役員社宅　本人負担額の変更で必要な手続きについて

役員社宅の本人負担額を変更する場合、税務調査を意識すると「計算根拠をきちんと残す」ことが最重要です。そのうえで、形式的に押さえておくと安心な書類があります。


1. 必須で残すべきもの
• 賃料相当額の計算書
（小規模住宅の計算方式に基づき、固定資産税評価額・課税証明の写しなどを添付）
• 賃貸借契約書（家主との契約書の写し）
• 本人負担額の徴収記録（給与天引きや預金口座振替の控えなど）

→ ここまでは必須です。


2. 実務上作成しておくと安心な社内文書
• 役員社宅規程または取扱要領
「役員が社宅を利用する場合の負担額は○○方式で算定する」と明文化しておく。
• 取締役会議事録や株主総会議事録（又は決定書）
• 複数株主がいる会社では「役員社宅の本人負担額を9万円→5万円に変更する」旨を決議。
• 株主が代表者1人であっても、社内決定の形式を残しておくと調査時に説明がスムーズ。

※株主が代表者本人だけの場合、実務上「株主総会議事録」ではなく
　「代表者決定書」や「取締役決定書」の形で残すケースが多いです。


3. 記載すべき内容の例
• 社宅の所在地
• 契約開始日・家主との契約内容（賃料・契約期間）
• 社宅の使用者（役員氏名）
• 負担額の変更理由（課税証明が入手でき、固定資産評価額に基づく正規計算が可能となったため）
• 新しい本人負担額（5万円/月）と適用開始日
• 決定権者（株主総会、取締役会、又は代表者決定）

上田様
この度はご教示いただきありがとうございます。弊社は雇われ役員もいますが、取締役会というものは設定してないように思います。このような会社の場合はどの書類を作成するべきでしょうか。
これまでは役員報酬などは株主総会議事録を作っております。
お手数ですが，追加でアドバイスをいただけますでしょうか。

この場合は、
• 「株主総会議事録」で役員社宅負担額の変更を決めた形にして残す
• もしくは「代表取締役の決裁書」でも形式上は足りる

という扱いで問題ありません。

ご教示いただき誠にありがとうございます。
形式が慣れているので株主総会議事録を用意いたします。
先生のお陰で安心して万が一調査の対策できました。