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出張日当の仕訳方法について

■前提
・法人(役員のみ)
・場面:出張経費の精算
・出張旅費に関する規程は制定し、出張日当についても設定がある
・宿泊/交通費は主に法人クレジットカードで支払っている
・役員個人が立て替えた場合は、申請の後、「振込」にて事後に実費精算。
 (仮払金などの運用は原則行わない)
・会計ソフトと連動させているため、クレカ明細で落ちるものは、明細確定後に決済完了取引として経費処理を行う(事前に未払金などでは立てない)

■相談したい論点
・出張の経費精算を月次で締めて、翌月にその経費分を支払う、といった場合において、
 上記のような運用を取っている場合、
 「クレカ」の決済済み取引として扱う分と、日当などとして支払う分で登録方法が異なるのかなと思っています。
=======
①クレカ支払い分の運用
・クレカ明細の該当取引(宿泊費など)に対し、各々旅費交通費を引き当てる
②出張日当など、クレカが絡まない分の運用
・日当や、クレカが使えない支払いで役員が立て替えている場合、
 旅費交通費●円/役員借入金●円
 として処理し、後日まとめて当該役員に対し振込(その際に借入金は相殺)
=======
■確認点
・上記①②が問題ないか?
・特にこの②において、貸方の役員借入金ではなく、未払金として処理すべきではないか?ということが気になっております。
 というのも、「日当」は実際のリアルな支払い額と完全一致するわけではないと思うので、
 役員が支払ったという体にすることが流れとして正しいのか?ということが気になっています。
 ただ、もし他の経費立て替え分は役員借入金として処理すると思いますし、
 基本的に出張以外の経費においても未払金で運用するケースはほぼ無さそうなため、
 上記対応で問題ないかの確認となります。

・ちなみに、上記のように運用する場合、1個の出張明細書に対し、
 別々の仕訳を行う形となりますが、それは特に問題無いものでしょうか?

以上、何卒よろしくお願いいたします。

税理士の回答

質問内容を拝読しました。
内容を理解しきれていなければ申し訳ございませんが、以下のように考えます。

>上記①②が問題ないか?
→この場合は役員借入金ではなく、未払金として処理する方が好ましいです。

>もし他の経費立て替え分は役員借入金として処理すると思います
→会社の経費精算についても、以下の仕訳で処理されるということでしょうか?
○○費 ××円/役員借入金 ××円

私が会計処理をするのであれば、未払金に補助「社長個人名」を作成し、以下の仕訳をします。
○○費 ××円/未払金・社長名 ××円

そもそも借入金とは、お金を借りる勘定です。
本来であれば、「○○円を○月○日に役員○○から借りて、○月○日に返す」という取引が借入金勘定です。
厳密には金銭消費貸借契約書を作成します。
今回の取引は経費の立替えですから未払金で処理すると、取引と一致します。

会社の資金繰りが厳しく、未払金を払えない状態が続き多額になった場合には、借入金とするなど対策を考えますが、取引時点は未払金で処理するとよいですね。

>ちなみに、上記のように運用する場合、1個の出張明細書に対し、
 別々の仕訳を行う形となりますが、それは特に問題無いものでしょうか?
→別々の仕訳とは二行で行うということでしょうか。
税金計算上は貸借正しく仕訳されていれば影響することはないです。
ただ、仕訳の仕方・会計ソフトの機能の使い方(伝票会計、仕訳日記帳など)で、チェックのしやすさ、経営状況の把握の精度が異なってきます。ご自身で見直す時に見やすいルールを決めると良いと思います。

お礼が遅くなりました。
丁寧にご回答いただき、誠にありがとうございました。
承知いたしました。

なお、もしよろしければ後学のために追加で教えていただきたいのですが、
弊社のように、役員2名といった少人数の会社の場合、
現金での会計を減らしつつ、会計処理も簡素化するために、「役員借入金」を用いることも有効といった記述を、ものの本で読んだことがあります。
基本的に、会計処理を月1ぐらいの頻度で行うため、そのタイミングではすでに前月分の経費は支払い済みとなっていることが多く、
未払金として建てるというよりは、「役員が立て替えたお金」として貸方を役員借入金で当ててしまったほうが簡便という考え方です。

…という文脈で捉えた場合に、役員借入金を用いることはNGではない、という理解をして良いものでしょうか?

会社にお金が足りなくなって、まとまった額○○○万円とお金を貸す場合は役員借入金を使います。

一番は何のために個人のお金を出したか線引きするためでしょうか。

今回のような経費であれば、未払金を使う
事業資金の補填であれば、役員借入金を使う

私は資金繰り・資金管理を重きを置いて処理をします。会計処理を見返して経営を見直すこもあるので、後で見て分かるように未払金・役員借入金と区別します。実態把握や改善策を出しやすいので色分けしているイメージでしょうか。
たとえ設立当初であっても、事業が拡大し継続するとして処理していますので、まだ始めたばかりだから、少人数だからと理由づけしません。これは私の考えです。


現金の会計を減らしつつ、会計処理の簡素化のため

→役員借入金ひとつで集約する意味も分かります。
あくまでも私の考えです。
質問者様の状況に合った会計処理で、経営に時間を割いていってください。



会計処理が増えますが、資金管理の視点から、
月初に経費仮払金として定額を渡し、月末に経費精算書を作成して処理をする方法もよいかと思っています。

大変丁寧なご回答、誠にありがとうございます。
承知いたしました。かなり私の方での理解が深まりました。
今後の長期的な運用を踏まえて、手法を選択したいと存じます。

改めまして、この度はありがとうございました。

こちらこそ、ありがとうございました。
後から文章を見返しましたが、質問者様に失礼な言い回しではなかったか反省しました。すみません。

経営者はお金が回らなくなると非常に苦しくなります。
あれもこれも大変かと思いますが、数字を見る力は必ず必要です。
ぜひ会計入力を続けていって、自社の試算表を見る癖をつけてください。
いずれ売上と仕入などの一部分の数字を聞くだけで、利益や資金繰りが分かる様になります。それだけで安心できたりします。

本投稿は、2022年09月15日 17時46分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。

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