「仕入高・外注費」「交際費・会議費」など仕訳に迷う勘定科目の判断ポイント - 節税や実務に役立つ専門家が監修するハウツー - 税理士ドットコム

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どちらが正しい?「仕入高・外注費」「交際費・会議費」など仕訳に迷う勘定科目

監修: 岩澤 康雅 税理士

自身で経理、会計業務を行うには最低限の簿記の知識が必要です。また、青色申告者が65万円の特別控除を受けるためには、複式簿記での記帳が必須となってきます。

しかし、なかには「外注費」と「仕入高」、「交際費」と「会議費」などのように、使い分けに迷いがちな勘定科目もあります。そこでこのページでは、よく使う勘定科目のうち、とくにフリーランスや個人事業主の方が、仕訳に迷うものについて解説します。

目次

勘定科目を決める際の2つのポイント

勘定科目とは、複式簿記の仕訳や財務諸表などに用いる、取引の性質を表すために使う項目名のことで、資産・負債・資本の増減や、収益・費用の発生を記録する名称です。

勘定科目を正しく理解し、適切な仕訳をするというのは、「適正な損益を計算し、事業の状況を常に把握できる状態にし、経営判断や資金繰りに役立てるため」という目的があります。

この勘定科目を決める際のポイントが2つあります。

ある程度自由に決められる

勘定科目については、ある程度自由に決めることができます。

しかし、売上金を「消耗品費」にするなど、明らかに取引の性質が違う場合、あとから試算表や財務諸表を確認した際に、何にどれくらい使ったのかという正確な状況がわからなくなってしまいます。

そして適正な損益が算出されず、正しい税務申告ができなくなり、税務調査の際に指摘されるということにもなりかねません。

そのため、簿記の基本的な概念である「資産」「負債」「資本」「費用」「収益」からずれないように仕訳をしていきましょう

使用する勘定科目の数は適正に

使用する勘定科目が多すぎると、記帳や試算表などの確認が大変になってしまいます。反対に、少なすぎたり「雑費」を多様しすぎると財務諸表上で何に使用したのかがわからず、使途不明金として税務調査で指摘される懸念もあります。

使用する勘定科目の数は多すぎず、少なすぎず、適正数を保つようにしましょう。

継続使用する

一度使い始めた勘定科目は、年の途中や年度ごとに変えないようにしましょう。

もちろん必要に応じて勘定科目を統廃合をすることは問題ありませんが、同じ内容の取引に対して勘定科目を何度も変えてしまうと、財務諸表の継続性がなくなり、経営数値の数値がわかりにくくなってしまいます。

開業初年度であれば、前述したポイントをふまえ、自分で勘定科目を採用するだけでよいですが、前任者がいた場合にはむやみに勘定科目を変更せず、継続して利用するのが望ましいと言えます。

以上のことを前提に、フリーランス・個人事業主の方が実際に仕訳を行う際によく使用する勘定科目のうち、仕訳に迷う科目について解説していきます。

会議費と交際費

「交際費(接待交際費)」は、クライアント(取引先)や事業に関係のある社外の人との会食や接待にかかった費用に使う勘定科目のことです。贈答品・プレゼント等を購入した費用も該当します。

一方で「会議費」とは、自社内外での従業員との会議、取引先や事業に関係のある社外の人との打ち合わせ等に関してかかった費用に使う勘定科目です。会議に使用する資料の作成費用や、会議に使用した飲食代、場所の利用料金などが当てはまります。会議費の計上のポイントは「業務上必要な相手との会議」であったかということです。

仕訳をする際の判断基準

「会議費」にすべきか「交際費」にすべきかで迷ったら以下の3つのポイントを参考にして判断しましょう。

  • 取引先との飲食代のうち1人5,001円以上であれば交際費。1人5,000円以下であれば会議費
  • 飲食代以外の接待にかかる費用(贈答品等)は1人5,000円以下でも、交際費
  • 従業員との会議にかかった費用には5,000円基準は設けられていない

会議費については、取引先との打ち合わせを行う上で、高額な飲食代がかかるのは不自然と考えられ、会議費の社会通念上の妥当な金額として、1人5,000円以下という基準が設けられています。1人5,000円以上かかる場合は会議ではなく、接待・交際費に該当するという判断がされるということです。

また、法人であれば、原則として交際費は損金不算入となりますので、この二つの判断は重要になってきますが、個人の場合は、どちらに計上しても全額経費となりますので、厳密に判断しなくても問題ありません。

福利厚生費になるケース

社内での会議にかかった費用であっても、その実態が会議というには不自然であったり、費用が高額である場合は、会議費ではなく「福利厚生費」や「ボーナス(給与・賞与)」とみなされる場合があります。

また、福利厚生費とはすべての従業員に一律に供与されてものであることが必要なため、対象が一部の従業員だけであれば交際費や給与とみなされる場合もありますので注意が必要です。

広告宣伝費になるケース

カレンダー・手帳・タオルなどの贈答品で、不特定多数に対する宣伝効果を意図して使用した費用は、交際費ではなく「広告宣伝費」となります。

仕入高と外注費

「仕入高」とは、仕入れにかかった費用に使う勘定科目です。すでにできあがっている品物を販売目的で購入した際や、商品を製造するために使用する材料などを購入した際に使用します。

一方で「外注費(外注工賃)」とは、他の会社や個人に業務の一部を委託する場合にかかった費用に使う勘定科目です。仕入れた商品の加工を外部業者に委託する際や、派遣会社への支払いで使用します。

たとえば、ハンドメイド商品を販売して生計を立てている方が、アクセサリーを作成するために購入した材料は「仕入」となり、そのアクセサリーの作成を他の業者に依頼した場合は「外注費」となります。

すでにできあがっているアクセサリーを販売するために購入した場合は「仕入」になるということです。

事務用品費と消耗品費

「事務用品費」とは、事務用品を購入したときの費用に使う勘定科目です。伝票やボールペンなどの文房具、コピー用紙やファイルなどが該当します。

一方の「消耗品費」とは、使用するにつれ価値が薄れたり、消耗したりするものを購入したときの費用です。具体的には「使用可能期間が1年未満取得価額が10万円未満」のもので、備品関係、机や椅子、掃除用具、パソコンなどの消耗品が該当します。

この2つを使い分けずにまとめて消耗品費とする事業者もいますが、細かく管理・分析をしたい方は分けて仕訳した方が良いでしょう。

固定資産になる場合もある

購入金額が10万円以上耐用年数(使用可能期限)が1年以上」のものを購入した際は「固定資産」となり、資産として計上し、耐用年数に応じて減価償却をすることになります。

つまり、消耗品費に当てはまらない高額な消耗品や備品などは固定資産となり、「工具器具備品」「車両運搬具」「建物」「土地」などと区別して仕訳をします。

少額減価償却資産の特例

本来であれば資産は財産として扱われますが、中小企業者に該当する青色申告者には「少額減価償却資産の特例」が適用され、購入金額が30万円に満たない少額のものを購入した際は、損金算入して良いことになっています。

たとえば、この特例が適用される個人事業主であれば、25万円のパソコンを購入した場合、その年に一括で経費として計上することができるということです。この際の仕訳はいったん「器具備品」として計上し、同額を全額減価償却費として費用計上します。

事業主貸と事業主借

「事業主貸」とは、事業用のお金をプライベートで使った際に使用する勘定科目です。事業主の生活費の支払い、事業主の税金の支払いなどが該当します。事業のお金を事業主に「貸した」という扱いになります。

一方で「事業主借」とは、プライベートで得た収入やお金を事業用で使ったときに使用します。たとえば出先で事業用のお金を持っていないときに、プライベートな財布から事業用備品を購入したときなどが該当します。事業のお金を事業主から「借りた」という扱いになるのです。

このように、事業主勘定には「貸した」「借りた」という言葉が入っていますが、借入金のように返済する必要はなく、年度末に元入金に組み込むことで相殺します。

会計ソフト上で当てはまるものがないとき

会計ソフトに入力する場合は、ソフトによって選択できる勘定科目が微妙に異なり、登録しようとした勘定科目がない場合もあります。

その際は、近いものを選択して仕訳をすれば問題ありません。もし、どうしても当てはまるものがなければ、勘定科目を新たに追加するとよいでしょう。

おわりに

勘定科目を正しく理解し自身で記帳(自計化)することで、日々のお金の動き、財務状態を常に把握することができます。事業の成長のため、安定した経営のために、財務状態を把握することは非常に重要となるため、自計化するに越したことはありません。

ただし、入力するための人員や時間が必要になったり、そのための設備や簿記の知識が必要となってきます。自計化が困難な場合は税理士に記帳代行という形で、一部の会計業務を依頼することが可能なので、検討してみましょう。

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