電子帳簿保存法の取引書類について

電子帳簿保存法に基づき、取引書類を適切に保存することは重要です。ご質問にお答えいたします。

質問①購入者向けの見積書や請求書が無いため、納品書をfreeeのファイルボックスに入れておりますが、電子帳簿保存法の要件を満たしておりますでしょうか。

電子帳簿保存法では、取引に関する書類を電子データで保存する際、以下の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保：データの訂正・削除履歴が保存されること。
2. 可視性の確保：必要な解像度でスキャンされていること。
3. 検索機能の確保：日付、取引先、金額などで検索できること。

freeeのファイルボックス機能は、これらの要件を満たすよう設計されています。具体的には、アップロードしたファイルの訂正・削除履歴が自動で保存され、日付や取引先などの情報を入力することで検索機能も確保されます。

したがって、納品書をfreeeのファイルボックスに保存し、必要な情報を適切に入力していれば、電子帳簿保存法の要件を満たしていると考えられます。

質問②：上記クリアしている場合、1件ずつの取引に納品書データを紐づけなくても、freeeのファイルボックスに纏めて格納しておけば要件を満たしておりますでしょうか。

電子帳簿保存法では、保存した電子データが容易に検索・閲覧できることが求められます。そのため、各納品書データに対して「発行元」「発行日」「金額」などの情報を入力し、検索可能な状態にしておく必要があります。

freeeのファイルボックスにまとめて格納するだけでは、これらの情報が入力されていない場合、検索機能が十分に機能せず、法令要件を満たさない可能性があります。そのため、各納品書データに対して必要な情報を入力し、検索可能な状態にしておくことが重要です。

また、取引と納品書データを紐づけることで、帳簿と証憑の関連性が明確になり、税務調査時などにスムーズな対応が可能となります。そのため、可能であれば各取引に納品書データを紐づけることをおすすめします。

以上の点を踏まえ、freeeのファイルボックスを適切に活用し、電子帳簿保存法の要件を満たすようご対応ください。

このたびはご教示いただきまして誠にありがとうござした。

とても細かく示していただき、確認したいことがすべて解決できました。

アドバイスいただいたように対応して参ります。
ありがとうございました。