電子帳簿保存法の事務処理規定について

電子帳簿保存法において、取引情報の真実性を確保するためには、タイムスタンプ機能を持つシステムや、訂正削除の履歴が確認できるシステムを使用することが求められています。これらのシステムを使用することによって、事務処理規程の必要性を軽減することができます。以下がその詳細です。

1. システムの種類
- 訂正削除履歴が確認できるシステム（freee会計や
MF会計等）や、これができないシステムは実際に存在します。これらのシステムは、システム上で取引の変更履歴を保持し、監査用に利用可能な形で保存します。また、これらのシステムが各種取引の授受を全て管理できるようになっています。ただし、取引先からの受領や銀行取引、メールでの取引、クラウドダウンロードなどすべてを完全に一括管理するシステムはまだ限られているため、各企業の必要に応じて複合的にシステムを利用しているのが現状です。

2. 事務処理規程の必要性
- 訂正削除履歴を記録できるシステムを導入している企業は、事務処理規程の策定が厳密に必要とされない場合がありますが、現実的には完全に不要になる企業は少ないと考えられます。これは、システム導入が十分であっても、業務フローの中での人為的な誤りや手動で行うプロセスが含まれる場合があり、それを補うために事務処理規程が役立つからです。また、国税庁による具体的なガイドラインに従い、企業は自己の運用に適した形で規定を整備し、必要に応じて運用することが求められます。

3. 電子帳簿保存法への対応の推奨方法
- 多くの企業は、電子帳簿保存法への対応として訂正削除履歴が保持されるシステムやタイムスタンプ機能を使用することを検討しています。これらのシステムは、保存されたデータの信頼性を高め、法的要件を満たすために有効です。