」／貸方「買掛金（第三者名義）」
通常の輸入仕入として計上（輸出者名義のインボイス使用）。
摘要に「輸出者以外第三者支払い（依頼書No.XX）」。
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税務上（日本）:
輸入消費税申告はBL・インボイス通りに（輸出者名義）。
第三者支払いは「実質的取引相手への決済」として非課税扱い可能です。
外為法報告（3,000万円超TT送金時、日本銀行提出）。

移転価格税制リスク低（輸入価格不変）。ただし、税務調査で「実態不一致」指摘時は上記書類で説明すること。
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想定される手続きフロー
書類収集・レビュー
上記書類を揃え、日本税理士・弁護士確認（中国法務リスク）。
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送金実行
銀行に依頼書・契約書添付でTT。為替報告書作成（外為法）。
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事後確認
支払後、上海現地法人から還付完了・税務修正証明受領。日本税務署事前相談（任意、輸入申告時）。

記録保存
全書類7年保管。輸入通関時税関に説明準備。
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エスクロー合意書
任意ですが推奨します。送金前に第三者から上海現地法人への還付完了確認を条件に。


ご回答ありがとうございます！！
これは、第三者と上海現地法人と当方の三社契約書のようなものを指すのでしょうか？
また、「送金前に第三者から上海現地法人への還付完了確認を条件に」という件がちょっとピンとこないのですが、もう少し詳しく教えて頂けないでしょうか？

エスクロー合意書は、貴社（日本本社）・上海現地法人・第三者の3者間で取り交わす覚書（三者合意書）を指します。
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送金条件を明記し、貴社リスクを最小化します。
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エスクロー合意書の目的と内容
第三者支払いの特殊事情で、貴社が上海現地法人に代わり第三者に送金する際、「送金前に還付完了確認を条件とする」ことで、貴社保護を図ります。通常エスクローサービス（銀行・専門業者が仲介預かり）は貿易で一般的ですが、今回は書面合意で簡易実現できます。
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基本条項例
当事者　日本本社（支払者）、上海現地法人（依頼者）、第三者（受取人）
支払内容　貴社が第三者に○○円をTT送金（貨物○○に対する代金）
条件　第三者が中国税務局の増値税還付手続完了後、上海現地法人から貴社へ証明書発行→即時送金実行
還付未完了時　送金保留、上海現地法人が貴社へ代替支払いor損害賠償
期限　還付証明受領後○日以内送金
管轄法　日本法、日本裁判管轄（任意）
これで「二重発票問題解決まで送金せず、貴社が餌食にならない」仕組みとなります。
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「送金前還付確認」の詳細フロー
事前　上海現地法人が第三者に還付申請督促、税務局指摘修正
還付完了　第三者が還付受領→上海現地法人へ証明書（還付明細コピー等）発行
合意書通達　上海現地法人が貴社へ証明送付→貴社がTT送金実行
代替　還付遅延時、貴社送金→上海現地法人に求償権発生（合意書記載）
物理的エスクロー（預かり口座）不要で、書面条件付けにより実効性確保。中国側協力前提。

ご提案
日本語・中国語併記、電子署名可。日本弁護士レビュー後締結
銀行相談（三菱UFJ等貿易銀行でTT条件付送金対応可）
リスク　中国側不履行時は日本裁判執行難。任意だが、依頼書＋この合意で税務署説明強化できます
中国法務リスク高いので、現地弁護士活用をお願いいたします。

より厳密・詳細についてはお近くの弁護士先生へご相談することを強く推奨いたします。