出張時の経費ついて

全額精算してもらったのでしたら、帳簿への記録は不要と考えます。

交通費・宿泊費が先方(依頼者)持ちで、相談者様は現金等の授受が全くない場合には処理は不要です。

一方、相談者様が一旦交通費等を支払って、その後、実額を精算している場合には次のような処理になります。
【支払い時】
・立替金 / 現金預金 ×××
【精算時】
・現金預金 / 立替金 ×××

立替であっても、帳簿記入はされていた方が良いと思います。
　相手先からの入金が、立替金の入金であることを明らかにするためです。

【支払時】
　立替金（又は仮払金）　/　現金預金
　　　摘要欄に　〇〇への出張　△△様負担の立替

　【精算時】
　　現金預金/立替金（又は仮払金）
　　　摘要欄に　〇月〇日出張　立替金精算

　などと記載しますと、後日内容が明らかになります。