立替金の精算について

知り合いの小さな会社の会計業務を、短期間任されることになりました。
社員が立て替えた経費は、領収書やレシートが提出され、都度銀行で引き出し現金手渡しで精算する形を取っているそうです。
立替払の請求書も、精算した際の領収書も不要とのことです。
素人考えで、精算に関してのトラブル防止のため、受け渡しに関して書類を残すか振込の形を取ることを提案したのですが却下されました。
立替払精算の領収書を受け取ると二重取り（レシートと精算の領収書と）とみなされると説明されたので、それを受け、レシートは返却するという提案もしましたが内訳が分かりづらくなるという理由で却下されました。

立替金の精算に関して、未払いなどのトラブル対策できる方法があれば教えていただけると幸いです。

税理士の回答

境内生

税理士法人アミカ(大阪事務所)

1. 大阪府
2. 大阪市中央区

通常、社員が立て替えたときに領収書を発行しますので
会社としては　経費××　未払金××という仕訳が生じます。
次に社員から定期的に清算を求められますので
その領収書を引き換えに　未払金××　預金××という仕訳になります。期中は領収書引き換えと同時に経費××　預金××でもよいかとは思いますが期末は未払金の残が生じる可能性がありますので注意が必要です。決算整理時に清算すれば領収書も入手できますので問題はないかと考えます

安心しました。ご丁寧に教えてくださり、ありがとうございました。

本投稿は、2021年04月23日 19時41分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。