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立替金の領収書の運用について

車検代行、自動車販売などの経理では、本来は顧客が負担すべき税金や保険料を、一時的に販売店や整備工場で立替することが多くあります。

これを経理する場合、やり方は二通りだと思います。

ひとつは、請求額をすべて売上高として計上し、税金や保険料を費用(租税公課)として処理する方法。(税金や保険料の領収書は販売店、整備工場に残る)

ふたつは、税金や保険料を立替金で処理する方法。(税金や保険料の領収書は顧客に渡し、店舗には残らない)

弊社では、後者の方式を採用したく思うのですが、一つ分からないのが、立替額の根拠となる書類(領収書)、またはそれに準ずる控え等が最終的に弊社の手元になくても大丈夫なのかということです。

後者の方式では、税金や保険料の領収書は最終的に顧客に渡るので、販売店や整備工場には何も残らないと思うのですが、それで税務上の問題は生じないのでしょうか。

複式簿記の知識が浅く、もしかしたら根本的な勘違いがあるかもしれませんが、何卒ご教授よろしくお願い致します。

税理士の回答

こんにちは。
相談者様の会社では立替方式を採用したいということですよね。この点について、税務上は正確に立替処理がなされていれば、問題はないです。と申しますのも、立替処理の場合、立替えた税金や保険料は、相談者様の会社経理上立替金処理をされるので、収入にも経費にもなりません。法人税や所得税の事業の場合、収入から経費を差し引いた額に課税するという仕組みになっておりますので、経費にも収入にも上がらなければ、問題にはなりません。
ただし、これは税務上の問題を考えた場合で、お客様とのやり取りのトラブルを防止するには至りません。
そのような視点からしますと、立替えた場合、そのコピーを保存されることをお勧めします。
立替金を入金した場合は、領収書の原本がお客様に行くため、おっしゃる通り、相談者様の会社には何も残りませんが、コピーを保管しておくだけで、対抗手段にはなると思います。
ご検討をお願いいたします。

回答ありがとうございます!
仕事をうまくすすめるためには、正しい税務をおこなうだけでは足らず、そこに加えて危機管理のことも考える必要があるという点、非常に勉強になりました。
この度は、本当に助かりました。
また何かありましたら、ご相談させてください。

問題が解決されれば良かったです。
また何かありましたらいつでもどうぞ。
これからも頑張って下さい。

本投稿は、2021年11月30日 09時55分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。

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