個人事業主による立替交通費等明細書の記載項目について
私はプロフェッショナル人材（P人材）手配の請負をしている会社の営業部門で働いています。
弊社は、法人のお客様を持ち、お客様からのオーダーでP人材を手配します。P人材は、業務委託先（個人事業主）でお客様先で業務にあたりますが、案件により国内外の移動交通費や宿泊費、食事代を立替えてもらうことがあります。
その立替え費用は、案件終了後にP人材から弊社へ申請され、弊社からお客様へ人材手配費用とともに立替え費用として請求し、お客様から弊社へ、弊社からP人材へと支払われます（弊社でマージンは取っておりません）。
この度、P人材から弊社への立替経費申請書、また、弊社からお客様への立替経費請求明細書を改訂することになり、項目を見直しているのですが、下記項目について申請書／明細書に必要か否か教えてください。
●支払先：例えばタクシー代や飛行機の立替えの場合、領収書の添付があるので、これまでP人材から弊社への申請書にも弊社からお客様向けの明細書にも、支払先情報は入れていませんでしたが、支払先情報は領収書コピーを添付した場合も必要でしょうか。
●税区分の書き分け：これまでお客様向けの請求明細には領収書単位で交通費や宿泊費の総額を記載して請求していましたが、経理から立替経費も税区分別に書き分ける必要があると言われました。例えば、海外航空券の1枚の領収書のなかに、航空券代金や国内空港使用料など異なる税区分の費用がある場合、弊社からお客様向けの請求明細には、非課税航空券でいくら、課税の空港使用料がいくら、のように、税区分別に明示して請求する必要があると。
弊社は立替経費をP人材の代理でお客様に請求し、P人材にそのまま支払っているだけですが、P人材からの経費精算申請書もお客様への請求明細にも、そこまで細かく記載する必要があるでしょうか。
立替経費精算は出来るだけ効率化したいところでして、、、本当に記載が必要が否か教えていただけると幸いです。
税理士の回答
御社からすると、単なる立替金の清算なので、お金が右から左へ流れるだけですが、お客様からすると、経費処理をする必要があり、課税区分が入っていないと、領収書等を個別にチェックし、不明な点があれば、御社への確認、場合よっては、御社からP人材へ確認したものをフィードバックしてもらうことが生じます。全体の効率性及びお客様の便宜を考えれば、現状のフローは合理的との印象を持ちました。単なる感想ですが、ご参考まで。
ご回答をありがとうございます。
合理的とおっしゃっていただいた現状のフローというのは、明細書に支払先情報は書かず、税区分別に詳しく書き分けずとも可、という理解であっておりますでしょうか。
書き方が正確性を欠いており失礼しました。明細書に支払い情報を記載し、税区分を記載する方が、お客様の経理処理等の観点から言うと合理的との印象です。話としては、税務上の観点というより、御社とお客様との関係で、どちらが事務負担を負うかとの話だと思います。
理解しました。
ありがとうこざいます。大変参考になりました。
本投稿は、2019年11月29日 19時28分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。
