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「交際費・会議費・仕入高・外注費」など仕訳に迷う勘定科目の解説~自計化の勧め~

はじめに

会計業務を自計化するためには、経理・会計の担当者はもちろん、一人で事業を行う経営者やフリーランスの方などは、最低限の簿記の知識が必要となってきます。

予備知識がなければ実際に仕訳(記帳)をする際に、「どの勘定科目を使用するのか良くわからない」「似た科目の使い分けが分からない」などの問題が起きると思います。また、青色申告者が65万円の特別控除を受けるためには、複式簿記での記帳が必須となってきます。

そこでこのページでは、よく使う勘定科目のうち、とくにフリーランスや個人事業主の方が、仕訳に迷うものについてご説明いたします。

目次

自計化のメリット・デメリット

自計化とは、企業経営の中で日々発生する取引などの内容をご自身または自社で記帳(会計ソフトなどに入力)することを指します。

自身で取引を記録(記帳)することで、日々のお金の動き、財務状態を常に把握することができます。企業の成長のため、安定した経営のために、財務状態を把握することは経営者にとって非常に重要ですから、自計化をすることはメリットだといえるでしょう。

ただし、入力するための人員や時間が必要になったり、そのための設備や簿記の知識が必要となってくるので、その点はデメリットとなりますが、自計化が困難な場合は税理士に記帳代行という形で、一部の会計業務を依頼することが可能です。

勘定科目を決める際の2つのポイント

勘定科目とは、複式簿記の仕訳や財務諸表などに用いる、取引の性質を表すために使う項目名のことで、資産・負債・資本の増減や、収益・費用の発生を記録する名称です。

勘定科目を正しく理解し、適切な仕訳をするというのは、「適正な損益を計算し、事業の状況を常に把握できる状態にし、経営判断や資金繰りに役立てるため」という目的があります。

この勘定科目を決める際の注意点が2つあります。

ある程度自由に決められる

勘定科目については、資産・負債・資本・費用・収益のどのグループに属する取引か間違っていなければ、自由に自分で決めることができます。

例えば、社内で使うためのボールペンを1本購入したのに「備品」にする。売上金を「消耗品費」にする。など明らかに取引の性質が違った場合、あとから試算表や財務諸表を確認した際に、何にどれくらい使ったか。売上がどれくらいか。などがわからなくなってしまいます。

そして適正な損益が算出されず、正しい税務申告ができなくなります。税務調査の際に指摘されることになるケースもでてきます。

簿記の基本的な概念である「資産」「負債」「資本」「費用」「収益」からずれないように仕訳をしていきましょう。

使用する勘定科目の数は適正に

使用する勘定科目が多すぎると、記帳が大変になり、試算表などを見るときに大変になってしまいます。また、少なすぎたり「雑費」を多様しすぎると財務諸表を見たときに、何に使用したのか内容がわからず、使途不明金として税務署に目をつけられやすくなる可能性が高くなります。

使用する勘定科目の数は多すぎず、少なすぎず、適正数を保つようにすることをおすすめします。

継続使用する

ある程度自由に決めて良いのですが、一度使い始めた勘定科目を年の途中や年度ごとに変えないようにしましょう。

もちろん必要に応じて勘定科目を統廃合をすることは問題ありませんが、同じ内容の取引に対して勘定科目をコロコロ変えてしまうと、財務諸表の継続性がなくなり、経営数値の数値がわかりにくくなってしまいます。

前任者と同様の科目を採用する

開業初年度であれば、前述したポイントをふまえ、自分で勘定科目を採用していくことになりますが、そうでなければ、これまで社内で採用されていたり、前任者が使用していた勘定科目を継続利用し、まずは現状把握するのがよいでしょう。その上で、課題や目的に沿って適宜、変更を検討しましょう。

このようなことを前提に、フリーランス・個人事業主の方が実際に仕訳を行う際によく使用する勘定科目のうち、仕訳に迷う科目について解説していきます。

会議費と交際費

交際費(接待交際費)とは、クライアント(取引先)や事業に関係のある人(社外)との会食や接待にかかった費用のことです。贈答品・プレゼント等を購入した費用も該当します。

会議費とは、自社内外での従業員との会議や取引先や事業に関係のある人との打ち合わせなどに関してかかった費用のことです。会議に使用する資料の作成費用や、会議に使用した飲食代、場所の利用料金などが当てはまります。会議費の計上のポイントは「業務上必要な相手との会議」であったかということです。

このようにやや似た内容となっているので、どちらにするか迷う方も多いかと思います。

仕訳をする際の判断基準

迷ったら以下の3つのポイントを参考にして判断してください。

  • 取引先との飲食代のうち1人5,001円以上であれば交際費。1人5,000円以下であれば会議費。この場合の金額は消費税の経理処理によって算定した価額です。
  • 飲食代以外の接待にかかる費用(贈答品等)は1人5,000円以下でも、交際費。
  • 従業員との会議にかかった費用には5,000円基準は設けられていない。

会議費については、取引先との打ち合わせを行う上で、高額な飲食代がかかるのは不自然と考えられ、会議費の社会通念上の妥当な金額として、1人5,000円以下という基準が設けられています。1人5,000円以上かかる場合は会議ではなく、接待・交際費に該当するという判断がされるということです。

また、法人であれば、原則として交際費は損金不算入となりますので、この二つの判断は重要になってきますが、個人の場合は、どちらに計上しても全額経費となりますので、厳密に判断しなくても大丈夫です。

福利厚生費になる場合もある

社内での会議にかかった費用であっても、その実態が会議というには不自然であったり、費用が高額である場合は、会議費ではなく福利厚生費やボーナス(給与・賞与)とみなされる場合があります。

また、福利厚生費とはすべての従業員に一律に供与されてものであることが必要なため、対象が一部の従業員だけであれば交際費や給与とみなされる場合もありますので注意が必要です。

広告宣伝費になる場合もある

カレンダー・手帳・タオルなどの贈答品で、不特定多数に対する宣伝効果を意図して使用した費用は、交際費ではなく広告宣伝費となります。

仕入高と外注費

仕入高とは、その名のとおり、「仕入れ」をしたときにかかった費用のことです。すでに出来上がっている品物を販売目的で購入した際や、商品を作成するために使用する材料などを購入した際の費用です。

外注費(外注工賃)とは、他の会社や個人に業務の一部を委託する場合にかかった費用のことです。仕入れた商品の加工を外部業者に委託する際や、派遣会社への支払、商品やホームページのデザインをデザイナーに依頼した際などに使用します。

例えば、ハンドメイド商品を販売して生計を立てている方が、携帯用ストラップを作成するために、購入した材料は「仕入」となり、その携帯ストラップの作成を他の業者に依頼した場合は「外注費」となります。

すでに出来上がっているストラップを販売するために購入した場合は「仕入」になるということです。

事務用品費と消耗品費

事務用品費とは、その名のとおり、事務用品を購入したときの費用です。伝票やボールペンなどの文房具、印鑑やゴム印、コピー用紙やファイルなどが該当します。

消耗品費とは、使用するにつれ価値が薄れたり、消耗したりするものを購入したときの費用です。使用可能期間が1年未満、取得価額が10万円未満のもので、備品関係、机や椅子、掃除用具、パソコンなどの消耗品が該当します。

企業によっては、この2つを使い分けずにまとめて消耗品費とするところもありますが、細かく管理・分析をしたい方は分けて仕訳した方が良いと言えるでしょう。

固定資産になる場合もある

購入金額が10万円以上、耐用年数(使用可能期限)が1年以上のものを購入した際は、固定資産となり、資産として計上、耐用年数に応じて減価償却をすることになります。

つまり、消耗品費に当てはまらない高額な消耗品や備品などは固定資産となり、「工具器具備品」「車両運搬具」「建物」「土地」などとして仕訳をします。

少額減価償却資産の特例

本来、資産は財産として扱われますが、青色申告者である中小企業者には「少額減価償却資産の特例」が適用され、購入金額が30万円に満たない少額のものを購入した際は、損金算入して良いことになっています。

例えば、この特例が適用される個人事業主などの中小企業者であれば、25万円するパソコンを購入した際に、その年に一括で経費として計上することができるということです。この際の仕訳はいったん「器具備品」として計上し、同額を全額減価償却費として費用計上します。

※平成29年度税制改正で、適用期限が平成30年3月31日までに延長されました。

事業主貸と事業主借

事業主貸とは、事業用のお金をプライベートで使った時に使用します。事業主の生活費の支払、事業主の税金の支払などが該当します。事業のお金を事業主に「貸した」という扱いになります。

事業主借とは、プライベートで得た収入やお金を事業用で使ったときに使用します。出先でで事業用のお金を持っていないときに、プライベートな財布から事業に使う備品などを購入したときなどが該当します。事業のお金を事業主から「借りた」という扱いになります。

このように、事業主勘定には「貸した」「借りた」という言葉が入っていますが、借入金のように返済する必要はなく、年度末に元入金に組み込むことで相殺します。

当てはまるものがないとき

会計ソフトに入力する場合は、ソフトによって選択できる勘定科目が微妙に異なり、ない勘定科目がある場合もあります。

その際は、近いものを選択して仕訳をすれば大丈夫です。もし、どうしても当てはまるものがなければ、勘定科目を追加できるソフトがほとんどなので追加するとよいでしょう。

追加の方法はソフトによって異なりますので、自身で調べたり、カスタマーに問い合わせてみてください。

おわりに

最初にお伝えした勘定科目を決める際の注意ポイントをふまえて仕訳をすれば、誤った仕訳になることはほぼありませんので安心してください。また、どうしてもわからなければ、簿記に詳しい先輩上司や、税理士などの専門家に聞いてみることをおすすめします。

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