会社の総務担当者です。年末調整対象者について質問です。

①について
他社分を合算して年末調整をすることはできませんので、他社の勤務状況についてヒアリングする義務もありません。

②について
これは他社分を合算して年末調整をする場合のことでしょうか。もしそうであれば、①のとおりです。

③について
扶養控除等申告書を提出している場合には年末調整をする必要があります。

④について
確定申告をするかどうかの問題と年末調整をしなければならないかどうかの問題は無関係です。本人が確定申告をする場合でも会社は年末調整をしなければなりません。

まとめ
扶養控除等申告書を提出した人が年末に在職していれば、給与2,000万円を超えていない人については、当社と前職分給料につき、年末調整を行う。勤務が重なっている他社分については無視して年末調整を行い、本人が確定申告する。扶養控除申告書を提出していない人からは乙欄で源泉徴収をするといった感じになります。

早急なご回答恐れ入ります。質問の続きをお願いしてもよろしいでしょうか？
ご回答頂きました①について
他社分を合算して年末調整できない事は存じております。そうではなくてアルバイトの為、当社Or他社の収入がどちらが大小なのが？年度によって異るケースがほとんどです。扶養控除申告書をどちらに提出するかの前提は収入が多い方の会社になりますのでそうなるとバイトを1000人雇っている場合は
会社として間違いのない処理をするためヒアリングをしなければならない義務があるのですか？ということです。


ご回答頂きました②について
扶養控除申告書を自分は提出をしなければならないｏｒ出してはいけないと自分から気がつくアルバイトは、まず存在しません。
バイト本人の申告のみで通常の給与や年末調整を処理して、間違いが発覚（甲Or乙違い）をした場合、会社には責任は発生しないのですか？ということです。

ご回答頂きました③について
扶養控除等申告書を提出している場合には年末調整をする必要がありますとご回答を頂きましたが、
他が本業にも関わらず当社に扶養控除申告書の提出があった場合年末調整をしなければならないのですか？
また、不必要な扶養控除申告書は本人へ返却する義務はありますか？

ご回答頂きました④について
決まりに則り処理をするとのご回答　理解しました。

最後に
今回の質問に関して、当社の社員に関しては問題なく対応しています。今回の内容はバイトに特化した
内容でありイメージとしては当社ｏｒ他社伴に100万～150万円前後のあまり収入が高くない者をイメージしてください。休んだり気分にまかせたり自分の都合にあわせて勤務をしているバイトをイメージして頂ければと思います。気が向いたら3か月後にふらっとシフトに入っているようなバイトが1000人いるイメージです。もしよろしければ正しい処理を会社としてするため全般的にアドバイスを頂けますと幸いです。以上　よろしくお願いいたします。

誤解があったようですね。

①について
会社はヒアリングする義務はないのではないでしょうか。
「複数の会社から給料をもらっている人は扶養控除等申告書を給料の多い会社１社のみに提出できること、提出する場合としない場合では源泉徴収額がかわること」など源泉徴収の仕組みを説明した文書を交付しておけば、扶養控除申告書を提出するかしないかは本人の判断の問題ですので、提出状況に応じた源泉事務をすれば足ります。会社の責任は仕組みをしっかり説明してあげることではないでしょうか。

②について
①と同じ問題だと思います。結果的に誤った源泉徴収を行う責任は会社と従業員双方にあります。会社側の責任は制度の仕組みを説明してあげることで、２箇所に扶養控除申告書を提出するのは本人の責任です。人数が多いと一人一人に説明するわけにはいかないと思いますので、わかりやすい文書を交付する（例えば簡単なチェックリストやチャート図等）ことで会社は責任を果たしていることを税務当局に主張できますし、免責されることになるのではないでしょうか。

③について
これは２か所に扶養控除申告書を提出しているような人を想定しているのでしょうか。調査する必要はないですが、本人からそういう話をお聞きになったのでしたら、正しいやり方を教える、場合によっては返却ないし処分するということでいいのではないでしょうか。
あるいは事業者など給与以外の所得がある方がアルバイトを兼業しているような状況でしょうか。
いずれの場合でも、説明をしたうえで扶養控除申告書を提出した人の年末調整をしないでよい理由はないと思います。
扶養控除申告書の提出には一定の法的効果もありますし、マイナンバーも記載されているので、不要なものは返した方がいいと思いますが、本人に確認を取ったうえで処分してもいいのではないでしょうか。義務というより免責のためですね。

ご質問の内容からバイトの人の源泉事務や年末調整に苦労している様子が想像されますが、人数が多い場合にはヒアリングや調査など結果を正しくすることを目的とした業務よりも、直感的にわかりやすい説明文書に改善していくなど正しい結果をもたらす仕組みを作る業務に注力することで正しい処理を目指す方が良いと思います。

この度は、迅速なご回答ありがとうございました。
助かりました。またよろしくお願いいたします。