ネット販売の「受注伝票の保管について」
ネット販売の「受注伝票の保管について」
ネット販売をしています。
受注データーは、すべてヤフーや楽天などのオンラインサービスで管理しています。
また、各店舗の受注データーは、多店舗展開ツールを使用して管理しています。
商品の出荷に「受注データーを伝票したもの」(受注伝票)の印刷の必要はありせん。
が、受注伝票はわざわざ印刷して保管する必要はありますか?
経理(会計ソフト)のデーターは、各モールの売上データーを自由に見れるため、それを基に入力すれば事足ります。
今までは、プリントして会計ソフトへ帳簿付けをし、モールごとに分けて保管してきましたが、件数が増えてくるととても大変なので、各モールからのデータをダウンロードしてエクセルシートで計算して、プラスマイナスをチェックし、入力した方が効率も精度も上がるため、悩んでいます。
2年たったら、税務調査を受けると思うので、その際にプリントアウトしてとがめられるのも嫌なので、どうすべきでしょうか。
プリントアウトしたものの保管期限は7年のはずなので、スーペース的にも大変なので、対策を考えています。
どうぞよろしくお願いいたします。
税理士の回答

ネット事業の売上計上は、どの帳票からしますか。
納品書控、請求書控にかわるものが、受注伝票とすれば、保管は必要です。
こんにちは。
今は、受注管理システム(ヤフーや楽天からの注文を一括で管理できる仕組み)から、個々の注文の「出荷指示書」をダウンロード、プリントアウトし、そこに記載されている売上金額を商品の出荷日を「売上日」として「売掛売上」として計上しています。
後日、各モールから振り込まれた金額を照合し「回収」取引としています。
同じシステムから、注文伝票ごとではなく、日々や期間指定で売上データを抽出することもできるので、それをエクセルシートでダウンロードして、1日分の売掛データとして入力するのであれば、印刷枚数が大幅に減ると考えています。
もちろん、後日、注文番号から個別の伝票をプリントしたり、参照することも可能です。

お返事ありがとうございます。
本来は、出荷指示書の出荷予定日ではなく、納品書控のような出荷日がわかる受注伝票で売上計上するのでしょうか。
とすれば、受注伝票のみの保存でよいと思います。
分かりにくくてすみません。
コンピューターから納品書をプリントアウトして、商品に添付して出荷します。
納品書の控えは特にプリントして保存していません。
理由は、コンピュータの受注管理システムを見れば、「いつ誰に何をいくらで出荷した」ということがすべて正確に記録されているため、プリントアウトしてファイリングする必要がありません。
今は、まだ出荷件数が少ないため、念のためプリントアウトしてチェックしながら、注文伝票ごとに帳簿に記帳していますが、これが一日に100も200となってくると、1伝票づず入力するのは不可能なので、受注管理システムで集計された一日の出荷額を確認して、それをプリントアウトして6月8日の売掛額は100万円 と記帳していいのでしょうか。
現在→Aさんの伝票1000円、Bさんの伝票1500円、Cさんの伝票3000円(それぞれ1枚ずつプリントして保管しています。出荷指示書も納品書も受注日しかはいっていません。受注の段階では、出荷日は確定していないため。ですので、出荷したその日を売上日として統一しています。)
今後→受注管理システムから1日分5500円でした、という集計データをダウンロードしてプリントアウトし、売上5500円と入力し、個人情報の記載された受注伝票は印刷しない 方式でもよいのでしょうか?
あるいは、あくまで1注文ごとの伝票を「プリントアウトして、保管する義務」があるのかということをお伺いしたいです。

電子帳簿保存法の申請をすれば、紙でなく、電子データで保存できます。
申請していないと、紙で保存する義務があります。保存期間7年。
かしこまりました。ご返信ありがとうございます!
本投稿は、2018年06月09日 10時45分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。