電子帳簿保存　取引をキャンセルされた場合

クライアントと見積書の送付などメールでやり取りをしていたのですが、取引自体をキャンセルされました。

この場合のデータの扱いについてご教示願いたいです。

取引をキャンセルされたとしてもファイルやメールは消さずに残さないといけないのでしょうか…？

税理士の回答

三嶋政美

税理士法人CROSSROAD

1. 大阪府
2. 大阪市中央区

取引がキャンセルされたとしても、やり取りのデータ（見積書・メール・添付ファイルなど）は一定期間保管しておくべきです。理由は二つあります。ひとつは、将来的なトラブルや問い合わせへの備え。取引不成立の経緯を説明できる資料として、証拠価値を持ちます。もうひとつは、社内統制や会計監査の観点。実際に契約や請求が発生していない場合でも、「見積・交渉履歴」は業務記録として扱われます。削除する場合は、社内規程で定められた保存期間（たとえば3年など）を経過した後が望ましいでしょう。

本投稿は、2025年10月07日 08時36分公開時点の情報です。 投稿内容については、ご自身の責任のもと適法性・有用性を考慮してご利用いただくようお願いいたします。