入金完了後に、請求額が減額した場合の処理について

①この場合、どういった書類が必要になるでしょうか？　メールの文面でも良いかとは思うのですが、何か文書を作って出す場合は、ネット上でテンプレートがあるような「返金通知書」で良いでしょうか？


減額分のマイナスの請求書を、発行して、相手方に渡す。・・・が良いと考えます。


②また次回の請求へ充当するのも（お客さんが良ければ）良いかと思っています。その場合の明細には、「○年○月○日請求　○○返金分（請求書No.○）」という感じで問題ないでしょうか？


上記記載の、マイナスの請求書を出した場合に、次回の請求書を出した時に、前回マイナス分と明記して、
例110,000円の請求書を出すときに、前回マイナス請求書12,000円を差し引きして、110，000-12，000＝98,000円とするのが良いでしょう。

回答します。
まず文書を出すべきです。返金する理由を明確にすることが重要です。
受け取る側から見れば、返金する理由が明確であれば信頼も増すものです。
次回の請求で充当するのも良い方法です。あなたのお考えのとおり記載して差し支えありません。加えて減額する理由を明記することが重要です。

回答ありがとうございます。

ここで言うところの「文書」は、返金通知書、またはマイナスの請求書ということで良いでしょうか？

そのとおりです。それに理由をしっかり説明することが重要です。